kintoneはプログラミング不要で業務改善アプリが作成できるツールです。そのため社内の各部門にあったアプリを簡単に作成・活用できることがポイントです。本記事ではそんなkintoneの機能や活用方法、メリットや料金についてご紹介いたします。

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kintoneとは

kintone（キントーン）とは、クラウド型の業務アプリ開発プラットフォームです。プログラミング不要で、開発の専門知識がなくても業務改善のためのアプリを作成できます。主に、日報・進捗管理・お問い合わせ管理・顧客管理などの用途に使われています。社内で情報を共有し、業務プロセスを自動化するのが得意分野です。

また、コメントなどの機能を通じて社内SNSとしても活用できます。さらに、外部システムとの連携が可能なことも特徴です。IT担当でなくともアプリを作成でき、業務のDX化が進められるサービスです。その使いやすさと機能から、累計30,000社以上が導入しています。

（参照：kintone「はじめて方へ。キントーンとは？」）※2023年9月時点

kintoneを開発・提供するサイボウズとは

kintoneを開発・提供しているのはサイボウズ株式会社です。1997年に創設されました。企業などの組織内で使われるグループウェア市場では国内トップクラスのシェアを持っています。

主なサービスに、グループウェアの「サイボウズOffice」や「Garoon」、メールアプリ「メールワイズ」などがあります。kintoneは2011年にサービスを開始しました。

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kintoneでできること

kintoneは業務アプリ開発プラットフォームです。しかし、具体的にどのようなものなのかイメージしにくい方もいると思いますので、こではkintoneでできることをご紹介します。

アプリを作成して業務を仕組み化

kintoneでは、作成した業務システムをアプリと呼びます。アプリのひな形となるテンプレートが、業務ごとに100種以上用意されているので、作成も簡単です。テンプレートを少しカスタマイズすれば、自社の業務プロセスにあったアプリが作成できるのです。

そして、アプリを使うことで、業務プロセスを仕組み化できます。例えば、問い合わせ内容を共有し、対応の割り当てを自動化するといったことが可能です。また、情報共有、通知、承認機能を使えば、社内での処理工程がスムーズに素早くなります。

（参照：kintone「基本機能 アプリ」）

膨大なデータを一元管理し共有

kintoneのアプリには、データベース機能が備えられているので、データの蓄積・検索が可能です。そのデータに対してコメントを書き込むこともできます。

データはクラウドに保管できるので、webを通じリアルタイムで共有可能。さらに、グラフやチャートに変換して表示できるので、視覚的な理解や説明も簡単です。

また、kintoneはExcelファイルをもとにアプリを作成することもできます。Excelファイルでのバージョン管理は煩雑になりやすく、部門やチームごとにデータが細分化されがちです。それら社内のデータを集約して一元管理できるのです。

社内SNSとしてコミュニケーションの活発化

kintoneは社内のコミュニケーションツールとしても活用可能です。

作成した業務ツールやデータベースアプリで、資料を共有し、コメント機能を通じてチャットのようにコミュニケーションが取れます。また、掲示板やSNSのような投稿スペースも作成できます。これらの機能により、社内SNSとしても使えるのです。

さらに、ゲストスペースを設けることで、社外の人も招待できます。プロジェクトなどの必要に応じて、社内外で情報共有やコミュニケーションも可能です。

業務をDX化して業務効率を改善

DXは、Digital Transformationの略語です。主に、これまでアナログで処理していた業務をデジタル化して、効率を高めることを指します。

また、DX化によってユーザー体験も進化し、顧客満足度が向上することも効果の1つです。さらに、新しいビジネスの創出や、既存事業にイノベーションをもたらすことも期待されています。

アナログからデジタルに移行するには、新しいツールやテクノロジーの導入が必要です。その過程に、kintoneが広く使われています。

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kintoneの活用方法

kintoneでは、さまざまなアプリを作成して業務に活用でき、分野や部門ごとに適した幅広いアプリが作れます。代表例を見てみましょう。

顧客・案件管理

顧客管理アプリや案件管理アプリが簡単に作成できます。また、全社でフォーマットを統一できることも重要な点です。従来は部門や個人ごとに管理していたデータを集客することで、属人化や多重管理をなくせるのです。

そして、顧客と案件のデータを紐づけて管理することもできます。案件情報と、その案件に関わる顧客情報をつなげ、さらに受注の頻度や金額、活動履歴までを記録できるのです。プロジェクト内で多くの顧客と名刺交換をした場合でも、コミュニケーションや案件の内容とともに記録できます。集約した情報を社内で共有することで見える化を促進し、情報を活用する幅も広がります。

