週報とは

週報とは1週間で行った業務を上司に報告するための書類です。業務の内容、進捗状況、振り返りなどを、1週間単位でまとめます。日報とともに、多くの企業で使われています。

週報を効果的に活用すれば、業務の効率化や生産性の向上につなげることが可能です。しかし、週報を単なる業務報告と位置づけ、機械的に処理しているだけになっている組織も多くみられます。目的や作成方法を正しく認識していなければ、本来の効果は得られません。

そこでこの記事では、週報の概要やフォーマット、作成する目的、上手な書き方を解説します。また、週報をDX化できるツールも紹介します。組織内で週報を効果的に活用するための参考にしてください。

また弊社の「Onboarding」は、WEBサービスの定着化を促進するために画面上で使い方のサポートをノーコードでご実施いただけるツールです。実際週報を作成する際のツール導入の際に併せて社内システム向けの「Onboarding for employees」の導入を検討されるお客様も増えています。

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週報の基本的な項目

週報の基本的な記入項目は以下の5つです。

・週の計画と目標

・業務内容

・目標に対する成果や進捗

・振り返りと課題

・次週の計画と目標

まず、週の目標を設定し、実際に業務を進めます。そして週の終わりに、業務の成果や進捗を振り返るのです。その際に、改善すべき点や課題も記載します。そして、翌週の計画にも触れます。

以下、それぞれの項目を説明します。

週の計画と目標

まず最初に、1週間の計画と目標を記入します。1週間かけて達成する目標なので、毎日どのようなことをすればいいのか、分解することが可能です。目標をもとに具体的なタスクにまで落とし込んで、1週間の行動計画として記載します。

業務内容

実際におこなった業務の内容をまとめる項目です。多くの週報テンプレートでは、1日ごとに記入する欄が用意されています。毎日の業務内容を具体的に記録して、自分の振り返りに役立てるとともに、上司が確認するために使います。

目標に対する成果や進捗

先に記入した週の計画と目標に対しての、成果や進捗を記入する項目です。週の初めに設定した目標を、どの程度達成できたかを記載します。

達成できた部分、できなかった部分、あるいは進捗具合を客観的に記録しましょう。目標や業務内容と照らし合わせられるように書いておくと、全体を把握しやすくなります。

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振り返りと課題

1週間の計画と進捗、目標と成果を含めて振り返り、記入する項目です。計画通り進んだことについては良かった点や成功した理由を、反省点や課題が残れば解決策についても記載します。翌週以降の業務につなげることを意識して、記録を残します。

次週の計画と目標

週報のまとめとして、次週の計画や目標を記入します。1週間の振り返りを翌週に活かすことを心がけて、行動計画を設定しましょう。今週上手くいったことは継続し、課題は改善できるように目標を設定することで、業務内容の向上が可能です。

週報テンプレート

紙面やファイルをベースにして週報を作成する場合、以下のようなテンプレートが使われることが多くなっています。シンプルなもの、上司などの承認印欄があるもの、コメント欄があるものなどが代表的です。以下に週報に使えるテンプレートを無料でダウンロードできるサイトをご紹介しますので、ぜひ活用してみてください。

Microsoft Office Word テンプレート

Microsoft Office公式サイトでは、Wordの週報テンプレートを無料でダウンロードが可能です。

ダウンロードすれば直接入力も、また印刷して手書きで書くことも可能なのでぜひ活用してみてください。

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Canva

Canvaはオンラインで利用できる無料のグラフィックデザインツールです。ログインすれば無料から使用することができ、クオリティの高いバナーやチラシ、動画なども作成が可能です。

Canvaはテンプレートが豊富で、画像や動画以外にも文書のテンプレートもあります。週報のテンプレートもあります。テンプレートを参考に文言やデザインの修正も簡単に可能なので、自社にカスタマイズして使用できる点も魅力的です。こちらも直接入力・印刷して手書き入力どちらも可能です。

＞＞Canvaの週報テンプレートはこちら

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週報を書く目的

週報は機械的な業務記録ではありません。また、単純な上司への業務報告でもありません。業務内容を振り返り、まとめることで業務の質を上げることを目的とするものです。ここでは、週報を書くことの具体的な目的やメリットを紹介します。

