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完全版│自動化ツールZapier(ザピアー)とは?活用事例や導入手順、使い方や注意点も

公開日:

2024/1/29

最終更新日:

2024/2/28

完全版│自動化ツールZapier(ザピアー)とは?活用事例や導入手順、使い方や注意点も

「Onboarding」マーケティングチームメンバー

Muto Haru

WEBプロダクトの新規事業立ち上げ、DX推進、WEBサイト運用や広告などデジタルマーケティング歴10年以上。 ノーコードSaaSツール「Onboarding」マーケティングチームメンバー。

Zapierとは

Zapierとは

Zapier(ザピアー)とは、Webサービスやアプリケーションでの作業を自動化できるサービスです。SlackやGmail、Googleフォーム、Notion、Googleスプレッドシート、SNSなど、5000種類以上のWebサービスやアプリケーションと連携できます。日常的に繰り返し発生する手作業を自動化することで、業務効率を大幅に向上させられます。

また、ノーコードで実装できることも特徴です。従来は開発者によるプログラミングが必要だった連携も、Zapierではコーディングなしで行えます。プログラミング知識が不要で、誰でも簡単にワークフローの自動化が可能なのです。

ルーチンワークを自動化することで、人的リソースをより収益性の高い作業に割り当てることが可能となります。また、手作業によるミスも削減できます。その結果、業務効率を上げ、業績の最大化にも貢献するサービスです。

Zapierは大変便利なサービスですが、導入するメリットや使い方がわからないという方も多いでしょう。この記事では、Zapierの機能やメリット、使い方や料金も解説します。ぜひ導入検討の参考にしてください。

Zapierの特徴と機能

Zapierの特徴と機能

まず、Zapierの特徴と主な機能を紹介します。

プログラミング不要で業務自動化アプリを作成

Zapierはプログラミングの知識がなくても使えることが大きな特徴です。直感的なユーザーインターフェースで、Webサービスやアプリケーションをつなげて、ワークフローを構築できます。


担当者が特別な技術を習得する必要がないので、導入しやすいことも特徴です。追加の人件費や教育コストを抑えられ、多くの人が使えるので社内に浸透させることも簡単です。

多くのWebサービスやアプリの機能を組み合わせて自動化

Zapierは、様々なWebサービスとの連携が可能です。それぞれの用途で使用している、別々の会社が提供するサービス同士を連携させられます。これにより、作業を自動化・統合でき、業務の効率化やチームワークの強化が期待できます。

すでに業務で利用している既存のWebサービスを、そのまま統合できることも特徴です。そのため、業務を自動化するためにサービスを切り替る必要がありません。また、Slack、Teams、Chatworkなどの似た用途のツールをZapierを介して連携させることで、複数のツールにまたがった作業の手間を省き、情報の分散を防ぎます。

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ワークフローの実行と履歴の管理

Zapierの基本的な機能は、ワークフローを作り、それを実行し、履歴を管理することです。

例えば、毎日決まった時間にToDoリストをSlackに送信する、Gmailで受信した添付ファイルをGoogleドライブに保存するなど、日常的にルーチン化している作業を自動化できます。また、Googleフォームの入力内容に応じて異なるアクションを取るなど、条件や分岐のある複雑なワークフローの設定も可能です。実行履歴を管理し、業務内容の自動記録もできます。

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Zapierのメリット

Zapierのメリット

Zapierを使えば、複数のWebサービスで行っている作業を連結したワークフローを作り、自動化できます。それによって、作業コストの削減、生産性の向上、人的ミスの減少などのメリットが得られます。中でも大きなメリットが、業務の合理化と、自分に合ったワークフローにカスタマイズできることです。


日常業務や作業を合理化

Zapierを導入することで、従来は手作業で行っていたタスクを自動化できます。

例えば、Zapierと他のツールやWebサービスを連携させれば、複数のアプリケーション間でのデータ移動や反映、カレンダーのデータを元にしたToDoリストの更新やリマインダーの設定、メールに添付されたファイルの自動保存などのタスクが自動化可能です。

