勤怠管理システムとは

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤時間、労働時間、休暇取得日数などの労働状況を管理するためのツールです。残業や休暇の申請、シフト作成、労働時間の集計など、勤怠管理に関する業務を自動化・効率化できます。

勤怠管理システムは大きく分けて、自社サーバーで運用する「オンプレミス型」と、インターネット上のシステムを使う「クラウド型」の二種類です。セキュリティ上の理由からオンプレミス型を選ぶ企業も多いものの、リモートワークの普及などもあり、クラウド型の比率が高まっています。

労働基準法を遵守し、法改正に対応するためにも、勤怠管理システムの導入が有効です。ただし、導入には課題やコストも伴うため、迷っている企業や担当者も多いでしょう。

この記事では、勤怠管理システムのメリットとデメリットを解説します。自社の実情や課題を想定し、導入検討にお役立てください。また、おすすめの勤怠管理システムもご紹介しますので、あわせて参考にしていただけると幸いです。

また弊社の「Onboarding」は、WEBサービスの定着化を促進するために画面上で使い方のサポートが可能なノーコードツールです。勤怠管理システム導入の際に併せて社内システム向けの「Onboarding for employees」の導入を検討されるお客様も増えています。

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勤怠管理システムのメリット

ここでは、勤怠管理システムを導入するメリットを紹介します。勤怠管理業務を効率化し、正確な記録や集計ができることが主なメリットとして思い浮かぶでしょう。しかし、それだけではありません。労働環境全体や業務生産に関わるメリットが得られます。

勤怠管理業務を効率化できる

従来のタイムカードによる勤怠管理では、集計作業や給与計算などに多くの時間と労力が必要でした。勤怠管理システムを導入することで、これらの作業の自動化が可能です。

毎日の打刻データから労働時間が自動で集計され、残業や休日出勤時間なども処理されます。計算式は柔軟に設定できるので、企業ごとの独自の給与計算方法にも対応できます。

また、勤怠管理システムは休日申請などの機能があることも特徴です。申請や承認の手続きをオンラインで行えるので、素早く簡単になります。給与計算とも連携するので、人的な入力ミスや照らし合わせの手間も軽減されます。

これらの機能により、勤怠管理業務全体の効率化を実現できことが大きなメリットです。勤怠管理にかかる人員と時間、人件費の削減にもつながります。

法改正に従った勤怠管理ができる

勤怠管理システムは労働基準法や法改正に対応しているので、法律違反のリスクを大幅に軽減できるというメリットもあります。

例えば、残業時間はリアルタイムで管理され、規定値を超えそうな場合にはアラートで知らせてくれます。有給休暇の取得が不十分な従業員に、取得を促す通知を送ることも可能です。

また、昨今では働き方改革が意識され、法令の変更が頻繁に行われています。勤怠管理システムを使えば、機能が自動的にアップデートされるため、簡単に法改正に対応できることもメリットです。法改正への迅速かつ正確な対応は、企業のリスク管理にもつながります。

勤務時間を把握できる

勤怠管理システムはICカードやスマートフォンなどを利用して勤怠打刻をできるものもあります。リモートワークでの打刻や、働き方改革に求められる分単位での勤務時間計測にも対応できます。

さらに、勤怠管理システムでの残業申請や集計も可能です。残業時間は自動で計算され、申請内容と実際の労働時間との比較も簡単です。退勤時間が登録された残業申請やシフトと相違している場合、サービス残業の可能性も把握できます。

これらの機能により、管理者は計画通りに業務が進行しているかモニタリングできます。従業員にとっては働きやすい環境が構築できることもメリットです。

過重労働を防止できる

勤怠管理システムを利用すれば、従業員それぞれの労働時間をリアルタイムで把握できるため、過重労働を防げることもメリットです。管理者は労働時間が長い従業員に対して働き過ぎを避けるよう指示を出せます。

また、労働時間のデータから業務量を調節し、残業を減らす対策がとれます。もちろん、自社の規定や36協定に合わせて、残業や労働時間の上限設定が可能です。

タイムカードによる勤怠管理では、月の途中で従業員の労働時間を正確に把握することは困難です。そのため、気づかないうちに残業時間の上限を超えてしまうリスクがあります。勤怠管理システムなら、それを防止できるのです。