進捗状況の報告と共有

業務の進捗状況を上司や部署内のメンバーに報告し共有することが、週報の主な目的の1つです。週報を通して明確に業務計画と進捗を報告できれば、上司が内容を把握できます。課題があればフォローでき、計画が遅れていれば人員の補充やリスケジュールなども可能です。

また、チーム内での情報共有も大切です。メンバーがお互いに助け合い、スムーズに引き継ぎができる体制を整える助けにもなります。

振り返りと課題抽出による業務改善

1週間におこなった業務を振り返る時間を作ることも、週報の目的の1つです。業務が忙しくなると、ついついやりっぱなしになってしまうことも増えるでしょう。しかし、業務の成果や課題を把握しなければ、業務の改善につながりません。

自分自身のスキルアップのためにも、週報を作成することで自己評価をし、改善策を考えることが大切です。いわば自分で自分の業務に関するPDCAサイクルを回す作業なのです。

目標の管理と達成

週報は目標の設定と達成具合の確認を繰り返す作業でもあります。自分の目標を管理し、達成度を確認することで、成長を促進することが可能です。スモールステップで少しずつ成長することは大切ですが、なかなか成果が見えないと感じるかもしれません。週報を使って振り返ることで、着実な成長も確認できます。

また、上司や管理職にとっても、目標の達成程度を把握する手がかりになります。メンバーそれぞれの週報を確認することでチーム全体の業務内容も見えるので、的確なサポートが可能になるのです

情報の整理と蓄積

週報には業務内容と成果が記載されます。つまり、成功と失敗の原因の記録でもあるのです。チームのメンバー全員で、業務のノウハウを蓄積している媒体と考えることもできます。

役立つ情報は報告を受けた上司が抽出して整理し、共有されます。それによってチーム全体の業務水準の向上が可能です。また、新人教育に活用すれば、新しいメンバーが素早く業務に慣れる手助けにもなります。会社全体の業務改善にもつなげられるのです。

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週報の上手な書き方

週報は自分が理解できれば良いメモではありません。読まれることを意識して、内容が的確に伝わる書き方をすべきです。ここでは、週報を上手に書くためのポイントを説明します。

具体的にわかりやすく記載する

週報は業務報告でもあります。そのため、1週間でおこなった業務の内容を具体的に記録することが必要です。「見込み客への訪問」と書くよりも、具体的な社名や担当者名を記入します。

事実を簡潔にまとめるためには、5W3Hを意識することが有効です。5W3Hとは、When（いつ）、Where（どこで）、Who（誰が）、Why（なぜ）、What（何を）、How（どのように）、How many（どのくらい）、How much（いくら）です。これらを明確することで、具体的な記述になります。

定量情報を記載する

定量情報とは、数字や日付といった数値で表す情報です。定量情報の使用を意識することでも、業務内容を具体的に記載できるようになります。

また、定量情報を記載することで、文章の形にしなくても業務内容が伝わりやすいこともメリットです。例えば営業活動なら、「訪問〇件、成約〇件、継続〇件」と書くだけでも業務内容の記録になります。それに問題点や課題、次回の準備に関して付記することで、関連性も明確になります。

計画の進捗や成果を記載する

週報は業務内容の記載のみで終わらせてはいけません。業務計画に対する業務内容とともに、どれくらいの進捗や成果が得られたのかを記録します。上司が進捗を把握しやすいよう記載することを心がけましょう。

また、達成できた理由や、できなかった原因の報告も必要です。成果があれば次に応用できる業務を、課題が残れば改善策も考えて記載すれば、今後の業務にも活かせます。

反省点・課題と次の目標を記載する

進捗や成果、課題と改善策をもとにして、その反省や今後の目標を記載します。今週の目標の達成度を正しく振り返れば、翌週の目標も現実的に検討することができます。週報は、業務の振り返りをするだけでなく、今後の計画を立てることも目的なのです。

また、報告を受ける上司も、課題を把握することで的確なサポートが可能となります。もしくは、目標や進捗から得られる課題や業務計画が適正なものであるかも判断可能です。

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めんどくさいと思われがちな週報を継続させるコツ

週報がどれだけ大事なものと頭ではわかっていも、どうしても日々の業務が忙しいと週報を書く時間が取れなかったり、継続することが難しくなることも多いです。そこでチームで週報を継続しやすくするコツをいくつかご紹介します。

