マニュアルとは、商品やサービスの使用方法・社内の業務手順、さまざまなプロセスの標準化など、情報を明確かつ効果的に伝えるために不可欠なドキュメントのことです。

しかし、質の高いマニュアルを一から作成するのは思いのほか時間がかかる作業であり、マニュアル作成を検討中だがどこから手を付けていいかわからない…という方も多いのではないでしょうか。

そこで今回の記事では、Wordを活用し、効率的にマニュアルを作成するためのポイントや作成時の注意点、実際の作成に使用できるテンプレートサイトをご紹介します。ぜひご一読ください。

また弊社が提供するOnboardingは、Web画面上で操作方法や使い方のサポートが可能なノーコードツールです。

マニュアルと併用してご活用頂くことで、社員の不明点をリアルタイムで解消することができ、業務効率化・生産性向上に繋げることができます。

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Wordを用いてマニュアルを作成するメリット

編集がしやすい

Wordは直感的なインターフェースと豊富な編集機能を提供しており、テキストや画像だけでなく、図表の挿入、レイアウト変更も簡単に行うことができます。

自動スペルチェックや文法チェック機能により、誤字や文法の間違いを即座に修正することもでき、時間を節約しつつ品質の高いマニュアルを作成できます。

また、変更履歴機能を使用することで、編集過程を追跡し、必要に応じて以前のバージョンに戻すことも可能です。これらの機能は、ユーザーがより簡単にマニュアルを作成できるようにするだけでなく、作成の効率化と質の向上に大きく寄与することができます。

チームで協働しやすい

Wordの提供する共有機能により、チームメンバー間でのドキュメントの共有、共同編集を簡単に行うこともできます。

OneDriveやSharePointを活用することにより、クラウド上でリアルタイムにドキュメントにアクセスし、複数人で同時に作業を行うことも可能です。

また、コメント機能を使用して相互にフィードバックを行い、改善点を指摘・共有し合うことで、チーム全体の作業効率とドキュメントの質を高めることもできるでしょう。これにより、時間や場所の制約を超えた協働を実現することも可能になります。

互換性が高い

Wordは世界的に広く使われており、そのファイル形式（.doc、.docx）はほとんどのコンピューターシステムやデバイスでサポートされています。

そのため、作成したマニュアルを幅広い受け手へ配布がしやすいだけでなく、問題なくアクセスしてもらうことも可能です。

また、PDFやHTMLなど、様々な形式にエクスポートする機能も備えており、さまざまなニーズに応じた形でドキュメントを簡単に提供できます。この高い互換性は、社員や顧客など大多数が閲覧するマニュアルの利便性を大きく向上させることができるでしょう。

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Wordを使ったマニュアル作成時の注意点

書式を統一する

Wordでマニュアルを作成する際、書式設定を統一することで、読者にとって見やすい資料になるだけでなく、読み手の理解を助けることができます。

また書式を整えておくことで、マニュアル全体に統一感が生まれ、プロフェッショナルな印象を与えることもできるでしょう。

実際に編集する際は、スタイル機能を活用して、文書全体で使用するフォント、サイズ、色を保ち、見出しの階層を統一していきます。

このように、マニュアル全体に一貫性を持たせることで、特に長い説明が必要な内容や多くの人が参照するマニュアルにおいて、読みやすさと理解のしやすさに大きく貢献できるでしょう。

画像や図表を適切に使用する

マニュアルにおける画像や図表の使用は、複雑な内容を視覚的に表現することができるため、読み手の理解を促進する際には効果的な方法です。

図表は情報をわかりやすく簡潔にまとめ、読者がデータを迅速に理解できるものです。テキストの補完となる適切な図表を選択すると良いでしょう。また、すべての視覚的要素には、文書内の関連するテキストを参照するキャプションや説明文を付け加えることも重要です。

しかし、画像や図表の多用は時に理解を妨げる要因ともなりえます。活用が求められるシーンを見極め、利用者の目的に沿った説明を行えるよう、しっかりと検討しながら作成を進めると良いでしょう。

