社内システムとは

社内システムとは、名称の通り社内で使用するために開発されるシステムです。大きく分けて、基幹システム、業務系システム、情報系システムの3種類があります。

基幹システムは企業の事業の中心となるシステムです。会計や販売管理、在庫管理や生産管理、人事・給与といった業務が該当します。業務系システムは業務効率化のために導入されるシステムです。営業支援ツール、契約管理ツールなどがあります。情報系システムは社内の事務処理の効率化・自動化や、社内外のコミュニケーションを目的とするものです。

DXの推進のためにも、社内システムを導入する企業が増えています。しかし、残念ながら社内システムの導入には、失敗例も多いのです。せっかく開発しても、従業員にあまり活用されず放置されてしまう、使い方が浸透せず社内のサポート部が忙殺されてしまうといった事例が見られます。その結果、エクセルなどの旧来の方法で業務がおこなわれ続けることも少なくありません。

この記事では、あまり使われない社内システムが生まれてしまう原因と、その失敗を防ぐ方法を解説します。社内システムの開発や導入に際して、ぜひ参考にしてください。

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使えない社内システムが生まれる原因

社内システムの開発や導入に失敗する原因は、企業ごとにさまざまです。しかし、ある程度は共通する原因が見られます。ここでは、使えない社内システムが生まれてしまう原因のうち、代表的なものを3つ紹介します。

導入時の準備不足

社内システムを開発し、現場に導入するためには、入念な準備が必要です。準備不足が起こりやすいのは、必要な機能の選定、開発計画の設定、開発会社への要望の3点があります。

まず、必要な機能の選定です。実際に社内システムを使う現場の業務を、十分に確認しなければなりません。理想的な業務フローに沿った機能だけを実装しても、使いやすい社内システムは開発できないのです。現場の要望を汲みながら、システムの要件定義をする必要があります。

次に、開発計画が稚拙な場合です。社内システム開発に十分なリソースを割り当てられていない、開発期間の見積りが甘い、といったことが起こりえます。それでも無理に計画通りに開発を進め、導入を間に合わせようとすると、中途半端な社内システムしか出来上がりません。

そして、システム開発会社への要望の伝え方に問題がある場合です。コミュニケーションが不足し、開発会社が社内システムについて理解しきれていないままで開発を進めてしまうと、使いやすいシステムは作れません。事前に十分なコミュニケーションをとる必要があります。

複雑すぎるシステムの採用

完成した社内システムが複雑すぎる場合も、導入後に活用されにくい傾向があります。この失敗に多いのは、多すぎる機能を実装してしまうことと、対象とする業務範囲を広げすぎることです。

機能が多すぎると、結果として使いにくいシステムが出来上がってしまいます。また、教育コストや維持コストも膨らんでしまいます。

さまざまな機能があった方が高性能の社内システムになると考えると、失敗につながりやすくなります。社内システムの機能が多すぎると、使い方を覚えるのも大変です。機能はそれぞれ連携しているので、ごく一部だけを使えれば良いということはないのです。

多すぎる機能と同様に、対象業務を広げすぎることも、失敗する原因になります。社内の課題をすべて一度に解決しようと、社内システムの用途を増やしてしまうのです。

導入後サポート不足

社内システムは導入したら終わりではありません。社内システムを活用して業務を進める、運用こそが本番なのです。社内で実際に使ってもらい、浸透して定着させるためには、サポートが大切です。

毎日の業務の中で生じるさまざまな疑問や課題に対応しなければなりません。その担い手になるのが、社内のサポート担当と、社内システムを開発した開発会社のサポート窓口です。

社内の情報システム部や、各部門のITに強い人材を中心に、社内システム導入推進チームを構築するのが理想です。使い方がわからないときに対応してくれるメンバーが明確なら、新しいシステムも素早く浸透するでしょう。

もし社内に十分な人材がいなければ、システム開発会社のサポートを確認する必要があります。開発会社の選定時にサポート体制について検討が必要となります。

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使えない社内システムを生まないための方法

社内システムを開発し導入しても、実際に業務の効率化や生産性の向上につなげられなければ意味がありません。ここでは、使えない社内システムを生まず、社内システムの運用で成果を上げるために気をつけるべきポイントを解説します。

導入目的の明確化

まず、社内システムを導入する目的を明確にしてください。特に経営方針のレベルでは、導入目的が曖昧になることがあります。DXの推進、業務の効率化といった抽象的な内容を目的としたまま導入を進めてはいけません。

できるだけ具体的に、改善すべき業務内容を定めましょう。もちろん最終的には、DXによってビジネスに新しい価値を生み出すことを目指しても構いません。ただし、そこに至るには段階が必要です。デジタイゼーション、デジタライゼーション、DXの違いを意識して、各段階での目的を設定します。

また、具体的な目的を設定できれば、システム化する範囲も定義可能です。対象範囲を広げすぎて失敗することも防げます。

業務の洗い出しと標準化

社内システムの導入目的が定められたら、それを達成するための方法を検討します。そのためには、現状の業務を確実に把握することが必要です。業務の洗い出しと標準化を的確におこなわなければなりません。

この作業を、社内システム開発の担当や開発会社だけで進めると失敗します。関連する部署や、実際に社内システムを使うことになる社員を巻き込んで、実務的な話し合いを重ねます。実務担当者はルーチンワーク化している業務を深く意識していない場合もあるので、フローチャートなどを用いて可視化することも大切です。

また、実務担当者の要望を取り入れても、それが本当に課題を解決するものか検証も必要です。現場の担当者は、解決すべき課題と、自分が欲しいものを上手に説明できているとは限りません。担当者が入力の手間を省くシステムを欲しがったとしても、実はその前段階で入力されたデータを自動的に流用する機能の方が、より簡単に課題を解決するかもしれないのです。

