kintoneとは？

「kintone」は、サイボウズ社が提供するクラウド型の業務アプリケーションプラットフォームです。ドラッグ＆ドロップや入力フォームを用いて自分たちの業務に合ったアプリケーションを簡単に作成でき、それをチームや組織で共有することが可能です。

また、作成したアプリケーションはデータベースとして機能し、データの一元管理やリアルタイムでの更新・共有が行えます。これにより、業務の効率化や情報共有のスムーズ化を実現します。

さらに、外部のサービスとのAPI連携やプラグインを利用することで、機能を拡張し、自社のビジネスにフィットしたカスタム化を行うことができます。これらの機能により、kintoneは多くの企業で業務改善やデジタルトランスフォーメーションの推進に利用されています。

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せっかく導入したのにkintoneが使えない…その原因は？

とても便利なkintone。しかしせっかく導入したのにうまく活用できている利用者が少ない…ということも。その原因はどのようなことが挙げられるのでしょうか。

社内の問題

●使い方が浸透していない

社内の問題の一つに、kintoneの使い方が組織内に十分浸透していないことが挙げられます。「使い方が浸透していない」とは、単に操作手順を知らないだけでなく、具体的な業務フローや各自の役割にどうkintoneを適用するかが共有されていない状態を指します。

kintoneは様々な業務プロセスに対応する柔軟性を持つ一方で、その使い方はユーザーの想像力や理解力に大きく依存します。そのため、kintoneを自分たちの業務にどのように組み込むか、チーム全体で議論し理解を深めることが不可欠です。

また、組織内の各メンバーがkintoneを使った業務の効率化や改善のためのアイデアを共有し、それを実際に試す機会を設けることも重要です。このような取り組みにより、kintoneの使い方が徐々に浸透し、活用度が向上します。

弊社の「Onboarding」は、WEBサービスの定着化を促進するために画面上で使い方のサポートをが可能なノーコードツールです。実際にkintoneと併せて導入いただいて事例もございます。

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●現場の意見が反映されていない

そのほかにも「現場の意見が反映されていない」ことがあります。具体的には、kintoneの導入や利用方針がトップダウンで決められ、現場の実際のニーズやフィードバックが十分に考慮されていない状況を指します。

kintoneは多くの場合、現場の業務プロセスに密着した運用が求められます。そのため、現場からの直接的なフィードバックや要望がkintoneの活用度を大きく左右します。具体的な業務改善の提案や、kintoneの機能を生かした新たな働き方の提案など、現場の声を積極的に取り入れることが重要です。

このような現場主導のアプローチにより、kintoneはただの業務ツールから、組織の成長やイノベーションを推進するプラットフォームへと進化します。

このような「社内の問題」を解決することで、kintoneの導入は次のレベルへと進むでしょう。

システム的な問題

●複雑な関数式や膨大なデータの管理に苦戦

kintoneの効果的な利用には、データの管理や関数式の理解が不可欠です。しかし、「社内の問題」のほかに起こりやすい「システム的な問題」の一つとして、これらの複雑さに対応するのが難しいと感じているユーザーも少なくありません。

特に、kintoneには高度なデータ操作や条件分岐を可能にする関数式が用意されていますが、これらを適切に使いこなすためには一定の知識と理解が必要です。また、データ量が増えるにつれてデータの整理や管理も複雑化し、組織の業務効率を阻害することがあります。

しかし、これらは適切な知識と研修、そして効果的なデータ管理戦略によって解決できる問題でもあります。

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kintoneの導入が向いている・向いていない業務の特徴

kintoneは、自分たちの業務に合ったアプリケーションを簡単に作成でき、チームや組織で共有することができるなど非常に便利なプラットフォームです。

しかし全ての業務に適しているとは限りません。導入したものの思っていたように社内で活用されなくて困っている…ということも。ではkintoneはどのような業務に向いているのでしょうか。

向いている業務

●様々な業務アプリ作成やコミュニケーションツール

kintoneはその柔軟性とカスタマイズ性から、多岐にわたる業務アプリの作成やコミュニケーションツールとしての利用に非常に向いています。特に、業務プロセスに合わせたオリジナルのアプリケーションを作成することができます。

