山星屋様の事業についてお聞かせください

二木さん
我々は菓子食品を軸として、卸流通事業、 またそれに付帯する多様なコンサルティング事業を提供しております。全国に50以上の事業所を構え、昨2021年度は、国内の菓子卸売業の中で売上一位となりました。
当社は全国規模で事業展開している為、各拠点のノウハウを共有し、日々変化する消費者のトレンドデータ等を駆使し、小売業様へ付加価値のある提案を行っております。

新システム導入時に「Onboarding」が活躍

Onboardingを利用している「kintone」の導入背景を教えてください。

沖さん
私が所属するマーケティング部では、営業のさらなる価値提案をフォローする施策のひとつとして、全国の各拠点にいる営業が抱える知見や事例（ナレッジ）のシェアを進めていました。日々営業が獲得したナレッジを、全国で共有することによって、属人化しがちな営業の提案の質を底上げでき、それが差別化の難しい卸売業界で大きな優位性になるという狙いがありました。
そのような経緯でナレッジシェアを推進するに当たり、まず細かな仕様変更にも膨大なコストがかかるオンプレの既存システムから、SaaSシステムに移行するという意思決定をしました。その中で拡張性、カスタマイズのしやすさ等の観点からkintoneを導入することになりました。
 
二木さん
kintoneは、現状、営業が週次で担当案件の情報を共有する営業週報と、それによるナレッジシェアを行うためのツールとして活用しつつ、今後は全国に勤務する社員の横のコミュニケーションをさらに活発化させ、様々な情報を蓄積していきたいと考えております。

新しいシステムを導入された際、どのような点に懸念がありましたか？

沖さん
普通こういった大規模なシステム移行の場合には全社員に対して説明会を開催して、基本的な機能説明、活用方法を案内すると思いますが、それだけでは深い部分まで伝わらなかったり、その後忘れてしまったりします。
従業員がシステムを利用する際に日々疑問に思ったことを問い合わせることなく、システムを利用する瞬間に、自己解決できる仕組みが欲しいと思いました。
 
二木さん
また、新しいシステムへの移行に伴う学習コストやストレスを極力抑えたいと思っていました。そのため、営業にとって新しい作業をできるだけ増やさず、スムーズに移行してもらうためには、どうすればいいかは重要な論点でした。
一例としては、営業が週報に記載する目はできるだけ増やしすぎないようにしつつ、重要な情報をいかに蓄積できるようにするか、という点も議論しました。
 
諸岡さん
これらの課題を解決するためには、既存のkintoneの機能だけでは足りず個別の開発が必要と考えました。そこでSTANDSさんからご提案いただいたOnboardingであれば、kintoneにJSタグを貼るだけで従業員へ操作をナビゲートするチュートリアルや、文言を補足説明するヒントなどを設置できるので、個別の開発を行わずともシステム移行におけるUI改善をライトに行えると思い、導入に至りました。

今、具体的にOnboardingをどう活用しているかお聞かせください

沖さん
kintoneを利用するにあたり、ひと通り必要な機能に触れられるよう、簡単なガイドコースを載せています。

またナレッジシェアを達成するための主要な業務である営業週報の書き方については、ヒント機能（はてなマークにカーソルを当てるとガイドが表示される機能）を使い、入力して欲しい内容等を案内しています。「どういったことを書いたらいいか分からない」といった問い合わせが多かったため、作成しました。
 
二木さん
他のメンバーの書いた週報を見て学んだり、業務で役に立ったのであればリアクションをしたりして活発な交流を促したいという想いから、毎週決まった曜日に、システムを立ち上げると「週報を見よう」といったポップアップの案内が自動で出るようにもしております。

STANDSさんとは定期的に振り返りをしながら次はこんな施策をしてみようという進め方ができました。このようにポイントを絞って施策を追加することで、新しいサービスにもスムーズに切り替えることができました。

 Onboardingで試行錯誤しながら自分たちに最適な仕様を構築できた

実際にどの様な変化がありましたか？

諸岡さん
営業週報のコメント欄にヒント機能がなかった頃は、何を記載したらよいかという質問が多くあり、そもそもあまり入力がされていないという課題がありました。
今は、ヒント機能を参考にしている様子が見られメンバーの変化を実感しています。
たとえば、特定の誰かに宛先指定をする、メンションのつけ方を記載しているので、それを参考にしてメンションをつけた記載が増え、コミュニケーションも活発になりました。

また、「週報を見よう」という自動表示の案内によって、週報の閲覧回数の増加に繋がっております。
 
新名さん
それ以外にも、「役に立った」ボタンの利用件数については前期と比較し120％に増えました。これにより多くのメンバーにとって価値のある情報が、可視化できるようになりました。強制されてやっているわけではなく、より多くの人に役に立つ情報を上げようと営業メンバーの意識が変わり、今では各機能を使いこなせる社員も増加し、定着してきているなと思います。これらはkintoneの機能だけで実現するのは難しかったと感じています。

今後チャレンジしていきたいことはありますか？

新名さん
週報の活用も含め、営業活動の様々なタイミングでkintoneを通じて提案力などの底上げを図っていければと思います。現状は、ここまでの実績をベースに今後kintone上で実現したいことを練っている状況です。新たな活用方法に伴い、Onboardingでも新たなUI/UX改善の施策を行いたいと考えております。