仕事の効率化が必要な理由

仕事を効率化することは、ビジネスパーソンにとって常に大きな関心事です。仕事の効率を上げられれば、毎日の仕事においても、その質と量をともに向上させられます。その結果、業務がスムーズに進行し、得られる成果も大きくなることが期待できます。

また、個人レベルでの仕事の効率化は、実は難しいことではありません。特別な才能や技術が必要なことではなく、誰でもコツをつかめば効率を上げられるのです。また、仕事を効率化するためのツールの活用も助けになります。

この記事では、仕事を効率化するためのコツや、生産性を上げるためのツールについて解説します。ぜひ仕事の効率化を図る参考にしてください。

まず、なぜ現在このように仕事の効率化が重視されているのか、その理由から説明します。

人材不足による業務量の増加

仕事の効率化が必要だと言われる原因には、まず人材不足があります。少子高齢化の進行により、労働力人口（15歳以上65歳未満の人口）が減少していることが背景です。

総務省が2016年に公表した「労働力調査年報」によると、日本の労働力人口は2020年時点で約6400万人、2025年時点で約6150万人と推測されています。5年で5%減少すると考えられているのです。

まさに現在、これだけの労働力人口が減少しつつあるので、あらゆる分野で人手が足りないと言われていることが理解できます。そのため、労働者1人当たりの業務量を増やさなければ、ビジネスが成り立たないのです。その結果、仕事の効率化が求められています。

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働き方改革とワークライフバランスの実現

1人当たりの業務量を増やす必要があるとはいえ、単純に労働時間を増やすことはできません。国は長時間労働の慢性化の解消を推進しています。また、労働時間を減らしてプライベートな時間を増やしたり、仕事と子育てを両立させたりする、ワークライフバランスの考え方も浸透してきました。

そのために、2019年から働き方改革関連法が施行されています。この法律では、長時間労働を是正するための時間外労働の上限規制が強化されています。

これらを理由として、企業は労働環境や条件の見直しを迫られています。従来通りの業務をこなすためには、効率化が欠かせません。

また、同時に各従業員それぞれも、決められた労働時間内に業務を終わらせることが求められます。そのためには、仕事の効率化が必要なのです。

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仕事を効率化する方法

まずここでは、仕事を効率化する基本的な方法を説明します。仕事を効率的にこなすための基礎とも言えます。仕事に対する姿勢や考え方、環境の整え方など、幅広い分野の仕事に当てはまるものです。

仕事の全体像と目的を把握する

仕事を効率的に進めるためには、業務の全体像と目標を把握することが重要です。全体像を理解することで、計画の立案やタスクの優先順位がつけられるようになります。また、到達すべきゴールも把握できるので、進むべき方向も明確になります。

仕事の効率が悪い場合は、目の前の業務しか見えてないことが少なくありません。すると、仕事が場当たり的な作業になってしまうのです。

業務の全体像と目的が分かれば、目の前の作業ではなくゴールを意識できます。そのため、モチベーションの向上にもつながります。また、自分の業務を全体の流れの中に置いて見ることで、効率的な仕事の進め方が計算でき、必要な情報の収集がスムーズになります。

先回りして業務に必要な情報を収集し、目的から逆算して仕事を進めることで、効率化が可能となるのです。

仕事に集中できる環境を整える

仕事を効率化するためには、集中して仕事に向かうことが必要です。そのためには、集中できる環境を整えることも重要となります。

例えば、業務スペースの整理整頓も大切な要素です。デスク周りが散らかっていては、すぐに仕事に集中することができません。必要な資料などを探すためにも、時間を取られてしまいます。

自分自身を集中できるように整えることも必要です。体調が悪ければ集中力も散漫になります。睡眠時間を確保する、肩こりや腰痛に悩まされないようにケアをする、適度に休憩を取るなど、不調に陥らないための行動を意識してください。

また、午前中に集中しやすい、火曜日や水曜日あたりに集中しやすいなど、自分のサイクルを把握することも有効です。集中できる時間帯がわかっていれば、大切な仕事に当てられるためです。

仕事の優先順位を設定する

仕事を効率的に進めるためには、タスクに優先順位をつけることが有効です。一日の始めに、その日に行うべきタスクを洗い出し、リストにしましょう。タスクの可視化ができたら、重要度と緊急性を基準に優先順位を設定します。

この作業により、その日に取り組むべき仕事の中で、必ず終わらせなければならない緊急性の高い仕事、質の高い作業が必要になる重要な仕事などがわかります。

内容の似た業務をまとめ、重複を省く

似たようなタスクをまとめて処理することも、仕事の効率化に有効な方法です。例えば、資料を作成する際には、以前自分で作成した資料や社内で使われた資料に、似たようなものがないか確認します。活用できる資料やデータがあれば、作業の重複を避け、効率的に業務を進めることができます。

