日々の生活や仕事において繰り返し行う一連の活動や習慣のことを指す言葉である「ルーティン」

しかし、ルーティンを生活や業務に取り入れたいがどうすれば効果的に行えるのかわからない…ルーティン化したいがこれまで続いたことがない…という方も多いのではないでしょうか。

そこで今回の記事では、ルーティンの基本的な意味に加え、ルーティンを取り入れることによりもたらされる効果やメリット、継続のためのコツをご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

また弊社が提供するOnboardingは、Web画面上で操作方法や使い方のサポートが可能なノーコードツールです。ルーティン化に役立つマニュアルと併用してご活用頂くことで、社員の不明点をリアルタイムで解消することができ、業務効率化・生産性向上に繋げることができます。

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ルーティンとは？

ルーティン（routine）とは、「決まった行動」や「日課」を表す言葉で、日常生活や仕事において定期的に行う一連の活動のことを指します。

ルーティンは効率的かつ生産的な生活を実現するための方法の一つであり、ルーティンを設定することで、時間管理が容易になるだけでなく、ストレスの軽減、生産性の向上も期待できます。

ルーティンワークとは

ルーティンワークは、繰り返し行われる定型的な作業のことを指し、特に会社や組織において用いられる概念です。

これには、日々のレポート作成、データ入力、メールのチェックなどが含まれます。ルーティンワークは、想定外の出来事が発生するリスクが低い一方で、一定の結果を生み出すため、効率的な業務遂行へ貢献すると考えられています。

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ルーティンを重視すべき理由

タスクの管理がしやすくなる

ルーティンを取り入れることで、何をいつやるべきかが明確化され、一定の流れで行えるようになるため、タスクの管理が格段に容易になります。

また、ルーティン化された作業は意識的な労力が少ない状態で取り組むことができるため、負担を軽減させながらタスクを進めることができます。これにより、忘れがちな細かな作業も見逃さずに済み、全体的な仕事の質を高めることが可能になります。

業務のパフォーマンスを高めることができる

ルーティンの導入は、業務のパフォーマンスを大幅に向上させることもできます。

定型的な作業フローに基づいて仕事を行うことで、エネルギーを節約しながら集中力を維持することが可能になるため、迅速に高い成果を生み出すことができると考えられます。

また、ルーティンを通じて仕事に取り組む際の一定のリズムを作ることもできるため、仕事のスピードと正確性を同時に向上させ、時間内により多くの仕事をこなすことができるようになるといった効果が期待されています。

業務内容や成果を可視化できる

日常にルーティンを組み込むことで、業務の内容や成果を可視化しやすくなります。

定期的に行われるタスクやプロセスを文書化し、ルーティンとして整理することで、作業の進捗状況や成果が明確になります。これにより、どの業務が予定通りに進んでいるか、どこに改善の余地があるかを容易に把握できるようになります。

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ルーティンの持つ効果

集中力を高めることができる

ルーティンを確立することで、集中力を高めやすくなると言われています。

毎日同じ時間に同じタスクを行うことで、人はその活動に慣れることができるため、集中力を維持するのが容易になります。また、決まった時間に特定のタスクに取り組むと、他の業務や急なタスクに気をとられることなく、作業に没頭することができるようになります。

集中力の向上は、作業の質と速度の両方を高め、生産性の向上に直結するため、ルーティンの持つ非常に大きな強みの1つと言えるでしょう。

気分の切り替えをしやすくなる

ルーティンは、日常の中で気分の切り替えをしやすくする効果を持っています。

定められたタスクを行うことで、仕事と休息のオンとオフを分け、心理的に一日の流れをコントロールすることができます。例えば、仕事を終えた後に行う特定のリラックスルーティンは、日々の業務から離れ、プライベートな時間への移行をスムーズに行うことが期待できます。

このように、ルーティンを通じて意識的に気分を切り替えることは、ストレスの軽減や全体的な満足度の向上にも貢献すると考えられています。

心身の変化やトラブルに気付きやすくなる

日常的なルーティンを持つことで、自分の心身の変化や生活の中のトラブルに気付きやすくなるとも言われています。

例えば、日々の運動や瞑想の時間をルーティンとしている場合、取り組んだ際の違和感や普段とは異なる感覚に気付きやすくなり、結果的に体調の変化やストレスレベルにも早い段階で気付くことができます。