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勤怠管理

kintoneにはサンプルアプリという、すぐに使えるアプリも用意されています。その代表例が勤怠管理アプリ「タイムカード」です。

勤務の記録・申請・管理の一元化が可能です。アプリで各従業員が出勤時刻・退勤時刻を記録でき、勤務時間・残業・休憩時間も自動で計算されます。

また、申請や承認、コメント機能もあるので、このアプリで勤怠管理業務を完結できます。もちろん、従業員ごとの月別集計も自動化でき、CSVファイルでの書き出しも可能です。

アプリなのでオフィスからだけでなく、web上でアクセスできることも特徴です。そのため、テレワークでの勤怠管理もスムーズに行えます。

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日報管理

kintoneのデータベース機能、コミュニケーション機能、他のアプリとの連携を組み合わせることで、日報管理を進化させられます。

まず、フォーマットを統一し、情報を一箇所に集めることで、業務全体を見える化できます。業務フローや成果などのグラフ化もできるので、日々の活動を振り返ることも簡単です。

そして、コメント機能を使って、日報を読んだ人からフィードバックを受けることもできます。さらに、読んでほしい人がいれば、メンションでの通知も可能です。日報がコミュニケーションのベースになるのです。

また、案件管理アプリと連携すれば、日報と業務を結びつけられます。日報上でも案件やタスクのステータスを管理したり、日報から見える顧客フォローやタスクの抜け漏れを防止するためにリマインド通知したり、さまざまな用途に使えます。

社内ポータル

kintoneはデータの集約と活用が得意分野です。そのため、社内ポータルとして使うことで、業務を大きく効率化できます。

社内のファイルや日々のコミュニケーションをすべて集約して、データベース化することが可能です。プロジェクトごとにメンバーとのやりとりや進捗を管理し、資料とリンクさせられます。議事録にも参加者や案件を紐づけて、タスク管理までの一元化が可能なのです。

情報の管理において、抜け漏れや多重管理化を防げます。また、そのまま共有できるので、属人化や処理忘れも防止できます。

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kintoneを使うメリット

グループウェアや社内ポータルシステムとして、多くのサービスが開発・提供されています。その中でkintoneを使うメリットには、どのようなものがあるのでしょうか。

自社の業務に合ったアプリを作れる

kintoneでは、非常に幅広い種類のアプリを作れます。また、多くの企業で共通して使われるアプリはテンプレートとして用意されているので、すぐに作成できます。例えば「顧客管理」「日報」「案件管理」といったものです。

さらに、アプリのカスタマイズ性の高さも特徴です。テンプレートを元に、自社の業務に合った形に使いやすくカスタムできます。そのため、自社の業務にぴったり合った仕様のアプリを作成できるのです。

コードを書かずに業務用アプリが作れる

kintoneは自社の業務に合わせたアプリが作れるとともに、プログラミングの知識がなくても誰でもアプリを作れることが大きなメリットです。

アプリを作る際に特別なスキルが必要となると、別の部門の人が関わる必要が生じてしまいます。その点kintoneなら、業務を詳しく把握した部門の従業員が作成するからこそ、自社の業務にぴったりのアプリを作れ、全社的な業務改善が可能となるのです。

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アプリの作成・運用コストが安い

アプリの開発には通常多額のコストがかかります。社内に専門の開発部門があれば、その部門の担当者の人件費のみでアプリ作成・運用も可能でしょう。しかし、多くの企業には開発専任者はいません。そのため、担当者を置き、外部のシステム制作業者に発注することとなります。

その点、kintoneは専門の知識やスキルを持たない人でもアプリを作成できます。そのため、開発コストを非常に低く抑えることができます。

また、kintoneはランニングコストが安いこともメリットです。利用するユーザー数によって料金は異なりますが、月額数千円から数万円で利用できます。コストを抑えた業務改善が可能です。

複数のアプリ間でデータを共有できる

kintoneで作成した複数のアプリ同士を連携させて、データを共有できることもメリットです。

部門ごとに別々のシステムやツールを使っていると、情報もそれぞれ別々に蓄積されます。ばらばらの情報は活用しきれず、連携には手間がかかります。

社内のすべての部門で使用するツールを統一するのが、解決方法の1つです。しかし、部門ごとに業務は異なるので、同じツールを導入すると使いにくい部分が出てしまいます。

その問題を、部門ごとに業務に適したアプリをkintoneで作成することで解決できます。それぞれの業務に合ったアプリなので使いやすく、蓄積されたデータはkintoneアプリ同士なので連携・共有できるのです。部門ごとの業務改善だけでなく、全社的な情報共有と活用の効率化を両立させられます。

