社内への新たなシステム導入はコストとリソースが多くかかり、場合によっては長期間におよぶビッグプロジェクトになることも。しかし苦労して新しくシステムを導入したものの、なかなか社内で活用されていない…そんなお悩みをお持ちの方も多いのではないでしょうか。

システムは導入して終わりでなく、社内で活発に利用されるようになる定着化が非常に重要です。

本記事では、導入後に待ち受ける課題や、定着化しない要因、システム定着化の成功のためのヒントと失敗しないポイント等をご紹介します。

また弊社のノーコードでWEBサービスの定着化を促進するツール「Onboarding」も、エンジニアの工数を取らずにツールを利用する方の使い方をサポートできるため、社内システムの定着化を促進する手段として導入いただいております。

これから新しくシステム導入をお考えの方、または導入したものの社内での定着にお困りな方は是非本記事とあわせて無料の資料をご参考ください。

システムの定着化とは

システムの定着化とは、システムを導入後に社内で活発に利用・活用されるようになる状態です。企業が継続的に売り上げの向上や工数削減など成果を出し続けるためには、定期的に仕組みを見直すことが重要です。新しいシステムの導入はよりよい仕組みを構築し、業務の効率化やコスト削減などの効果をもたらすことができる一つの手段となります。

しかし新しいシステムの導入後には数々の課題が待ち構えています。その一つが、定着化の問題です。

そもそも導入したシステムが社内での活用が定着化されているかの実態について把握できていないケースも多いと言われます。

例えば、コールセンター・バックオフィス（事務処理センター）の構築・運営を行うセコムグループの株式会社TMJが実施した「職場・プライベートでのデジタルサービスの活用に関する調査」によると、約8割が社内システムの定着化の状況を把握できていないという結果もでています。

新たに導入されたシステムに対し、社員がなじむまでには時間が必要です。しかし、その期間が長ければ長いほど、業務への影響は大きくなります。また、システムが複雑で理解するのが難しい場合や、使い勝手が悪い場合、システムの定着化はより困難になるでしょう。さらに、社内でいつまでもシステムが定着化しない場合、または定着化しているか把握もできていない状態では、ただコストをかけて導入しただけとなってしまい、期待した効果を発揮することはありません。

これらの問題を解決するためには、導入前から定着化のための計画を立て、社内への教育が重要となります。システム導入後の課題解決が、企業全体の業績向上へとつながるのです。

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システム導入の課題：定着化されない主な要因

システムが定着化しない主な要因には、いくつかのパターンがあります。

課題①ユーザーに対する十分な教育・トレーニングがなされていない

実際に利用する人がシステムの使い方が理解できないと、なかなか社内での活用が定着しづらいものです。導入して終わりでなく、十分に使い方のトレーニングや利用者の目線でよく使われるであろう機能やつまづきづらいポイントなど含めサポートできるようにすることが大切です。

課題②ユーザーフレンドリーでないシステムは定着化しにくい

ひとつのツールで様々なことができると大変便利な一方で、直感的に操作できないシステムは、ユーザーにストレスを与え、利用意欲を削ぎます。実際に使う側の視点で使いやすいかどうか、どうしたら使いこなせるようになるかの視点でシステム選定をすることが重要になります。

課題③導入目的やメリットが明確に共有されていない場合

導入目的やメリットが利用者に伝わらないと、システムはただの新たな業務ツールとみなされ、必要性を感じず使われないこともあります。新しいツールに慣れるまでは一定の使いづらさやストレスを感じることもあるので、導入目的やメリットを理解してもらうことは社内での定着化および企業の利益を向上するためにも非常に必要な要素となります。

これらの要因を考慮に入れ、適切な教育やサポート、システムの使いやすさや導入目的の共有に取り組むことで、定着化へと繋げることが可能となります。

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システム定着化の成功のためのヒントと失敗しないポイント

システムの活用が定着化しない要因として、いくつかの課題やパターンがあるとお伝えしました。それでは、システムが社内に定着し活発に利用されるようになるには、どのようなことがポイントなのでしょうか。

定着化のための具体的なステップと効果的なシステム利用

システムの定着化のための具体的なステップと効果的に利用してもらうポイントとして、主に以下が挙げられます。

①新たに導入するシステムの目的を明確に理解する

社内でシステム導入の目的の目線合わせをすることで、新しく利用する（または使い方を覚えなければならない）システムが自分の業務、チームひいては会社にどのように貢献するかを理解し、ポジティブに活用に繋がります。

②ユーザーがシステムをどのように使うべきかを明示し、その利用法を教育する

新しく導入したシステムが社内で浸透し頻度高く活用されるには、なるべく早い段階で使い方を理解し、使いこなせる状態に導くことが大切です。その方法として、主に以下などの施策があげられます。

・説明会の開催
・マニュアルの作成
・FAQの用意
・ツールチップ
・チュートリアル動画
・デジタルアダプションツール　など

③また定期的なフィードバックを収集し、システムの改善に努める

システムを導入し、マニュアル等を作成して終わりではなく、実際に利用してみて使いづらい点はないか、業務に活きているか、どうしたらより業務に活かせるようになるかなど含め、社内の声を集めよりよい改善を努めることも大切です。

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定着化を促す鍵＝社内コミュニケーション

システムの定着化を成功させるためには、社内コミュニケーションが極めて重要な役割を果たします。このコミュニケーションは、システム導入の意義や利点を全社員に伝えるだけでなく、システムに関連する疑問や不安を解消する場を提供するものです。