また、勤怠管理システムはデータを蓄積して分析できます。長時間労働になりがちな時期や部署、従業員を把握し、全社的な改善も可能です。

不正打刻を防止できる

タイムカードでの勤怠管理で発生していた不正を防止できることも、勤怠管理システムを使うメリットです。

勤怠管理システムでは、個人を特定できるICカードや社用携帯を打刻デバイスとして使用できるものもあります。リモートワークや出張時にも、GPS情報を併用した記録が可能です。

また、打刻データはシステム上に保管されているので、修正には上司の承認が必要です。元のデータと修正したことの記録も残ります。

これらの機能により、従業員による残業時間の変更、他人の代理打刻、遅刻の隠蔽などの不正を減らせます。

給与計算も効率化できる

勤怠管理システムを導入すれば、労働時間の管理だけでなく、給与計算も効率化できます。

まず、従業員それぞれの労働時間が自動で集計されます。残業や深夜労働、休日出勤など、特定の時間帯の労働時間を別途集計することも可能です。そして、給与システムと連携し、給与計算の自動化・効率化もできるのです。

給与の計算方法が変わる時間帯ごとに計算式を設定できるので、自社の規定に合わせて給与を自動計算できます。データの集計ミスや転記ミスがなくなり、抜け漏れの確認も不要です。

▼こちらもおすすめ
『勤怠管理の入力ミスの原因と対策は？入力ミスで生じるリスクも解説』

勤怠管理システムのデメリット

勤怠管理システムを導入する際には、デメリットも把握しておく必要があります。ここでは、勤怠管理システムの主なデメリットと、導入する際に起きやすい失敗を紹介します。

導入に工数がかかる

勤怠管理システムを導入する際、初期設定作業に工数がかかることはデメリットとなります。導入当初は細かい設定がされていないので、自社の就業規則や勤務体系に合わせた初期設定が必要なのです。

そのためには、従業員ごとの雇用形態や勤務形態を洗い出し、勤怠ルールを定義しなければなりません。勤務時間やシフト形態、有休付与のルール、集計項目などをすべて設定します。

また、従業員にシステムの使い方を指導するための時間も必要です。導入には余裕を持ったスケジュールが求められます。もし自社のみでの導入や運用が難しい場合は、外部のサポートを受けることも選択肢の一つです。

運用にコストがかかる

勤怠管理システムの導入と運用にコストがかかることもデメリットです。タイムカードなどでの管理に比べて、高くなる傾向があります。

クラウド型の勤怠管理システムの場合、月額料金は1人あたり数百円からと比較的安価です。ただし、従業員数が多いと、ランニングコストが大きくなる点には注意が必要です。

オンプレミス型は、初期コストはかかるものの、月額コストは保守費用のみとなることもあります。そのため、大企業ではオンプレミス型の方がクラウド型よりコストを抑えられる可能性があります。ただし、オンプレミス型ではアップデートの際に改修費用が必要です。

費用対効果が分かりにくい

勤怠管理業務を効率化することで削減される作業時間のコストと、勤怠管理システムを導入・運用するコストを比較し検討することが重要です。しかし、費用対効果を計算しにくい点も、勤怠管理システムのデメリットです。

勤怠管理システムは売上に直接貢献するものではありません。導入後に削減できる作業時間、長時間労働の防止による生産性の向上、企業のイメージアップなど、さまざまなメリットはあるものの、数値化しにくいのです。そのため、勤怠管理システムの必要性を理解してもらえないこともあります。

自社の規則に対応できないことがある

特にクラウド型の勤怠管理システムでは、ある程度設定できる範囲が決まっていることがデメリットとなる場合もあります。もしイレギュラーな勤務形態を採用しているなら、導入する際に勤怠管理システムが対応できるか、十分検討する必要があるのです。

例えば、フレックスタイム制や裁量労働制、夜勤シフトなどがあります。外回りが多いのに、固定型の打刻機しか利用できなくても不便です。

もし対応できない部分があれば、手作業や運用でカバーするか、システムのカスタマイズをすることになります。その場合には追加コストも発生します。

使い方を浸透させるのが難しい

勤怠管理システムの導入時には、従業員に使い方を教え、浸透させる必要があります。慣れている従来の方法から新しい方法に切り替えるための、手間や反発が生まれるというデメリットを覚悟しなければなりません。

