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keyboard_arrow_rightSTANDS編集部
日々の業務で活用いただける実践的なフレームワークや、 知っておきたいSaaSのトレンドワード・キーワードの解説、 CS業務改善のためのヒントなどをお届けいたします。
業務や製品に関する情報を明確かつ効果的に伝え、社内においては業務属人化の防止・業務手順の標準化・新人教育の効率化などを手助けするマニュアル。その作成をサポートするツールがマニュアル作成ツールです。
しかし、質の高いマニュアルを作成するためにツールの導入を検討しているものの、自社に適したツールの選定方法にお悩みの方も多いのではないでしょうか?
そこで今回の記事では、マニュアル作成ツール選定時のポイントや、実際に使えるおすすめツールを幅広くご紹介します。マニュアル作成ツールを選定中の方はもちろん、ツール導入を検討中の方にも参考にしていただける情報をお届けします。ぜひご一読ください。
また弊社が提供するOnboardingは、Web画面上で操作方法や使い方のサポートが可能なノーコードツールです。
マニュアルと併用してご活用頂くことで、社員の不明点をリアルタイムで解消することができ、業務効率化・生産性向上に繋げることができます。
ご興味お持ちいただけましたら是非お気軽に無料の資料をお問い合わせください。
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マニュアル作成ツールとは、質の高いマニュアルやドキュメントを効率的かつ統一された方法で作成するためのツール・サービスのことです。
従来の文書作成ソフトとは異なり、これらのツールは手順やプロセスを明確に伝え、顧客のニーズにあったマニュアル作成を手助けすることを目的として設計されています。ユーザーはテキストだけでなく、画像、動画、図表などを簡単に挿入し、視覚的に理解しやすいマニュアルを作成できます。
また、テンプレート機能を利用することで、一貫性のあるフォーマットを維持しながら時間を節約することができるだけでなく、多くのマニュアル作成ツールには、共同編集やフィードバックの取り込みといったチームでのコラボレーションをサポートする機能も備わっており、作業の効率化と品質向上に貢献します。
マニュアルツールを活用することで、教育、トレーニング、製品サポートなど様々な場面において情報の伝達をより明確かつ効果的に行うことができると期待されています。
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『マニュアル作成にかかる費用はどのくらい?外注時の費用相場を細かく解説!』
マニュアル作成ツールを選定する際、重要なポイントの1つはそのツールが具体的な使用目的や用途と一致しているかどうかです。
たとえば、運用マニュアルを作成する場合、専門用語や複雑な概念も理解しやすいようにサポートが必要です。一方、顧客向けの操作マニュアルを作成する場合は、より直感的で理解しやすいインターフェースや説明が重視されるでしょう。
また、多言語に対応しているか、モバイルデバイスでの閲覧が可能かなど、対象とするユーザー層や配布形式に合わせた機能が備わっているかも検討すると良いでしょう。
このように、実際の使用シナリオを想定し、それに最も適した機能を提供するツールを選ぶことは、効率的かつ効果的なマニュアル作成においては非常に大切です。
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操作性の高さも、マニュアル作成ツールの選定において重視すべきポイントの1つです。
ツールが複雑で操作が難しい場合、作成プロセスに無駄な時間がかかってしまい、作業工数削減を目的にツールを導入したにも関わらず、かえって時間を取られる場合も考えられます。
例えば、ドラッグ&ドロップで簡単に編集可能な体験や、リアルタイムでのプレビュー機能は、作成効率を大幅に向上させることができるため、操作性の面で確認すると良いポイントでしょう。
加えて、カスタマイズ可能なテンプレートや自動フォーマット調整などの機能があると、一貫性のある文書デザインを維持しながら、作業時間を短縮できるため、このような機能を備えているかも確認すると良いでしょう。
理想的なツールは、シンプルで操作の理解がしやすく、ユーザーがすぐに慣れることができるものです。試用期間を利用して実際にツールの機能や動きを体験し、その操作性を事前に把握することが大切です。
マニュアル作成ツールを選定する際には、導入後のサポート体制が充実しているかも重要な観点になります。
もし問題が発生したとき、迅速かつ的確なサポートを受けることができれば、作業の遅延を最小限に抑えることができます。サポートの品質を判断するには、サポートチームの対応時間、連絡方法(メール、電話、チャットなど)、ユーザーコミュニティの有無や活動度などを確認することが重要です。
また、定期的なアップデートやバグ修正の実施状況、利用者からのフィードバックにどの程度迅速かつ積極的に対応しているかも、サポート体制を判断する上で参考になります。
優れたサポート体制は、トラブル発生時の心強い味方となり、万が一の場合も安心して作成を進めることができるため、しっかりと確認すると良いポイントの一つであると言えるでしょう。
マニュアル作成に使えるノーコードツールとは?