Excelベースでの業務フローを改善できる

kintoneは、Excelファイルを読み込むだけでもアプリを作ることができます。それによって業務改善できることも大きなメリットです。

さまざまな業務フローにExcelを使っている企業は少なくありません。進捗管理、顧客管理、売上集計など、非常に多くのExcelファイルがあるでしょう。

しかし、Excelでの管理では不便な点も生じます。ファイルを共有する際にメールで送り合っていると、バージョン管理が煩雑になります。また、ファイルが大きくなると処理に時間がかかることも問題です。あるファイルが別のどのファイルを参照しているかわからなくなることもあります。

これらの問題は、kintoneアプリでの管理に置き換えれば解決できます。データの蓄積と連携、共有が簡単なのです。また、マクロを組まなくても、アプリなら自動処理も埋め込めます。

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kintoneの基本的な機能と使い方

kintoneの導入から運用まで、基本的な手順を紹介します。

（参考URL：kintone「アプリを作成する方法」）

アプリを作成する

kintoneを使うには、まずアプリを作成する必要があります。アプリの作成方法は、大きく分けて以下の3つです。

①サンプルアプリから作成する

kintoneには「サンプルアプリ」が用意されています。サンプルアプリをそのままの形で使うこともできます。最も簡単にアプリを作成する方法です。

多くの場合は、サンプルアプリを元に、画面の構成や入力フォームの項目をカスタムして利用します。自社の業務に合わせることで、より使いやすく、業務を効率化できます。

②ExcelやCSVを読み込んで作成する

kintoneでは、エクセルやCSVのファイルを読み込むことでもアプリを作成できます。

ファイルを読み込めばデータを取り込んでくれるので、非常に簡単にデータベースアプリが作れます。Excelファイルの情報を追加・変更する機能を加えることも可能です。

③自分でデザインして作成する

サンプルアプリを使わず、1から自分で作成することも可能です。この場合も、プログラミングの知識は必要ありません。画面上でフォームなどの必要な要素をドラッグ＆ドロップして配置するだけで、アプリを構成できるのです。

データを入力・集計・閲覧する

アプリを作成したら、実際にデータの管理・運用の開始です。手元のデータをアプリで共有し、活用できます。

また、Excelなどと同じく、データの集計やグラフ化も可能です。アプリに集計方法や分析手順を設定しておけば、自動化できる業務もあるでしょう。そしてアプリはクラウド上で共有できるので、ファイルをやりとりすることなく、どこからでも閲覧できます。

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共有・コミュニケーションをとる

アプリで情報を共有した後は、その情報を土台にしてコミュニケーションをとることも可能です。

例えば情報にコメントをつけてメンバーに通知できます。チャット機能もあるので、複数のメンバーでの議論もできます。掲示板にそれぞれの進捗状況を投稿し、情報を共有するのも便利です。

チャットツールを使いながら情報や資料は別のサーバーに保存されていたり、メールに要件を書いてファイルを添付したりといった手間がなくなります。バージョン管理やリンク切れといった問題も解消されます。

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kintoneのもっと便利な使い方

kintoneは拡張性も持ち合わせています。さらに便利な使い方を紹介します。

プラグイン・JavaScriptでカスタマイズ

kintoneには「キントーン専用拡張機能サービス」が用意されています。作成したアプリにプラグインを組み込むことで、JavaScriptなどを利用して機能を追加できるものです。

プラグインは設定画面で使いたいものを読み込むだけで組み込めます。ここでも、特別なプログラミングの知識はいりません。

拡張機能は200種類以上用意されており、幅広い業務効率化を実現できます。複数のプラグインを組み合わせて使うこともできるので、自社の業務改善をさらに進められるのです。

外部システムとの連携

アプリはAPIを利用することで、外部サービスとの連携も可能です。電子契約サービス・ファイル管理サービス・カレンダー・メールなどのクラウドサービスと連携し、さらに効率を上げられます。

また、基幹システムとも連携可能です。各部署でkintoneアプリを作成・運用し、入力されたデータを基幹システムに自動で取り込む、といった使い方もできます。日常業務ではコンパクトで軽いkintoneアプリが使える、基幹システムには直接触らないためセキュリティを高められる、といった効果も期待できます。

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モバイルでの使用

kintoneはクラウドサービスなので、社内のネット環境からだけでなく、外出先からでも接続可能です。

もちろんスマートフォンやタブレットからでも使えます。また、モバイル環境で利用する際は、画面のレイアウトなどが自動的にデバイスに最適化されます。それぞれの環境に合わせたアプリを作成する必要はありません。

モバイル接続の際のセキュリティを高めることも可能です。BASIC認証などの基本的なセキュリティは標準で備えられています。さらに、クライアント証明書を使って接続元を認証するオプションなども用意されています。

