社内リソースを最大限に活用し、高い成果を出すために重要な取り組みの1つである「生産性向上」

しかし、どのようにして生産性を向上させることができるのか？具体的には何をすれば良いのか…とお考えの方も多いのではないでしょうか。

そこでこの記事では、生産性向上の必要性とメリット、実現に向けた具体的な施策について詳しく解説していきます。ぜひ参考にしてみてください。

また弊社が提供するOnboardingは、Web画面上で操作方法や使い方のサポートが可能なノーコードツールです。

ルーティン化に役立つマニュアルと併用してご活用頂くことで、社員の不明点をリアルタイムで解消することができ、業務効率化・生産性向上に繋げることができます。

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生産性向上とは

生産性向上とは、限られたリソースと時間を効率よく使用し、最大限の成果を出すためのプロセスのことを指します。

生産性向上は、個人のスキル向上、チームワークの強化、プロセスの最適化などさまざまな要素を通じて達成され、結果的に組織全体の作業効率や成果物の質向上を手助けすることができると考えられています。

なお生産性向上は、大きく「物的労働生産性」と「付加価値労働生産性」の2つに分けることができます。

「物的労働生産性」は、労働者一人当たりの物理的な出力量を指します。これは、特定の時間内に生産される製品やサービスの量によって測定され、効率的な機械使用や技術革新によって向上することがあります。

一方、「付加価値労働生産性」は、労働者が生み出す製品やサービスの価値に着目した指標です。このタイプの生産性は、創造性や革新、顧客満足度の向上など、直接的な物量だけでなく、提供される価値の質によっても測定されます。

以上のように、生産性向上は単に速く多くこなすことだけではなく、効率よく高い成果を創出することに焦点を当てているといえます。物的労働生産性と付加価値労働生産性のどちらもを高めていくことで、企業や組織は持続可能な成長と成功を達成できるでしょう。

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生産性を向上させるメリット

コスト削減の実現

生産性の向上は、コスト削減に貢献することができます。

効率的な作業プロセスの導入やツールの活用を通して生産性を向上させることにより、時間とリソースのムダを減らし、製品単位あたりのコストを削減できます。

コスト削減は利益率の向上に直結すると考えられており、企業の投資能力や市場競争力の強化にも寄与します。この結果、企業は持続的な成長の可能性を高めることができると言われています。

人手不足の解消に貢献

高い生産性は、労働力不足の課題にも対応できます。

業務の自動化やAIの導入、働き方改革等により、限られた人員でも効率的に仕事を進められるようになってきているものの、労働人口の減少や少子高齢化が進む社会では、労働力不足は深刻な問題です。

従業員1人1人のスキルアップを図り、生産性を高めることで、少ない労働力でも一定の成果を生み出すことが期待できるため、人手不足の解決策の1つになりえると言えるでしょう。

また、労働環境の改善にも寄与し、働き手の負担や残業時間を減らすことも可能になるため、職場の満足度や従業員のワークライフバランスを向上させる効果もあると考えられています。

顧客満足度の向上

生産性の向上は、商品やサービスの質を高めることに繋がり、結果として顧客満足度の向上にも貢献することができます。

生産性の向上を通した業務プロセスの効率化により、迅速な対応や納期の短縮などが可能になり、顧客の期待に応えることができます。他にも、高品質な製品を提供することにもつながるため、顧客の信頼を獲得することもできるでしょう。

このような信頼の獲得や満足度の向上によって、既存顧客のリピート購入だけでなく、口コミによる新規顧客獲得も期待できるため、生産性の向上は会社にとって大きなメリットの一つになり得ると言えるでしょう。

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生産性向上のための取り組み

現状業務の洗い出しと再検討

生産性向上に向けた取り組みの最初のステップには、現在の業務プロセスを細かく洗い出した上で、業務内容を見直すことが挙げられます。

具体的な取り組みとしては、全ての業務プロセスの見直しのみならず、各工程の時間、コスト、及び成果を評価することなどが含まれます。

この分析を通じて、重複しているタスクや時間の浪費となり得る業務、不要な手順を整理し、可視化します。その後、業務における自動化可能な部分を特定した上で、効率化のための新しいアプローチの導入を図っていきます。

こうした業務の見える化を通して社内の労働状況を把握し、適切に見直しを図ることで、社内の資源を重要かつ優先度の高い業務に集中させることが可能になるでしょう。

外部リソースの活用

生産性を向上させるためには、外部リソースの活用も効果的です。

優先度の低い内容はアウトソーシングすることで、限られた内部リソースを有効活用し、重要なコア業務に注力することができます。

必要に応じて外部のリソースを活用することで、社内のリソースを効果的に使うことができるだけでなく、特定のプロジェクトやタスクの品質を高めるとともに、新しい視点やイノベーションを組織内にもたらすこともできます。