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Teachme Bizは、写真や動画などの視覚的要素を用いたわかりやすいマニュアルを簡単に作成できるマニュアル作成ツールです。
ユーザーは、画像・動画などのコンテンツを用いてマニュアルを作成できるだけでなく、テンプレートに沿って画像と文字を入れるだけで、理解しやすいマニュアルを作成できます。
また、マニュアル作成だけでなく、組織内での共有・運用までサポートしているのがTeachme Bizの強みの1つです。検索性が高く閲覧状況の確認なども行えるため、マニュアルを作成したものの中々読まれない…という課題にも対応できます。
Dojo(ドージョー)は、幅広いシーン・用途に対応するマニュアル作成が可能なマニュアル作成ツールです。
紙のマニュアルはもちろん、オンライン上で閲覧可能なマニュアル作成にも対応しています。
またさまざまなシーンで使える資料作成機能を提供しており、製品マニュアルや社員への教育資料だけでなく、eラーニングコンテンツといった内容も作成することができます。
iTutorは、取込・編集・出力の3ステップでマニュアル作成が可能な作成ツールです。
iTutorはドキュメントの編集やシステム上の操作など、マニュアル化したい作業をキャプチャ(録画)することで、マニュアルに反映させる情報を登録することができます。
その後取り込んだ内容へ自由自在に解説や説明を入れることで、手軽にわかりやすいマニュアルを制作することができます。
tebikiは、製造業や飲食業などにおける動画マニュアル作成に特化したマニュアル作成ツールです。
スマートフォンで撮影した映像に字幕を自動生成する機能や、動画へ図形挿入を簡単に行える機能などがついており、視覚的にわかりやすいマニュアルを作成することが可能になっています。
COCOMITEは、基本レイアウトに基づいて作業を進めるだけで簡単に作成ができる、オンラインマニュアル作成ツールです。
基本のレイアウトを用いて簡単に使用できるだけでなく、WordやExcel、PowerPoint等を挿入したマニュアルも作成することができます。
またマルチデバイス対応がされているため、素早く見やすいマニュアルを作成することも可能です。
NotePMは、マニュアル作成機能を備えたナレッジマネジメントツールです。
豊富なテンプレートとカスタマイズオプションを使用し簡単にマニュアルを作成できるだけでなく、キーワードを入力するだけでファイルを確認できるなど、検索機能も優れています。
また2段階認証やログの管理など高度なセキュリティを提供しているため、安心してサービスを利用することができるでしょう。
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『【簡単テンプレート活用】業務マニュアル作成方法をご紹介!』
今回の記事では、質の高く効率的なマニュアル作成を手助けするマニュアル作成ツールについてご紹介しました。
社内のニーズを踏まえ最適なツールを選定し、導入することで、作成にかかる人的コストを削減しながらより良いマニュアルを作成することができます。ツール選定の際はぜひ本記事の内容を参考にしてみてください。
弊社が提供するOnboardingは、WEB画面上でユーザーに適切なタイミングで使い方を導くノーコードツールです。
Webサービスにタグを一行入れるだけで、ローコード・ノーコードで利用でき、「プロダクトツアー」「ヒント(ツールチップ)」「ポップアップ」のガイド表示も簡単に作成可能です。
作成したマニュアルと併用してOnboardingをご活用いただくことで、社員へのサポートをリアルタイムで行うことができるため、疑問や不明点を迅速に解消し、さらなるマニュアルの活用定着・業務効率化を実現することもできます。
ご興味お持ちいただけましたら、是非お気軽にお問い合わせください。
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