例えば、システム導入の背後にあるビジョンや目標を社員全員が共有することが必要です。これにより、全員が一体となって新システムの導入を推進し、定着化に向けた努力を共有することができます。

また、システム導入に関連する疑問や懸念を社員が自由に表現できるフレキシブルなコミュニケーション環境を確立することが大切です。これにより、システム導入の初期段階での不安や混乱を最小限に抑え、社員全員が新システムを積極的に利用する機会を増やすことができます。

システム導入を担当するプロジェクトチームのみでなく、利用する多くの社員・担当者とのコミュニケーション作りの場も導入時に加味しておくとよいでしょう。

定着化のための教育とサポート

またユーザーのエンゲージメントとモチベーションの向上も重要な要素となります。新たなシステムへの疑問や不安を払拭し、安心感を与えるためには、綿密な教育が不可欠です。

しかし教育だけでなく、ユーザーが自発的にシステムを利用するためのモチベーション向上も同様に重要です。これは定期的なフィードバックや、利用者の成果を称えるなどの仕掛けなどが有効です。

さらに、システム利用のサポート体制も重要な要素です。ユーザーがシステムについて質問や不明点があったとき、即時に支援が提供できる体制が整っていることで、エンゲージメントを維持し続けることが可能となります。

例えば、用意したマニュアルやFAQなどでも解決できない場合に備え、社内にヘルプデスクを置いたり、システム導入をプロジェクト化し各部門にシステムの使い方に詳しい社員を数名教育することも、サポート体制の施策としてあげられます。

これらの教育とサポートは、システム定着化の成功を大いに後押しします。ユーザーがシステムにより深く関わり、それを自分の業務に活かすことで、システム導入の目的を達成し、組織全体の生産性向上に寄与するでしょう。

しかし、人的リソースがかかる施策でもあるため、限られたリソースの中でできること・できないことの施策の優先順位づけもまた重要であるといえます。

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SFAシステムの定着化

ここでは、システムの導入のケースとして多いSFAシステムについてご紹介します。

SFAシステムとは？概要と特徴

SFA（Sales Force Automation）システムとは、営業活動を自動化し、効率化を図るためのシステムです。営業員の業務をデジタル化し、情報共有をスムーズにすることで、時間を有効に活用できます。そのため社内でSFAシステムを取り入れる会社も増えています。

SFAシステムの特徴としては、まず、顧客データの一元管理が挙げられます。名刺情報から商談履歴まで、顧客に関する情報を一箇所に集約することで、営業員は必要な情報を迅速に取得でき、準備時間を短縮できます。

また、営業活動の可視化も大きな特徴の一つです。営業員の活動履歴や商談の進捗をリアルタイムに把握できるため、マネージャーは営業全体の状況を理解し、効果的な指導や戦略策定が可能となります。

その他にも、レポート作成機能があります。定期的な営業報告を自動生成することで、営業員の手間を大幅に削減し、営業活動に集中できる環境を提供します。

SFA導入における重要なステップ

SFAシステムを有効に活用するためには、その導入計画が不可欠です。その際、具体的なプロセスを3W1H（何を、誰が、いつ、どのように）の視点から描くと良いでしょう。

まず「何を」実行するか、つまりシステムが解決すべき課題や目的を明確に定義します。SFAシステムは営業プロセスを効率化することが主な目的ですが、それは具体的には顧客管理の改善、商談の進捗管理、レポート作成の自動化などとなるかもしれません。

次に「誰が」責任を持つか、すなわち導入を推進する主体となるメンバーを決定します。プロジェクトのリーダーから実際のユーザーまで、それぞれの役割と責任を明確にしましょう。

「いつ」行うか、つまり計画を進行させるためのタイムラインを設定します。目標設定から導入、トレーニング、運用開始までの全体的なスケジュールを作り出します。

最後に「どのように」実行するか、具体的なアクションプランを設定します。具体的なタスク、期限、必要なリソースを列挙し、進行状況を定期的に確認します。

これらのアクションがSFAシステムの定着化をサポートします。

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まとめ

この記事では、システム導入後の課題やシステム定着化の成功のためのヒントなどをご紹介しました。新たなシステム導入は時間と労力のかかかるビッグプロジェクトですが、導入がゴールでなく社内での活用が定着して始めて成果を出すといえます。導入目的の目線あわせ、社内の教育やサポート、定期的な見直しを行いシステム導入の定着化を目指しましょう。

ノーコードのアダプションツールを活用しシステムの定着化を目指す

システム定着の成功に向けたポイントをご紹介しましたが、社員の教育やサポートにあげられる使い方の説明会やマニュアル、FAQの作成…など、重要ではあるもののリソースが多くかかったり、用意をしてもあまり活用されなかった、というケースもあります。

弊社が提供する「Onboarding」は、SaaS開発を支援する国産のローコード・ノーコードツールです。Webサービスにタグを一行入れるだけでユーザーを導く「プロダクトツアー」「ヒント」「ポップアップ」等のガイド表示ができるため、エンジニアリソースを削減しながら利用者へシステムの使い方をサポートすることが可能です。マニュアルを作ったもののなかなか読まれない…というケースにお役立ていただくことも多いです。

最近では、自社開発のサービスへの導入だけでなく、SFAツールとしても利用されているkintoneの導入にご活用いただいた事例もございます。

▼Onboardingをkintoneに活用された企業様の事例記事はこちら

『新しく導入するシステムへの移行に伴う学習コストやストレスを最小限に。システムを利用する瞬間に、自己解決できる仕組みを構築。』

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