日頃から週報に書くことをメモしておく

いざ週報を書こうとすると一週間の出来事を振り返り思い出すことに精一杯になることも多いので、日ごろから重要トピックスになりそうな出来事はメモしておくとよいです。そうすることで週報作成の際に、重要トピックスや相談事項をスムーズに漏れなく記載することができます。

週報にチームでリアクションする文化を作る

せっかく週報を作成・共有しても、誰からも返信がなく読まれたのかもわからないような状況が続くと、週報は無駄なのではないか…と思い作成しなくなってしまうケースも多いです。

そうならないように、週報が展開されたら、メールでの返信やチャットツールであればスタンプでリアクションをするなど、簡単でもよいのでチームでリアクションする文化を醸成することが秘訣です。何か相談事項が書かれていた際には、時にはアドバイスや役立つ内容を返信やコメントすると、無駄だと思っていた週報も役立ちチームの成果をあげる効果的なツールとなります。

週報作成に使用しているツールの使いづらさを解消する

週報をDX化している企業の場合、なぜ使いやすいツールを導入したはずなのに週報が活性化されないのか…と悩む担当者もいると思います。原因の一つとして、ツールの正しい使い方や入力のルールが浸透していない可能性があります。

その際は、入力項目の画面上に入力ルールをヒントとして表示したり、ツール上で使い方がわかるチュートリアル等を表示させることで、使いづらさの解消や入力ルールの統一ができます。そうすることで、入力内容が統一され、上長やチームとしても数字進捗や課題の可視化がスムーズになります。

弊社のOnboardingでは、WEB画面上にノーコードでヒントやチュートリアルの表示が可能なため、ツールやシステムの定着化をサポートします。社内向けツールに特化したプランもございますので、ご興味お持ちいただけましたらぜひ無料の資料をご覧ください。

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週報をDX化できるおすすめツール

週報の作成方法は企業やチームによってさまざまです。紙面に手書きで作成する、ExcelやWordファイルで作成してメールで送信する、などの方法をとっている企業もいると思います。

ただし、紙面やファイルでの管理では、報告やファイル管理に時間と手間がかかります。そこで、週報もDX化する企業が増えています。ここでは、週報をDX化できるツールを紹介します。

kintone

kintoneは業務をシステム化するアプリがつくれるツールです。プログラミングの知識がなくてもアプリを作成できことが特徴です。紙の書類やExcelファイルなどをアプリに置き換えることで、業務の効率化がはかれます。

また、代表的なアプリについてはテンプレートが用意されているので、簡単に導入できます。週報アプリも同様に、テンプレートをもとに実際の業務に合わせて作成可能です。

週報を統一したフォーマットで一元管理することで、報告の質が安定し、業務や課題が見える化できます。アプリ化することで情報の蓄積や管理、検索性が大幅に向上することもメリットです。

そして、外出先からでも週報の作成や提出が可能です。週報を振り返りやメンバー間のコミュニケーションに活かすなど、発展性も持たせられます。

▼kintoneについての詳細はこちら
『【徹底解説】kintone（キントーン）とは？機能から業務DX化のための活用方法も！』

Salesforce

Salesforceはデータを蓄積するための基盤となるツールです。顧客情報を中心に、様々な情報の管理と共有できます。情報の蓄積と共有の一環として、Saleforceを使った日報や週報の作成も有効です。

日報を紙面やExcelファイルなどで作成・管理するよりも、情報の収集・分析・共有が簡単になります。メールやフォルダでの送信や管理といった手間もありません。

Saleforceでの週報作成には、複数の方法があります。週報用のフォーマットを用意して入力や承認をおこなう、社内SNS機能を応用する、専用のアプリケーションを開発する、などの方法です。自社の環境や週報の内容、週報の情報をどのように活用するかに合わせて選択できます。