業務内容に合った機能の構築

業務が把握できたら、その業務内容にとって必要な機能を検討します。特にシステム開発を外注する場合は、慎重に進めるべき工程です。システム開発会社は業務内容を深く理解しておらず、自社の担当はシステム開発に関して知識が足りないためです。

しっかり擦り合わせなければ、無駄に複雑な機能を構築することになってしまいます。必要かつ十分な最低限の機能を選べるよう注意しましょう。

ただし、ときにはシステムですべてのニーズを満たすことは諦めるべき場合もあります。機能ではなく運用方法でカバーすることや、システムに合わせて業務フローを変えることも検討してください。

もちろん社内システムの導入にともない業務フローが変更されるならば、現場への教育とサポートが欠かせません。

運用開始後と改善も想定

社内システムは最初から完璧なものを作ることはできません。実際に導入し運用を開始して、社内からのフィードバックを受けて完成度を高めていくのです。改善と効果測定を繰り返す体制を整える必要があります。

そのため、サポートや改善のためのリソースも必要です。システム開発を外注するならば、開発会社のサポート体制も確認してください。

また、社内システムのエラー対応や改善だけでなく、日常業務でのサポートも大切です。社内システムを扱う担当者全体に対して、研修やマニュアルなどを用意します。さらに作業に際して個別に使い方を教える担当者も必要です。研修やマニュアルなど以外にも、使い方がわからない場合にWEB上でヒントやプロダクトツアーなどを表示することでわざわざ担当者に聞かなくとも解決できるケースもあります。

社内システムは運用しながら会社全体に浸透させていかなければ、徐々に使われなくなってしまいます。その状態が続けば、結果として使えない社内システムが出来上がってしまうのです。

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会社全体の業務最適化を目指す

社内システムを開発する際には、全社的な視点で業務最適化を目指すことが大切です。社内ではすでに多くのシステムやツールが使われているでしょう。全体の構造を描かずに、新しく開発する社内システムのことだけを考えてしまうと、一貫性に欠けたものが作られてしまいます。

各部署で使われているシステムの連携が取れないと、データが分散や重複してしまい、運用・保守コストもふくらみます。もちろん業務効率化は進みません。

場合によっては、特定の社内システムを使わない方が、会社全体では業務効率が上がるという事態まで考えられます。そこで、会社全体の業務を見る必要があるのです。

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社内システムを活用してもらうための課題と対策

社内システムは開発時だけでなく、導入後にもさまざまな課題に直面します。特に全社的に認知され、使い方が浸透するまでが大変です。実際に運用を続け、社内にしっかり定着しなければ、本来の社内システム開発・導入の目的を達成できません。ここでは、社内システムの導入後、運用に際しての課題と、その対策を説明します。

慣れるまで時間がかかる

社内システムは新しいツールです。従来使っていたツールやソフトとは、UIや使い方が大きく変わる部分もあるでしょう。そのため、慣れるまでに時間がかかります。

現場で社内システムを使う担当者のITリテラシーはそれぞれ異なります。全員が社内システムを活用できるようになるまで、個々人に合わせた教育やサポートが必要です。

それまで使っていたツールとの差異が大きいほど、社内システムに慣れるまでの時間は長くなります。また、慣れるまでの間は、社内システム導入前よりも業務効率が落ちてしまうこともあります。それでも、より良い業務環境を実現するために、社内システムを浸透させる必要があるのです。

可能な限り理解しやすく使いやすい社内システムを設計しましょう。従来のツールやソフトに似せたり、連携できるようにしたりするのも有効です。

また、社内システムに慣れるまでの間は、サポート担当の人員を確保することも重要です。

使われなくなる場合がある

社内システムを導入しても、最悪の場合にはそのまま使われなくなってしまうこともあります。原因の多くは、十分な研修や教育、あるいは運用開始後のサポートが足りないことです。

慣れるまでの間の一時的な業務効率の低下に耐えられず、社内システムの使い方を覚えることを放棄してしまうこともあります。そもそも使い方を教えてもらえず、まったく操作できないということもあります。

このような事態を避けるには、繰り返し研修をおこない、常にサポートを続けることが必要です。社内システムには、定期的なアップデートや機能追加もあります。その際にも研修をおこないましょう。

また、社内システムが高機能すぎることも、使われなくなる原因の一つです。使いこなせれば非常に強力なツールでも、複雑で使い勝手が悪ければ敬遠されてしまいます。開発時にはシンプルで使いやすいシステムを目指しましょう。

業務ごとに複数の社内システムが導入されるのも、業務を複雑にする原因です。社内システムを開発する際は、既存のシステムへの追加だけでなく、置き換えたり統合したりできる部分がないかも検討してください。

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まとめ

社内システムを開発・導入することで、業務の効率化が図れます。しかし、社内システムの導入にはさまざまな課題があります。

自社の業務全体を俯瞰し、個別の業務フローを洗い出さなければなりません。そして必要にして十分な機能を設定し、開発します。さらに運用開始後には、業務担当者に使い方を浸透させ、社内システムを定着させることが重要です。これらの課題をすべて解決しなければ、使えない社内システムが生まれてしまうのです。

せっかくコストをかけて社内システムを開発しても、使われなければ意味がありません。社内システム導入後には慣れるまでに時間がかかることを意識し、使われなくならないように研修やサポートを十分に準備してください。

社内システムは正しく活用されれば、自社のビジネスを進化させ、競争力を強化することができます。ぜひ注意点を理解して、社内システム導入を成功させてください。

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本記事ではなぜ使えない社内システムが生まれてしまうのか、その原因と対策ついてご紹介しました。せっかく新しいシステムを導入しても利用し定着されなければ意味がありません。

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