これらによって業務の効率化、その分の労力を他の業務に充てること、手作業によるミスを減らすことなどができます。

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自分の環境に合わせてカスタマイズ

Zapierは様々なサービスを自由に組み合わせて連携させられます。そのため、カスタマイズ性が高いこともメリットです。

自分が日常的に使っているWebサービスやアプリケーションの多くがZapierに対応しているので、自分のニーズに合わせたワークフローの設計が簡単にできます。自分が手作業で行っていることを、そのまま自動化できるのです。

自動化するために、Zapierに対応しているサービスやアプリケーションに切り替える必要がありません。導入コストが低く抑えられる点もメリットとなります。

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Zapierの活用例

Zapierの活用例

Zapierを使った代表的なアプリ連携例や、業務自動化の事例を紹介します。自分の業務環境でどのように活用できるかイメージしてみてください。

Zapierで連携できる定番ツール

Zapierで連携できる定番のツールには以下のようなものがあります。どれも代表的なWebサービスやアプリケーションなので、すでに使用している方も多いでしょう。


メール:Gmail、Microsoft Outlook、Microsoft Office 365,kintone

チャット:Slack、Chatwork、Microsoft Teams、Discord

ファイル管理:Googleドライブ、Dropbox、OneDrive、box、Amazon S3

SNS:Facebook、Twitter

マーケティング:Salesforce、Marketo、Googleアナリティクス

その他:Zoom、Googleカレンダー、Googleスプレッドシート、Trello


以下では具体的な連携事例を紹介します。

GmailとDropbox

Gmailで受け取ったメールに添付ファイルがあったら、そのファイルをDropboxに自動でアップロードできます。これにより、ファイルの共有やバックアップが自動化できます。

スプレッドシートとTrello

Googleスプレッドシートに入力された内容を、プロジェクト管理ツールのTrelloに自動的にアップロードすることができます。Googleスプレッドシートでタスク管理や進捗管理をすることも多いでしょう。そこで、Googleスプレッドシートの内容をTrelloに自動的に同期することで、手間を減らし記載ミスもなくせます。

SlackとGoogleカレンダー

GoogleカレンダーとSlackを連携させれば、Slackで入力したイベントのスケジュールをGoogleカレンダーに追加できます。複数のツールを切り替え、両方を操作する手間が省けます。

また、GoogleカレンダーのスケジュールをSlackに通知して、リマインダーとしても使えます。


ブログとSNS

ブログを更新した際に、自動的に更新情報をFacebookやTwitterなどのSNSに投稿できます。SNSへの投稿の手間を省き、効率的な運用が可能になります。

Zapierで連携できるその他のツール

Zapierは上記のツールの他にも幅広く連携が可能です。そのため、自動化できる作業も無数に考えられます。自分が日常的に使用しているツールがあれば、作業の自動化を検討してみてください。


Zapierと連携できるツールはこちらで確認できます。

Zapier公式サイト https://zapier.com/apps

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Zapierの基本的な使い方

Zapierの基本的な使い方

Zapierの使い方を、手順に沿って説明します。Webサービスなので最初に登録手続きをして、Zapと呼ばれるワークフローと、そのワークフローが動作するきっかけ、そして動作内容を設定するのが基本です。


アカウントを作成する

Zapierを利用するためには、最初にアカウント登録が必要です。Zapier公式サイトにてアカウントが登録できます。また、GoogleアカウントやSNSアカウントを使ってログインすることも可能です。

なお、時刻をトリガーとする場合には、その基準となるタイムゾーンをアカウント内で設定する必要があります。多くの場合、居住地のタイムゾーンを使用します。

Zapを作成する

Zap(ザップ)とは、Webサービスやアプリケーションを連携させるワークフローを指します。例えば、Gmailで受信したメールをSlackに通知する、という流れが1つのZapです。