▼Salesforceについての詳細はこちら
『保存版│Salesforceの使い方と失敗しないための導入・活用方法を解説』

Slack

Slackはビジネス用のメッセージングアプリです。社内外とのやり取りはOutlookやGmailなどを活用したメールのコミュニケーション手段が主流ですが、大量のメールをさかのぼることのストレスやビジネス定型文等の省略、クイックなコミュニケーションを取れる点が人気で、最近ではSlackのようなチャットツールを導入する企業も増えています。

Slackはチームでオープンなコミュニケーションを取れるチャンネルを作成することができるため、週報を作成しチャンネルに送信すれば必要なメンバーに自分の状況を共有することができ、絵文字やスタンプ、コメントでフィードバックをもらうこともできます。

メールだと返事を貰えないと上司やチームメンバーが読んでくれているか不安になることもあると思いますが、Slackなら仮に返信がなくてもスタンプで既読確認ができたり、いいねのようなポジティブなアクションを貰えることで週報を続けるモチベーションやチームのコミュニケーションの活性化にもつながります。

nanoty

nanoty（ナノティ） は、社内SNS型の日報・週報管理システムです。

まず、週報のデジタル化が可能です。過去の報告書を一括検索できるので、振り返りや業務の流れが把握できます。週報の入力内容はテンプレートが使えるので、統一された内容と水準の報告を受けることができます。

そして、SNS型なので上司からのフィードバックや、チームのメンバーからのコメントなども簡単に受けられます。作成するモチベーションが上がりにくい週報作成業務も、SNS化することで継続性が高まるのです。

また、業務内容に関する集計が自動化できるのも、nanotyのメリットです。営業活動の件数や、かかった時間の集計を見える化することで、業務の改善につなげられます。

gamba!

gamba!（ガンバ） は日報に特化したアプリです。クラウド型の情報共有ツールと位置付けられます。毎日の業務内容を、可能な限りリアルタイムで報告できるよう設計されてます。業務内容と情報を共有することで、管理や連携を強化することが可能です。

日報の段階からPDCAサイクルを意識して、「計画・行動・検証・改善」の項目が取り入れられています。もちろん週報にも活用できます。的確な情報が記録されている日報をもとに週報を作成できるので、振り返りの質も高まります。

welog

welog（ウィーログ）は、組織内での知見や情報を共有するための、ドキュメント共有ツールです。情報を収集・蓄積し、ノウハウを共有することで、組織の属人化問題を解決できます。

社内wikiという形式で、社内のルールやマニュアルを作成するのが基本的な使い方です。ただし、業務情報を記録・共有することで、週報にも活用できます。

週報を社内の情報共有の手段と位置付けるのです。作成者や内容で検索できるので、過去の週報が情報の資産に変わります。また、welog内の情報をメールやチャットで共有できるので、コミュニケーションも円滑化可能です。

まとめ

週報は1週間単位で業務の進捗や課題などを振り返ってまとめ、報告するための書類です。週報の基本テンプレートを使えば、効率的に作成できます。

ただし、週報は機械的に業務内容を記録するだけのものではありません。上司がチームのメンバーの業務を把握することや、自分自身の成長にもつながります。週報を書く目的を理解し、業務の効率化や生産性の向上のために、上手に活用しましょう。

また、週報を紙面やExcelファイルなどで作成・管理する際の、不便や手間を解消するツールも多く開発されています。それらの週報ツールを利用すれば、さらにスピーディーな情報共有と、円滑な社内コミュニケーションが可能となります。

ノーコードのガイド表示で週報作成ツールの活用を定着化

弊社が提供する「Onboarding」は、WEB上でユーザーに適切なタイミングで使い方を導くノーコードツールです。Webサービスにタグを一行入れるだけで、ローコード・ノーコードで簡単に利用できます。「プロダクトツアー」「ヒント」「ポップアップ」のガイド表示でユーザーを導き、エンジニアのリソースを削減しながらセルフオンボーディングの促進が可能です。

週報作成に役立つツールを導入しても、使い方わからず使われなくなったり、入力内容がメンバーでバラバラでは意味がありません。ツールの画面上に適切なガイドを表示することで、操作方法がわからない悩みの解決や、入力内容を統一化し業務の改善に生かすことができます。

実際に、Onboardingを導入し営業週報のコメント欄にヒント表示をされた企業様の事例もあります。

⇒事例記事はこちら

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