業務マニュアルの作成は、組織の効率や品質向上に必要不可欠です。

しかし、作成に時間がかかりすぎてしまう…効率的に質の高いテンプレートを作成できる方法はないのか…？と改善策をお探しの方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、マニュアル作成時に役立つテンプレートの活用方法や、効果的なマニュアルを作成するためのポイントについて詳しく解説します。

マニュアル作成の際は、ぜひ参考にしてください。

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マニュアル作成にテンプレートを使用するメリット

作成にかかる時間削減

マニュアル作成は企業や組織において欠かせないプロセスですが、ゼロからの作成は時間と労力を要します。

ここで活用したいのが「テンプレート」の利用です。業務マニュアルテンプレートを利用することで、効率的に品質の高いマニュアルを作成することが可能となります。

既にフォーマットや構造が整備されているテンプレートをベースに、必要な内容を埋めていくだけで、短時間でマニュアルの骨子が完成します。これにより、マニュアル作成にかかる時間を大幅に削減し、他の重要な業務にリソースを割くことができます。

また、テンプレートを使用することで、作成者が異なっても一定の品質とフォーマットを保ち、情報の一貫性と品質を確保することができます。これは、新しいメンバーのオンボーディングや業務の標準化に非常に役立ちます。簡潔にまとめられたテンプレートを活用することで、業務効率・マニュアルの品質向上を同時に実現することが可能です。

統一された書式での内容整理ができる

テンプレートを用いると、決められたフォーマットに基づいた作成が可能になるため、マニュアルの書式を統一でき、情報の整理と伝達の効率を大幅に向上することができます。

特定のフォーマットに従って整理された情報は、読み手にとってわかりやすく、一貫した情報の流れで学びや理解を深めることができます。テンプレートを用いることで、異なる作成者でも同じスタイルと構造でマニュアルを作成でき、その結果、組織全体のコミュニケーションの質を向上させることができます。

また、テンプレートによる統一された書式は、新しい情報の追加や既存情報の更新を容易にします。

具体的なセクションやカテゴリに沿って情報を整理することで、必要なデータや情報を迅速に見つけ出し、効率的にアップデートすることが可能です。これは、マニュアルが常に最新の状態を保ち、その信頼性と効用を維持する上で不可欠です。

理解促進に効果的な資料作成が可能

テンプレートを活用することで、効果的な資料作成を実現することも可能になります。

マニュアルのテンプレートは、必要な項目や構成があらかじめ整備されているため、作成者は内容の充実に集中することができます。これにより、同じ作業時間の中でも、より質の高いマニュアル作成に向けて、必要情報の十分な検討、整理を行うことができ、それらを元に資料としてまとめあげることができます。

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マニュアル作成にテンプレートを使用するデメリット・問題点

柔軟性に欠ける場合がある

テンプレートの活用により効率的にマニュアルを作成することができますが、柔軟性に欠ける可能性があるという問題点もあります。

テンプレートは、あらかじめ設定されたフォーマットに従うため、特定の業務やプロジェクトにおいて必ずしも最適な形で情報を表現できない場合があります。特に、独自の業務フローや特異な要件を持つプロジェクトにおいては、テンプレートの枠組みに縛られ、最適な情報の伝達が難しくなる可能性があります。

この柔軟性の欠如は、時にマニュアルのクオリティを損なう要因ともなりえます。一般的な業務では有用であっても、特定の条件や状況下では適切でない場合、情報の精度や完全性が損なわれる可能性があるからです。

