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作業手順書とは?用語の意味や作成方法を解説

公開日:

2024/1/12

最終更新日:

2024/2/7

作業手順書とは?用語の意味や作成方法を解説

STANDS編集部

日々の業務で活用いただける実践的なフレームワークや、 知っておきたいSaaSのトレンドワード・キーワードの解説、 CS業務改善のためのヒントなどをお届けいたします。

特定の作業を効率的かつ正確に実行するための情報が記載されている「作業手順書」

活用を定着させることができれば、業務効率化・属人化の解消に役立つ作業手順書ですが、そもそもどのように作成するのか?誰でも分かりやすい資料にするにはどうしたら良いのか…とお悩みの方も多いのではないでしょうか。

そこで今回の記事では、作業手順書の用語の意味やその作り方、作成時のポイントを分かりやすく解説します。ぜひご一読ください。


また弊社の「Onboarding」は、画面上で操作方法や使い方のサポートが可能なノーコードツールです。業務進行にあたって、社内で導入している様々なシステムにも実装可能で、作業手順書とあわせてご活用頂くことで、利用者のわからない…をリアルタイムで解消することが出来ます。

ご興味お持ちいただけましたら是非お気軽に無料の資料をお問い合わせください。

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作業手順書とは

作業手順書とは、特定のタスクやプロセスを実行するための作業手順を詳細に示したものです。

作業の標準化や人的ミスの削減・防止といった目的のため、作成される場合が多いです。具体的な内容としては、作業手順はもちろんのこと、必要な材料やツール、安全上の注意点などに関する説明の記載が一般的です。

さまざまな利用シーンで導入されていますが、例えば、社内システムのメンテナンスや新しいソフトウェアの導入など、複雑な業務を効率的かつ一貫性を持って行う際に用いられています。

業務マニュアルとの違い

作業手順書は特定の作業やタスクを実行するための具体的なステップを記述するドキュメントである一方、業務マニュアルはより広範囲にわたる方針、業務の全体的な流れを扱っています。

つまり、作業手順書は「どうやって作業を実行するか」に焦点を当て、業務マニュアルは「何を、どのように、なぜ行うのか」より広い範囲の内容に重点をおいています。

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作業手順書を導入するメリット

作業効率化につながる

作業手順書を導入するメリットの1つは、作業効率の大幅な向上に寄与することです。

簡潔かつ分かりやすくまとめられた手順をいつでも参照できる状態にすることにより、従業員は正確かつ迅速にタスクを完了できるようになります。

また手順書を通して、不要な作業や課題となるプロセスを見直すことができるため、時間とリソースの節約にも繋がります。作業手順書があることで、毎回安定した品質で結果を出すことが可能になり、全体的な業務の円滑な進行の実現に貢献します。

属人化を防ぐことができる

作業手順書は、業務の属人化を防ぐことにも役立ちます。

業務が属人化してしまうと、作業を担当できる人が不在の場合に業務を進行できない・作業負担に偏りが発生するなどの悪影響を及ぼします。

しかし、作業手順書があることにより、業務に関する知識やスキルが社内で共有され、誰でもその作業を実行できるようになります。これにより、人員の変動があっても業務に支障が出にくくなり、組織全体の柔軟性とレジリエンスの向上が期待できます。

社員の教育期間を短縮できる

作業手順書を利用することで、新入社員や異動した社員の教育期間を大幅に短縮することも可能になるでしょう。

作業手順書には詳細な手順とガイドラインが記載されているため、新しい業務を学ぶ際の不明点が少なくなり、結果としてよりスピード感を持って業務を習得できます。

また作業手順書を通して、提供する情報を一貫させることができるため、社員間での業務理解度の差を減らし、スキルレベルのばらつきを抑えることができると考えられています。

▼社内システムの利用定着率を向上させるノーコードツールとは?