そのためには、情報の共有や交換ができる環境が必要です。社内の資料を公開する、検索できるプラットフォームを整えるなどの施策を呼びかけるとともに、社内でのコミュニケーションを積極的に行いましょう。

業務によってメリハリをつける

効率的に仕事を進めるには、集中力を要するタスクと、ルーチンワーク化した作業の区別が重要です。

集中力が必要な仕事を長時間続けることは不可能です。質を高めたい仕事や集中すべき業務を選んで取り組みましょう。また、完璧に仕上げる必要のない業務もあります。たたき台となる打ち合わせ資料などは、多少完成度が低くても構わないことがほとんどです。

このように、仕事の性質に応じて完璧を求めるレベルを調整し、メリハリをつけることで時間を有効に使えます。

仕事を効率化するコツ

ここまでは業務全体に当てはまる基本的な効率化の方法説明してきました。次に、仕事を効率化する具体的なコツを紹介します。これらのコツを自分の業務に当てはめ、落とし込んで活用できるよう工夫してください。

必要なタスクを洗い出す

まず、自分が関わる業務や作業をタスクに分解します。

最初にその仕事をする目的や、その仕事によって達成すべきゴールを明確にしましょう。そして、そのためのタスクを洗い出します。具体的にリストアップすること、できるだけ細分化することが有効です。

例えば、ECサイトの発送業務であれば、タスクは注文の確認、注文ごとの商品のピッキング、発送するためのパッキング、送り状の貼り付け、配送業者への引き渡しなどに分けられます。もしくは、ECサイトで扱っている商品の購入率を上げたいならば、商品情報の見直し、商品写真の改善、レビューの充実などの要素に分けられます。

自分が関わる業務のフローを意識しながら、最小単位のタスクとしてリスト化してください。

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目標設定をする

業務をタスクに分解し、リスト化できたら、具体的な目標を設定します。目標は数値化して設定できる目標にすべきです。ECサイトの発送業務であれば、かかる時間の短縮、コストの抑制、誤配送率の低下などが挙げられます。現状の数値を算出し、それよりも向上させる、5%向上させるなどの目標が設定可能です。

数値目標を設定せずに仕事の効率化を試みても、どのような工夫をすればいいかの手がかりがつかめません。また、その工夫によって効率化できたかも評価できません。

ただし、数値目標は小さな達成しやすいものにすべきです。目標達成まで遠いと時間がかかり、工程も複雑になってしまいます。小さな目標でも達成することでモチベーションが上がるので、仕事の効率化を継続することができます。

スケジュールを決める

次に、リスト化したタスクをどのように処理するか、いつまでに効率化を達成するか、スケジュールを設定します。

Webサイトの制作や企画書の提出など、期限の定められた仕事ならば、ゴールから逆算することでスケジューリング可能です。段階的にタスクを配置して、作業を進められます。

ECサイトの商品の購入率向上などを目標にしている場合は、タスクの量や目標までの段階から、無理のないスケジュールを組みましょう。無理に短期間で目標を達成しようとしても、仕事の内容が雑になってしまいます。

また、集中力が必要な作業は脳のコンディションが良い午前中に行う、得意なタスクは素早く済ませるなど、日々のサイクルの中で戦略的にスケジュールを立てることも大切です。思いついた順に場当たり的に仕事をこなすことなく、効率的に時間を使うことを心がけましょう。

チャットやメールチェックの時間を決める

1つの業務に、ある程度の時間をかけて集中する方が、効率が上がります。一度に複数の仕事を並行するマルチタスクや、1つの作業にかける時間が短くなると、作業を切り替えるたびに集中力が途切れてしまいます。すると時間のロスも多くなり、効率が落ちるのです。

そこで注意すべきなのがメールやチャットです。通知が来るたびにチェックしていると、業務が細切れになってしまいます。返信もすると、さらに元の作業に戻るのに時間がかかります。

そのため、メールやチャットを確認して返信する時間を決めておくことが有効です。始業時、お昼休み後、午後の休憩後、終業時など、1日2〜4回程度がおすすめです。

業務をマニュアル化・テンプレート化する

日常的に行うルーチンワークについては、マニュアル化することで効率化できます。自分ですべてを行なっている業務であっても、作業手順を再確認してフローにすることで、無駄が見つかることがあります。

シンプルにマニュアル化し、必要な説明を加えておくことで、業務の引き継ぎが必要になった際もスムーズです。

また、使う頻度の高い文書や資料、計算フローなどはテンプレート化しておくと便利です。例えば、日常的に使用する報告書、お礼メールの文面、定期的に集計してグラフ化する項目などがあります。繰り返し使えるフォーマットを用意しておけば、作業時間を大きく削減できます。