外部ツールの導入

生産性向上には、適したツールの導入も重要です。

ニーズに応じて多様なビジネスツールが存在しているため、これらを活用することで業務の自動化、情報の集中管理、コミュニケーションの効率化が実現できます。

例えば、kintoneやSalesforceなどの外部ツールを導入することで、業務進捗や顧客情報の一元管理などを効率的に行うことが可能になります。

ツールの選定にあたっては、組織のニーズに合致し、使いやすさ、導入後のサポート体制なども考慮することが大切です。適切なツールを導入することで、リソースの最適配分と業務の効率化を実現し、生産性の大幅な向上を促進することができます。

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生産性向上を目指す際のポイント

会社の理念や目標に基づいた施策を行う

生産性向上を目指す際には、自社の理念や目標に基づいた施策を行うことが重要です。

目標と施策が一致していなければ、会社にとって望ましい効果を生み出すことはできません。そのため、組織全体で共有されているビジョンや目標に基づいて、具体的な改善計画を策定し、それぞれの業務がどのように目標達成に寄与するかを明確にすることが大切です。

また、施策の実施に際しては、社員全体がその意義を理解し、目標に対するコミットメントを持つことも重要です。これにより、各個人のモチベーションの向上とともに、組織全体としての一体感を醸成し、生産性の向上に寄与することができるでしょう。

コミュニケーションの取りやすい体制を構築する

生産性の向上には、円滑なコミュニケーションも必要不可欠です。

そのためには、チーム内外での情報共有の障壁を取り除き、オープンで透明性のあるコミュニケーション体制を構築することが重要です。体制の構築に向けては、適切なコミュニケーションツールの選定、定期的なミーティングの設定、そしてフィードバック文化の醸成が含まれます。

また、メンバー間での積極的な意見交換は、プロジェクトの進行だけでなく、個人の業務におけるパフォーマンスをさらに高めることにも貢献するでしょう。そのため、生産性向上に向けて社内のコミュニケーション体制を見直すことも大切です。

中長期的な視点をもって取り組む

生産性向上の取り組みは、短期的な成果にとらわれず、中長期的な視点で行う必要があります。

目先の利益だけを追求するのではなく、持続可能な成長を目指し、効率良く働ける環境を整備することが重要です。

また、市場や技術の変化に柔軟に対応していくために、組織文化としての継続的な業務改善の意識を持つことも大切でしょう。その際、現場で働く社員や担当者と連携し、ヒアリングを行いながら、より効率性や生産性を高めていく方法を探っていくことも重要です。

このように、中長期的な視点で取り組むことで、短期的な変動に惑わされることなく、安定した生産性の向上を実現できます。

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まとめ

今回の記事では、企業や組織にとって欠かせない生産性向上に焦点を当て、向上させるメリットや具体的な取り組み、ポイントについてご紹介しました。

社内の生産性を上げることは簡単ではありませんが、改善を繰り返し、生産性を向上させていくことで、業務効率化の実現や顧客満足度の実現などを達成することができます。ぜひ今回の記事の内容を参考にしてみてください。

外部ツールにも実装可能なノーコードツール「Onboarding」

生産性を向上させるための方法は様々ですが、そのうちの1つとして挙げられるのが外部システムやツールを導入することです。しかし、生産性を高めるために導入したにも関わらず、社内全体に浸透せず活用されない…というケースも少なくありません。

そこでご活用いただきたいのが弊社が提供するOnboardingです。

Onboardingは、WEB画面上でユーザーに適切なタイミングで使い方を導くノーコードツールです。Webサービスにタグを一行入れるだけで、ローコード・ノーコードで簡単に利用でき、「プロダクトツアー」「ヒント（ツールチップ）」「ポップアップ」のガイド表示を行うことが可能です。

外部から導入した社内システムやツールにも実装することができ、Onboardingをご活用頂くことで、従業員の不明点をリアルタイムでサポートすることができるため、社内の対応工数を削減しながら、システムの定着・利用促進が期待できます。

実際にkintoneの導入時にOnboardingをご活用頂いた際には、以下のような課題解決の実現に貢献しています。

＜導入前の課題＞

・社内システム移行に伴う開発工数の増加

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＜導入による成果＞

・社内システム移行による従業員の学習コスト、ストレスを最小限に

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