特に、勤務体系が複雑でイレギュラーな記録が発生しやすい企業では注意が必要です。デジタルシステムの操作に不慣れな従業員がいれば、使い方の研修も用意しましょう。

また、勤怠管理システム自体の故障やエラーも発生します。正確な運用を続けるためには、トラブルに素早く対処できる人員やサポートが欠かせません。

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勤怠管理システム導入時の失敗例

ここでは、勤怠管理システムの導入時に多く見られる失敗例を紹介します。よりスムーズに効果的に勤怠管理システムを活用できるよう、導入時に注意すべきポイントを把握してください。

他のツールと連携できなかった

勤怠管理システムは、単体で使っても十分な効果が得られません。単体では、タイムカードでの管理に比べて、集計が自動化される程度の改善に留まってしまいます。そこで、他の社内システムやツールとの連携が重要です。勤怠管理システムのデータを、シフト管理やプロジェクト進捗管理、給与計算などにも活用するのです。

しかし、勤怠管理システムと既存の社内システムが連携できない場合があります。自動的にデータのやり取りができなかったり、システム間のフォーマットが合わなかったりすると、手作業が必要になってしまいます。業務の効率化はおろか、作業が増えてしまう場合もあるのです。二度手間になるなら、使う意味がなくなります。

このような失敗をしないために、勤怠管理システムを選ぶ際は、既存の業務システムとの連携や将来的な拡張性も考慮してください。

自社の勤務体系に合わなかった

導入した勤怠管理システムが、自社の就業規則や勤務体系に対応できないという失敗例も多く見られます。特に、勤務時間、集計項目、有休や各種休日休暇の付与ルールの確認が大切です。正社員や契約社員だけでなく、アルバイトや出向社員などの勤務体系にも注意しましょう。

適切な勤怠管理システムを選ばなければ、対応できない業務を手作業で行うことにもなります。打刻修正や集計時の修正が多くなると、勤怠管理システムは使わずに後から修正するという運用方法になってしまい、システムの価値がなくなります。

もしくは、システムをカスタマイズして、自社の環境に合わせることも可能です。ただし、その場合は追加費用が発生します。初期コストを抑えることを意識しすぎて、機能が不足したシステムを選ばないようにしてください。

使い方が難しかった

勤怠管理システムは、実際に社内で運用できなければ意味がありません。従業員全員が問題なく使え、定着するためには、使いやすさとサポートが重要です。

特に、使い方が難しいと浸透せず、システムを導入した意味がなくなってしまいます。勤怠管理システムを導入するだけはなく、従業員が使いこなせるようになるまでマニュアル作成や研修をおこなう必要があります。

操作性を確認するために、無料トライアルなどを利用するのもおすすめです。社内全体で使いやすさを確認し、課題や不満点の解決方法も調べることで、導入の失敗を防ぐことができます。

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おすすめのクラウド型勤怠管理システム

ここでは、おすすめの勤怠管理システムを紹介します。ここまで見てきた勤怠管理システムのメリットやデメリット、導入時の注意点をふまえ、自社に合ったシステムか、検討してください。

Salesforce（※TeamSpiritアプリ連携）

Salesforce（セールスフォース）は、情報を一元的に管理・共有するためのプラットフォームです。社内の情報管理が可能で、勤怠管理にも使えます。

また、Slaesforceプラットフォームで提供されているチームスピリットを連携することで、さらに勤怠管理を自動化・効率化することができます。

チームスピリットでは、複雑な集計作業や労務管理を簡単におこなえます。また、幅広い規模や業種の企業で使われている実績があるので、勤務体系への対応力も十分です。

そして、さまざまなシステムとの連携も可能なので安心です。チームスピリットの工数管理や経費精算と組み合わせたり、多くのSalesforceのアプリと連携させることで、バックオフィス業務全体にも活用できます。