これにより、情報共有、業務の自動化、データの可視化など、ビジネスのニーズに合わせた具体的なソリューションを提供します。独自のデータベースを作成したり、各種業務の進捗を一元管理するためのダッシュボードを設定したりすることも可能です。

また、組織内のコミュニケーションツールとしても活用できます。各業務アプリにコメント機能があるため、リアルタイムでの意見交換や問題解決が可能です。これにより、チーム間のコミュニケーションがスムーズになり、業務の効率化に繋がります。

向いていない業務

●完全移行の基幹システムや分析基盤

一方、kintoneは全ての業務に対して必ずしも最適な解決策を提供するわけではありません。特に、大規模な基幹システムの完全な移行や、高度な分析を必要とする業務に対しては、その能力が限定的であるという点を理解しておくことが重要です。

基幹システムをkintoneへ全面移行する際には、必要な機能が全てカバーされているか、またはカスタマイズできるかを事前に確認する必要があります。また、高度なビジネスインテリジェンスやデータ分析を求める場合、kintone単体では対応が難しい場合があります。

そのため、これらの要求を満たすためには、他の専門的なツールとの組み合わせや、専門的な知識を持つパートナーとの協力が必要となる場合があります。

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導入の成功例と失敗しないポイント

目的の明確化とはじめから完璧を求めない

kintone導入にあたり、まず目的を明確にすることが大切です。そして、最初から完璧なシステムを求めず、段階的に改善・拡張を行うことで、無理なく導入を進めることが可能です。このアプローチは、長期的な成功に繋がります。

工程管理や案件管理の効率化

kintoneを活用することで、工程管理や案件管理が格段に効率化します。自社に適したカスタムアプリを作り各案件の進捗や関連情報を一元管理したり、リアルタイムで情報を更新・共有しプロジェクトの見通しを明確にすることに役立ちます。

現場と管理者の意見を取り入れる

kintone導入時には、現場の声と管理者の意見を組み合わせることが成功の鍵となります。現場と管理者お互いのニーズやフィードバックを反映させることで、より実用的で効率的なシステムを構築でき、組織全体の満足度を高めることができます。

導入・開発支援の活用

kintoneは多くのパートナー企業と連携し、導入や開発の支援を行っています。専門家のアドバイスや技術的な支援を活用することで、導入をスムーズに進め、早期に効果を実感することが可能となります。これにより、導入失敗のリスクも最小限に抑えられます。

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まとめ

本記事では、kintone導入時によくある問題とその解決策についてご紹介しました。よくある問題として、使い方の浸透不足、現場の意見が反映されていないなどの「社内問題」と、便利なkintoneを適切に使いこなすために一定の知識と理解が必要となる「システムの問題」があるとお伝えしました。

しかし、導入目的についての社内での目線あわせや、使い方のフォローアップをすることでより効果的にkintoneを活用することができます。導入に迷われている方は、ぜひ参考にしてみてください。

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『これだけは押さえておきたい！システム導入時に陥りやすい失敗と対策』

【事例】ノーコードツールで組織のkintoneの使い方をフォロー、活用の定着に成功

弊社が提供する「Onboarding」は、SaaS開発を支援する国産のローコード・ノーコードツールです。

Webサービスにタグを一行入れるだけでユーザーを導く「プロダクトツアー」「ヒント」「ポップアップ」のガイド表示ができるため、エンジニアリソースを削減しながらセルフオンボーディングを促進することが可能です。

最近では、自社開発のサービスへの導入だけでなく、kintoneの導入にご活用いただいた事例もございます。

【事例】株式会社山星屋様

＜導入前の課題＞

・社内システム移行に伴う開発工数の増加

・従業員への案内、問い合わせ対応等の作業的負担

＜導入による成果＞

・社内システム移行による従業員の学習コスト、ストレスを最小限に

・入力の補助により、問い合わせ削減・入力促進を実現

▼事例記事の詳細はこちら

『新しく導入するシステムへの移行に伴う学習コストやストレスを最小限に。システムを利用する瞬間に、自己解決できる仕組みを構築。』

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