そのため、テンプレートをベースとしたマニュアル作成においても、プロジェクトや業務の特性、チームのニーズに応じて調整できるようにすることが必要です。

記載すべき項目が抜け落ちてしまう可能性がある

テンプレートを利用することで、多くの業務に共通して必要な項目の記載漏れを防止することができる一方で、必要な項目や詳細が抜け落ちてしまうリスクがあります。

一般的なテンプレートは、多くのシチュエーションに適応できるよう汎用性を持たせて作られているため、特定の業務や業界特有の内容を網羅していない場合があります。

その結果、テンプレートに頼りきってマニュアルを作成すると、特定のタスクや手順、注意点を見落としてしまう可能性が高まります。

テンプレートを使用する際は、その内容を十分に確認し、必要に応じてカスタマイズや追加の記述を行うことが不可欠です。

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マニュアル作成時の手順

ニーズの特定と目的の設定

まず初めに、作成するマニュアルの必要性を明確にする必要があります。

具体的な目的を設定し、どのような課題や問題を解決するためのマニュアルなのかを明確にした上で、作成に取り掛かると良いでしょう。

対象業務の選定と範囲の決定

マニュアルを作成する上で、具体的にどの業務やプロセスを対象とするかを選定し、その範囲を定めます。

これにより、マニュアルの内容が冗長になるのを防ぐことができます。

テンプレートの選択とカスタマイズ

適切なテンプレートを選択し、業務の特性やニーズに合わせて書き進めましょう。

テンプレートを活用することで、形式や構造の統一感を保ちながら効率的にマニュアルを作成することができます。

実際の内容の記述

具体的な業務手順やポイントを詳細に記述します。

実際の作業フローや使用するツール、注意点などを丁寧に記載し、実務での適用をスムーズにします。

レビューとフィードバック

作成したマニュアルを関連部門やステークホルダーと共有し、フィードバックを収集します。

こうすることで、内容の正確性や実用性を高めることができます。

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マニュアル作成時に意識すべきポイント

5W1Hを意識する

マニュアル作成時には、「Who（誰が）、What（何を）、When（いつ）、Where（どこで）、Why（なぜ）、How（どのように）」の5W1Hを明確にすることが必要です。

これにより、情報が網羅的であり、ユーザーが実際の業務で直面する疑問や不明点に対して的確に答える内容を提供できます。

初心者でも理解しやすい表現をする

マニュアルは、経験豊富な者だけでなく、初心者や業務に不慣れな人々も参照する資料です。

専門用語の過度な使用や複雑な言い回しを避け、シンプルかつわかりやすい言葉で説明することで、幅広い読者層に対して情報を効果的に伝えることが可能となります。

画像や図表の活用

文章のみでの説明よりも、画像や図表を活用することで視覚的に情報を伝えることができ、理解が深まります。

特に操作方法や複雑な手順を示す際には、スクリーンショットやイラストを取り入れることで、具体的かつ直感的な説明が可能となります。

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マニュアルテンプレートサービス紹介  

SILAND.JP

SILAND.JP は、多種多様なビジネステンプレートを提供する個人サイトです。

業務マニュアルをはじめ、報告書や書類のテンプレートなど、ビジネスシーンで役立つ資料が豊富に揃っており、効率的な文書作成をサポートします。

bizocean

bizoceanは、ビジネスに必要な様々なテンプレートや書式、契約書などのサンプルを提供するサービスです。

業務マニュアルのテンプレートだけでなく、研修資料やプレゼンテーション用のスライドなども提供しており、多岐にわたるビジネスニーズに応える内容が特長です。

Microsoftシリーズ

Microsoftシリーズ には、Office製品群があり、その中でもExcel, Word, PowerPointは、文書作成やデータ管理、プレゼンテーション作成の際に幅広く活用されています。特にWordには、業務マニュアル作成のためのテンプレートも多数用意されており、編集も容易におこなうことができます。

まとめ

今回の記事では、業務マニュアルの作成においてテンプレートを使用するメリットやデメリット、作成のポイントやテンプレートサイトをご紹介しました。

1から業務マニュアルを作成しようとすると膨大な時間がかかりますが、目的に合わせてテンプレートを活用することで、効率的に作成することができます。ぜひ参考にしてみてください。

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時間をかけて作成したにも関わらず、読んでもらえない…といったマニュアル作成・運用の課題解消に、Onboardingをご活用いただくことも可能です。

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