▼Salesforceについて詳しい記事はこちら

『保存版│Salesforceの使い方と失敗しないための導入・活用方法を解説』

kintone （※タイムカードアプリ連携）

kintone(キントーン)は、ビジネスアプリを作成するクラウドツールです。複雑なプログラミングの知識がなくても、企業内のデータを一元管理し、さまざまな形で活用するためのシステム構築が可能です。

また、kintoneでは、業種や業務ごとにあらかじめサンプルアプリが100種類以上用意されています。勤怠管理システムとしては、「タイムカードアプリ」があります。

タイムカードアプリでは、勤務の記録・申請・管理が可能です。勤務時間の自動計算、スマホでの申請・承認、ICカードとの連携など、基本的な機能がそろっています。

また、kintoneの他の機能との連携も可能です。給与計算やプロジェクト管理、勤怠管理を中心とした社内SNSなどと組み合わせ、さまざまな業務を効率化できます。

▼kintoneについての詳細はこちら

『【徹底解説】kintone（キントーン）とは？機能から業務DX化のための活用方法も！』

HRMOS勤怠

HRMOS勤怠は、クラウド型の勤怠管理システムです。特にベンチャー企業での活用を想定し、開発されています。そのため、多様な働き方に対応しています。ICカードやWeb上での打刻の他、SlackやLINEなどを使った打刻ができることも特徴です。

また、Web給与明細機能、年末調整機能、日報機能、稟議機能などのオプションも用意されています。

利用人数が30人以下なら無料で使えることも特徴です。31名以上でも、1人あたり月額100円（税抜）と、非常にリーズナブルな料金設定になっています。

rakumoキンタイ

rakumoキンタイは、Google Workspaceと連携できる勤怠管理システムです。また、シンプルな画面構成で使いやすいため、社内に定着させやすい点も特徴です。

出退勤管理、休暇・残業管理、労働時間の集計など、基本的な機能が備えられています。簡単に勤怠管理業務を自動化・効率化させられます。

また、rakumoキンタイは業務DXツールのrakumoシリーズの一つです。そのため、他のツールと連携させることで、多くの業務を効率化できます。

さらに、Google Workspaceのアドオンツールとして、グループウェア機能の拡張と業務効率化も実現できます。

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まとめ

勤怠管理システムを活用すれば、打刻の正確な記録や、労働時間の自動集計などが可能です。その情報を活用し、勤怠管理業務だけでなく、給与計算などの他の業務も効率化できます。

その他にも、残業時間をリアルタイムに把握することで過重労働を防止したり、最新の法改正を遵守した働き方を実現したり、多くのメリットが得られます。

ただし、導入時には注意も必要です。自社の勤務体系や給与計算方法などの需要に合ったシステムを選ばなければ、限られた機能しか使えず、期待した効果が得られません。

そして、タイムカードなど従来の方法から勤怠管理システムへの移行時には、全社に使い方を浸透させる必要があります。正しい使い方がわからない従業員がいると、勤怠記録漏れが発生してしまいます。

打刻が便利になる、申請が楽になる、サービス残業がなくなるなど、従業員のメリットを周知することも大切です。研修やサポートを十分に行い、勤怠管理システムを最大限効果的に活用してください。

勤怠管理システムのWEB画面上で簡単に使い方サポートできるノーコードツール

勤怠管理システムを活用すれば、柔軟な働き方をサポートできると同時に、バックオフィス業務の負担を減らすことが可能です。しかし、使い方が浸透せず正しくシステムを使ってもらえなければ、労力をかけて導入したシステムも無駄になりデメリットにもなってしまいます。

弊社が提供する「Onboarding」は、WEB画面上でユーザーに適切なタイミングで使い方を導くノーコードツールです。

Webサービスにタグを一行入れるだけで、ローコード・ノーコードで簡単に利用できます。「プロダクトツアー」「ヒント」「ポップアップ」のガイド表示でユーザーを導き、エンジニアのリソースを削減しながらユーザーの使い方をリアルタイムでサポートすることがが可能です。

勤怠管理システムを導入したもののうまく活用されず困っている、これから勤怠管理システムを導入したいがデメリットは初めから対策を打っておきたい…そんな方はぜひお気軽にサービス資料をお問い合わせください。

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