ホーム画面からZapの作成画面に進み、新しいZapを作れます。

トリガーを登録する

Zapは複数のツールを連携して一つの作業としたワークフローです。その中で、何をきっかけに連携されているツールを動作させるのかを決める、「きっかけ」がトリガーと呼ばれます。

たとえば、受信したGmailの添付データをDropboxに自動保存するZapでは、Gmailの受信がトリガーとなります。

アクションを登録する

トリガーを設定したら、次はアクションの登録です。アクションは、Zapに連携しているツールを「どのように」動かすかを指します。

受信したGmailの添付データをDropboxに自動保存するZapでは、添付データをDropboxにアップロードすることがアクションです。

動作確認をする

ここまでで、Zapの設計が終了しました。トリガーとアクションが正しく連携され、想定の通りに動作するか、Zapier内でテストができます。動作が確認されたら、実際に運用を開始します。

また、Zapがいつ実行されたか、どのようなアクションが行われたか、履歴を確認することも可能です。自動化された内容をチェックして、最適なものであるかも確認できます。

Zapierの利用時の注意点

Zapierの利用時の注意点

Zapierは業務を効率化させるために非常に便利なツールです。とは言え、当然ながら万能ではありません。ここではZapierではできないこと、Zapierを使う際の注意点を説明します。Zapierの苦手なことも把握して、導入の検討や活用を進めてください。


日本語対応していない

Zapierの最大の注意点は、日本語に対応していないことです。公式サイトも英語表記となっています。とは言え、Zapierの操作は直感的に行える部分も多いので、サイト内の説明文を翻訳ソフトやAIで日本語に訳しながらでも十分使えます。

また、操作方法を日本語で詳しく解説しているブログ記事なども見つかります。これらの情報も活用してください。ただし、ブログ記事の内容が古い場合や、誤りこともあるので、注意は必要です。


連携できないツールがある

連携できるツールが非常に多いZapierですが、既存のすべてのツールに対応しているわけではありません。自社で頻繁に使っているツールがある場合、Zapierを導入する前に対応しているかを確認すべきです。

もし自社内で使用しているツールがZapierで連携できない場合、Zapierでの業務自動化のためには使用ツールを切り替える必要があります。もしくは、Zapierではない連携サービスの導入を検討すべきかもしれません。

自動化できない作業がある

Zapierで連携できるツールであっても、自動化できない場合もあります。ツールが部分的に対応していないことや、ツールの規約で制限されていることなどがあるためです。それらのエラーを理解しにくいことも注意点です。

また、必ずしも自動化しない方がいい作業もあります。作業手順や内容が頻繁に変わる作業などは、設定や変更が頻繁が発生するため、自動化してもメリットが得られません。むしろ、更新を忘れると古い手順で処理されてしまうというリスクがあるので、注意が必要です。

プログラミングの知識が必要な機能もある

Zapierは基本的にプログラミングの知識がなくても活用できます。しかし、細かい設定や複雑な連携など、一部プログラミング知識が必要な部分もあります。

そのため、想定している使い方によっては、プログラミング知識を持った担当者がいないと、Zapierでの設定ができないかもしれません。

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Zapierの利用料金

Zapierには、無料も含めて5つの料金プランが用意されています。設定できるワークフロー(Zap)の数、月間タスクの上限、Zapのステップ数などが異なっています。

※2024年1月現在の情報です。最新の情報や詳細は必ず公式サイトをご確認ください。

まとめ

Zapierは複数のWebサービスやアプリケーションを連携して、自動化できるサービスです。複数のツールを使って日常的に行っているルーチンワークを自動化できるので、業務の効率化や時間の節約が可能です。


また、Zapierはプログラミングの知識が不要なノーコードツールなので、誰でも簡単に使用できます。既に使用しているツールを自動化できるため、導入しやすいことも特徴です。


日本語対応されていないなどの注意点はありますが、使いこなせれば生産高を向上させられる強力なツールとなります。無料プランもあるので、試しに使ってみることも可能です。ぜひ業務効率化の一つの手段として検討してみてはいかがでしょうか。

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