また、ルーティンの進行に支障が出た場合、それは何らかの問題の兆候である可能性が高いため、早期の対応が可能になります。このように、ルーティンは自己の変化や問題に気づくことにも役立つと考えられています。

作業効率を高めることができる

ルーティンの導入は、作業効率の向上にも大きく寄与すると言われています。

固定されたタスクを一定の順序でこなすことで、無駄な時間を減らし、タスクに対するアプローチを最適化できます。例えば、ある特定の曜日に決まった書類作業を行うことをルーティン化した場合、他の業務との干渉を避け、効率的な時間の活用を可能にします。

また、ルーティン化された作業は習慣化にもつながることが多く、意識的な努力を必要とせず、スムーズに作業に取り組むことができると期待されています。

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ルーティン化のコツとは

ルーティンの目的や目標を設定する

ルーティンを確立する際には、明確な目的や目標の設定が重要です。

具体的な目標を持つことで、日々のルーティンの内容も同時に具体化され、目指すべき成果に焦点を合わせることができます。

目標に沿ったルーティンを設定することで、モチベーションの維持もしやすくなり、持続可能なルーティンを築くことができます。

スモールスタートする

ルーティンを実践する際には、スモールスタートすることも大切です。

最初から高い目標や難易度の高いルーティンを設定すると挫折しやすくなるため、小さなルーティンから始めてみると良いでしょう。

例えば、運動習慣をつけたい場合、継続可能な短時間のウォーキングから始め、徐々に運動量を増やしていくことが効果的です。このような形でルーティンを実践し、小さな成功体験を積み重ねることで、ルーティンを継続しやすくなるでしょう。

取り組む時間と場所を固定する

ルーティンの実行においては、取り組む時間と場所を固定することも効果的です。

決まった時間と場所で行うことで、その活動がルーティンとして日常に自然に組み込まれやすくなり、習慣化が促進されます。

例えば、瞑想を毎日のルーティンにするとき、毎日行うとだけ決めて取り組む場合よりも、毎朝7時に特定の場所で瞑想を行うなど、時間と場所を決めて取り組むことで、ルーティンの時間として定着しやすくなります。

時間と場所を固定することで、その活動に自然な流れで取り組むことが可能になり、日々のルーティンを維持しやすくなるでしょう。

モチベーションに左右されにくい内容で行う

ルーティンを継続するためには、モチベーションに左右されにくい内容で行うことも重要です。

やりがいを感じる活動や関心のあるもの、無理のない範囲でできる取り組みなど、比較的実行可能な活動かつ自分が楽しみながら行える内容を選ぶことで、毎日のルーティンを維持しやすくなります。

このように、自分に合ったルーティンを選ぶことが、長期的な成功の鍵となります。

作業をマニュアル化する

ルーティンを定着・継続するためには、作業をマニュアル化することも有効な方法の一つです。

手順を明確にし、書面に記録することで、何に取り組むべきかすぐに理解できるため、作業の一貫性と効率性の向上が期待できます。また、マニュアル化されたルーティンは、他の社員とも共有しやすいため、チーム内での作業基盤を確立することにも役立ちます。

マニュアル化されたルーティンは、個人の作業効率を高めるだけでなく、組織全体の生産性向上への貢献も期待できます。

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まとめ

今回の記事では、「ルーティン」の意味や効果、定着させるためのポイントについてご紹介しました。

個人の時間だけでなく、業務にもルーティンを取り入れることで、業務効率化の促進や、生産性向上といった効果が期待できます。ぜひ今回の内容を参考にしてみてください。

マニュアルとの併用でさらなるルーティン化をサポートする「Onboarding」

弊社が提供するOnboardingは、WEB画面上でユーザーに適切なタイミングで使い方を導くノーコードツールです。

Webサービスにタグを一行入れるだけで、ローコード・ノーコードで簡単に利用でき、「プロダクトツアー」「ヒント（ツールチップ）」「ポップアップ」のガイド表示を行うことが可能です。

ルーティンの継続に役立つマニュアルと併用してOnboardingをご活用いただくことで、社員へのサポートをリアルタイムで行うことができるため、疑問や不明点を迅速に解消し、さらなるルーティン化を実現することもできます。

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