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作業手順書の作成ステップ

作業手順書の作成目的を明確化する

作業手順書の作成にあたり、まずはその目的を明確にします。

特定の作業やプロセスを標準化し、エラーの発生を防ぐため、効率的な新人教育のためなど、その目的やニーズは様々です。

自社の状況に合わせて目的を明確にした上で、どのような情報が必要か、どの程度の詳細さが求められるかを決定していくと良いでしょう。

作業情報の洗い出し・記載項目の決定

次に、手順書に含めるべき作業内容やタスクの情報を詳しく収集、洗い出しを行い、整理します。

これには、作業の工程に加えて、業務の内容によっては使用する材料や道具、安全対策なども含まれます。この段階で得られた情報は、作業手順書においても基盤になるため、些細な情報も細かく確認することが望ましいです。

情報を洗い出し、整理した上で、目的に応じて記載項目や構成を決定していくと良いでしょう。

具体的な作業手順を記載する

記載する内容が決定した後、具体的な作業手順を分かりやすく詳細に記述します。

各ステップは明確で、実行時にどのようなアクションが必要かを具体的に示します。また、理解が難しい概念や作業、言葉では伝わりにくい内容に関しては、ビジュアル(図解や写真)を用いると、より理解しやすくなるでしょう。

トライアルの実施とフィードバックの収集

最後に、完成した作業手順書を実際の作業に適用し、トライアルを行います。

作業手順書と実際の業務と照らし合わせ、記載内容に相違点や不足がないかを確かめます。またこの際、作業者にヒアリングを行い、現場の声を収集すると良いでしょう。

得られた意見を元に、作業手順書の内容を更新・改善し、実用性を高めていきます。作業手順書を常に最新かつ効果的に保つため、定期的に内容の見直しやフィードバックの収集を行うことも重要です。

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誰でも理解できる言葉・表現を用いる

わかりやすいマニュアル作成の鍵は、初心者でも理解できるような、簡単な言葉と表現を用いることです。

専門用語や難解な表現は避けるよう意識し、初心者でも理解できる平易な言葉を選ぶことが大切です。こうすることで、誰でも簡単に手順を理解し、実行できるようになります。

5W1Hを明確にする

手順書には、「誰が(Who)」「何を(What)」「いつ(When)」「どこで(Where)」「なぜ(Why)」行うのか、そして「どのように(How)」行うのかを明確に示すことも大切です。

この5W1Hの原則に沿って情報を整理し、提供することで、作業の目的とプロセスが明確になり、読者は手順をスムーズに理解し、適切に実行できるようになります。

図表や写真などを用いる

テキストだけでなく、図表や写真、イラストなどビジュアル要素を積極的に取り入れることも重要です。

視覚的な情報は理解を助けやすく、特に複雑な作業や細かい手順においては非常に効果的です。利用者が難しさを感じやすいと思われる部分に関しては、図表等を積極的に用いるなど、工夫すると良いでしょう。

▼従業員のわからない…をリアルタイムで解決可能なノーコードツール「Onboarding」

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まとめ

今回の記事では、作業手順書をテーマに取り上げ、用語の意味や導入するメリット、作成手順、作成時のポイントについて詳しく解説しました。

分かりやすい作業手順書の作成は難しさも伴いますが、内容を十分に検討した上で導入することで、業務効率化や従業員のスキルの向上が期待できます。

ぜひ参考にしてみてください。

作業手順書と合わせて活用したい「Onboarding」

様々な面で業務進行の助けになり得る作業手順書ですが、その作成には、内容検討や執筆、改善と修正など、非常に多くのリソースが必要となります。

また、業務が複雑になるにつれて作業手順書の内容だけでは網羅できない可能性もあり、かえって対応工数を増やしてしまう場合も考えられます。

そこでご活用いただきたいのが、弊社が提供する「Onboarding」です。

Onboardingは、WEB画面上でユーザーに適切なタイミングで使い方を導くノーコードツールです。

Webサービスにタグを一行入れるだけで、ローコード・ノーコードで簡単に利用でき、「プロダクトツアー」「ヒント(ツールチップ)」「ポップアップ」のガイド表示を行うことが可能です。社内システムにご活用いただくことで、エンジニアのリソースを削減しながら、従業員へのサポートをリアルタイムで行うことができます。

ご興味お持ちいただけましたら、是非お気軽にお問い合わせください。

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