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業務内容を見直しPDCAを回す

仕事の効率化のためには、定期的な仕事内容の見直しも重要です。現状を分析し、目指している目標の達成状況を確認し、再設定します。完了した業務を振り返り、改善点を見つけて次回に反映します。

このようなPDCAサイクルを回すことにより、業務の効率化を実現できます。

仕事の効率化に役立つツール

仕事の効率化に役立つツールもたくさん開発・提供されています。幅広い業務に活用できるツールから、特定の作業に特化したものまで様々です。

業務に適したツールの利用は、仕事の効率化に直結します。それぞれのツールの特徴や機能を理解して、自分のニーズに合ったツールがあれば導入を検討してください。

コミュニケーションツール

コミュニケーションツールには、チャットツール、社内SNSツール、オンライン会議ツールなどがあります。代表的なツールは、Chatwork、Slack、Microsoft Teams、Zoomなどです。

いずれも社内のチームメンバーや取引先とコミュニケーションを取り、情報を共有するためのツールです。電話やメールよりも、これらのツールが使われることが増えてきました。より簡単にコミュニケーションが取れ、付加機能も豊富なので仕事の効率化も実現できます。

例えば、チームやプロジェクトごとにチャットをしながら、ファイルの共有やタスク管理が可能です。必要があればオンライン会議で密なコミュニケーションを取ることもできます。

進捗・タスク管理ツール

仕事の進捗やスケジュールを管理に便利なツールも豊富です。タスクを可視化して進捗確認できるツールです。

個人での利用でも、スケジュールの管理が非常に効率的になります。チームで活用すれば、共同してデータを活用できるので、さらに便利です。代表的なツールには、Googleカレンダー、Todoist、TimeCrowd、Trello、Backlogなどがあります。

スケジュール管理機能やToDoリスト、リマインダー機能は、個人の業務も効率化してくれます。また、タスクを「作業中」「確認中」「連絡待ち」などとステータス管理できる機能も便利です。

もちろん、チームでも使用できます。タスクや進捗や共有することはもちろん、担当者や期限を示す機能も便利です。さらに、コラボレーション型のプロジェクト管理ツールなら、データを共有し同時に編集することも可能です。

データ管理・共有ツール

チームでの仕事の効率化には、データの管理・共有ができるツールの活用が効果的です。代表的なツールには、Googleドライブ、Microsoft OneDrive、Dropbox、Evernote、Google Keepなどがあります。

必要な資料をクラウド上に保存して共有することで、いつでもチームのメンバーが参照できます。メールに添付して送るには大きすぎるファイルでも簡単に共有できます。

また、共有したファイルを編集することも可能です。スプレッドシートや文書はもちろん、ツールによっては写真や動画、音声データなどあらゆるデータが扱えます。

自動化・サポートツール

マーケティングや各種の業務を自動化し、サポートするツールも、仕事の効率化に非常に役立ちます。RPA・CRM・SFA・MAといった分野のツールです。具体的なツールとしては、弊社のOnboardingや、zapier、セールスフォース、kintone、Hubspotなどがあります。

RPAはロボティックプロセスオートメーションの略です。通常は担当者がパソコン上で行っていた作業をツールが記録し、再現して自動化できます。

CRMはカスタマーリレーションシップマネージメントの略です。顧客情報を管理し、顧客それぞれの属性や履歴などの分析を元に、パーソナライズされたマーケティング施策をするためのツールです。手作業では時間がかかる分析や顧客の細分化、それぞれの属性に合わせたアプローチができます。

SFAはセールスフォースオートメーションの略です。営業活動に関する管理や支援のためのツールです。案件の進捗、受注や売上の管理、見込み客情報のデータベース化などの機能を持っています。

MAはマーケティングオートメーションの略です。企業のマーケティング活動に必要な、見込み顧客の発掘・育成・管理などの作業を自動化できます。それにより、効率的に見込み客を育成し、受注につなげられるツールです。

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まとめ

仕事を効率化するためには、日々の意識の改革や効率的に仕事を進めるコツの習得、そしてツールの活用が効果的です。企業やチームとして取り組むべき効率化方法もありますが、個人でできる項目も多数あります。そのため、まずは自分の業務に焦点を当てて効率化を進めることも可能です。

この記事で解説した、仕事を効率化する方法や仕事を効率化するコツを実践して、ぜひご自身の業務の効率を上げてください。

また、可能な限りご紹介したツールを導入することもおすすめします。チームやプロジェクト単位で活用した方が、さらに効果が高まるツールも多いので、周りに広めることで業務効率化の範囲を広げられます。

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