▼マニュアルとあわせて活用したい、ノーコードツールとは？

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Wordテンプレートでマニュアルを作成する際のポイント

ニーズに合ったテンプレートを選択する

マニュアル作成において、作成目的に適したテンプレートを選択することは、非常に大切です。

Wordにはさまざまなシーンに対応するテンプレートが幅広く用意されており、目的やターゲットに応じて適切なものを選ぶことが重要です。

例えば、技術的なマニュアルにはシンプルでクリアなテンプレートを、一般消費者向けのガイドにはより視覚的に伝えやすいテンプレートを選ぶことで、内容をより効果的に伝えることができるでしょう。

情報を整理し必要な情報に辿りやすい構成にする

マニュアル作成の際には、情報を適切に整理し、ユーザーが求める情報に簡単にアクセスできるような構造を整えることも大切です。

Wordテンプレートを使用する際は、各セクションで取り扱う内容を明確にし、関連情報が適切に表示されるように配慮しながら作成していきます。

この際、目次・見出し・サブヘッダーを活用して、情報の階層を作り、読者が直感的にナビゲートできるようにします。また、重要な情報や操作手順は強調表示し、視覚的な要素を使用して注目しやすくすることで、マニュアルの利用効率を高めることができるでしょう。

自社のブランドカラーやロゴに合わせてカスタマイズする

Wordテンプレートを用いてマニュアルを作成する際、テンプレートの構造やデザインを活用しつつも、企業のブランドイメージを反映させることも大切です。

Wordテンプレートのカラー、フォント、レイアウトを自社のブランドカラーやロゴに合わせてカスタマイズすることで、マニュアルは単なる指示書ではなく、企業を体現するツールとなります。

また、カスタマイズされたテンプレートは別のシーンにおいても活用が可能なため、今後の文書作成作業の効率化にも寄与できると考えられます。

統一されたブランドイメージは、ユーザーに安心感を与え、企業の信頼性を強化することもできるため、テンプレートを活用しながらも、適宜企業に合わせてカスタマイズしていくと良いでしょう。

▼あわせて読みたい

『パワポで簡単！マニュアル作成のコツとは』

『作ったマニュアルが読まれない？その理由や改善方法とは』

すぐに使える！Wordテンプレートサイト

Bizroute

Bizroute はビジネス文書の作成に役立つテンプレートサイトです。

部門別や用途別に、業務マニュアルや作業手順書など、様々なテンプレートを提供しており、サイト内の検索性も高く、必要なテンプレートを簡単に見つけることができます。

また、各テンプレートはダウンロード後すぐに利用できるようデザインされており、Wordでの編集が容易になっています。

Bizrouteの提供するテンプレートを活用することで、マニュアル作成の時間と労力を大幅に削減できるでしょう。

Microsoft 公式テンプレート

Microsoft 公式サイト は、WordをはじめとするOffice製品用の公式テンプレートを提供するサイトです。

Microsoft公式が提供しているため信頼性が高く、幅広いニーズに対応した豊富なテンプレートの提供が特徴的です。

テンプレートはすべて利用しやすくデザインされ、ビジネス文書から個人的な用途まで、さまざまなシーンで活用できます。また簡単にカスタマイズも可能で、目的に合わせて自由に編集することができます。

▼マニュアルの不明点もすぐ解決！ノーコードツール「Onboarding」

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まとめ

今回の記事では、Wordで行うマニュアル作成について、作成時の注意点とポイント、すぐに活用できるテンプレートサイトについてご紹介しました。

質の高いマニュアル作成は時間と労力がかかる作業ですが、簡単に利用できるWordテンプレートを活用することで、より効率的に作成を進めることができます。

ぜひ本記事の内容を参考にしてみてください。

マニュアルと併用して使いたい、ノーコードツール「Onboarding」

弊社が提供するOnboardingは、WEB画面上でユーザーに適切なタイミングで使い方を導くノーコードツールです。

Webサービスにタグを一行入れるだけで、ローコード・ノーコードで利用でき、「プロダクトツアー」「ヒント（ツールチップ）」「ポップアップ」のガイド表示も簡単に作成可能です。

作成したマニュアルと併用してOnboardingをご活用いただくことで、社員へのサポートをリアルタイムで行うことができるため、疑問や不明点を迅速に解消し、さらなるマニュアルの活用定着・業務効率化を実現することもできます。

ご興味お持ちいただけましたら、是非お気軽にお問い合わせください。

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