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kintone導入時の注意点

kintoneは業務の効率化やDX化を手軽に実現できるサービスです。しかし、特質上苦手なこともあります。kintoneを利用する上での注意点を見てみましょう。

アプリによっては管理が大変になる

kintoneは複数のアプリを連携させられますが、大規模なアプリの作成や運用には向いていません。1つのアプリのデータ量は最大100万レコード程度が限界で、それ以上になると不具合が発生する恐れがあります。そのため社内のデータ量によっては、すべてを1つに詰め込んだアプリは作成できないかもしれません。

また、アプリ同士の連携にも注意は必要です。kintoneを使えば部門ごとチームごとにアプリを使って業務改善できますが、連携に漏れがあるとデータの同期に齟齬が発生してしまいます。

適切な数の、業務を漏れなく重複なくカバーするだけのアプリを、作成・運用する必要があるのです。アプリの数が増えたら、システム全体を統率し管理する担当者を設定することがよいでしょう。

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用途によっては専門知識が必要

kintoneはドラッグ＆ドロップのみで、簡単に基本的なアプリを作成できます。とはいえ、アプリの作成時に設計を誤ると、データベースの構造が混乱し、アプリの動作にも問題が生じます。

そのため、プログラミングの専門知識はなくとも、最低限の知識はあった方が無難でしょう。具体的には、インターフェイスの設定や連携の考え方、データベース設計の基礎知識などです。社内にスキルを持った人がいれば監修をお願いし、いなければ外部にサポートを依頼するのがおすすめです。

拡張機能を利用するとコストが増す

kintoneは幅広い業務の効率化に利用できます。しかし、社内のすべての業務をkintoneのみでDX化するのは現実的ではありません。また、基幹システムや会計システムなど、kintone導入以前から利用しているシステムをすべて置き換えるのも無理があるでしょう。

そこで、kintoneとその他のシステムを連携させる必要が生じます。そのためには多くの機能拡張を利用しなければなりませんが、その分だけアプリの作成・運用・管理が大変になります。

併用するシステムと正常に連携されているか確認が必要です。また、kintoneアプリだけを更新するとエラーが起こることもあります。そのため、管理担当者を置くことがおすすめです。

結果として業務は増え、運用コストは上がります。業務改善結果との費用対効果を考え、活用領域を設定しなければなりません。

現場の意見を反映させることが大切

kintoneは現場の業務プロセスに合わせて運用した方が、より高い効果を得られます。そのためには、現場の要望を吸い上げ、フィードバックを受けながら運用することが必要です。

そこで、導入目的について社内での目線合わせが必要になります。現場からの業務改善方法の提案、アプリの改善案などを積極的に取り入れることが重要です。つまり、社内のシステム担当者と現場担当者の考えの擦り合わせです。

また、kintoneについて詳しい知見を持った専門家のアドバイスも効果的です。必要に応じて技術的な支援も受けられるため、導入をスムーズに進め、より高い効果を生むことが可能となります。導入失敗のリスクも最小限に抑えられるので、外部の専門家の活用も検討してください。

kintoneの使い方が浸透せず利用が定着化しない

せっかく導入しても使い方が浸透せずなかなか利用が定着化しないというケースもあります。そうならないために前述のように現場の意見を反映させて導入したり、使い方がわからない際のマニュアルの用意なども重要です。

マニュアル作成は都度更新が必要になったり、マニュアルを読むこと自体が億劫になる可能性もあるので、WEB画面上で使い方をサポートできるチュートリアルやヒントなどガイドツールもあわせて導入すると利用の定着化を促進することができます。

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kintoneの料金プラン

kintoneには、スタンダードコースとライトコースの2つのプランがあります。基本料金は、以下の通りです。

・スタンダードコース：1ユーザーあたり月額1,500円

・ライトコース：1ユーザーあたり月額780円

スタンダードコースはアプリを1,000個まで作成できます。ライトコースでは200個までとなっています。ただし、データ容量、ゲストユーザーの数、セキュリティなどによって金額が変動します。詳しくは公式サイトをご覧ください。

※2023年9月時点の情報です。最新の料金詳細は公式ホームページをご確認ください。

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まとめ

本記事では、kintoneの概要や活用方法、注意点などについてご紹介しました。

kintoneはプログラミング不要で業務改善アプリが作成できるツールです。そのため各部門の担当者が業務に合ったアプリを簡単に活用できます。しかし、多くのアプリを作成すると、管理が難しくなることは注意点です。また、最低限の知識がなければ、作成したアプリ自体に不具合が生じるリスクもあります。

活用する領域を明確にし、注意すべきポイントを知ることで、効率よく導入・運営が可能です。導入をご検討ならば、ぜひ参考にしてみてください。

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＜導入前の課題＞

・社内システム移行に伴う開発工数の増加

・従業員への案内、問い合わせ対応等の作業的負担

＜導入による成果＞

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