近年、多くの企業がSFAや勤怠管理システムなど、業務効率化やデータ管理のために様々な社内システムを導入しています。これらのシステムは、プロジェクトや顧客情報管理、社内の労働状況の管理など、企業活動のさまざまな側面をサポートしています。

しかし、新たにシステムを導入したものの十分に活用されていない、または運用が上手くいっていない…などの課題に直面している方も多いのではないでしょうか？

そこで今回の記事では、社内システム運用においてみられる課題点と、効果的なシステム運用のためのポイント、さらにプロダクトツアーを活用したシステム運用について詳しくご紹介します。

また弊社の「Onboarding」は、WEBサービスの定着化を促進するために画面上で使い方のサポートが可能なノーコードツールです。自社サービスだけでなく、社内システムにも実装することができるため、社内システム向けの「Onboarding for employees」の導入を検討されるお客様も増えています。

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社内システムが活用されない理由とは？

ユーザーに対するトレーニング・サポートが不足している

社内システムの活用が進まない主要な原因の一つは、トレーニングとサポートが十分でないことです。

新しいシステムを導入する際、社員への適切なトレーニングプログラムを提供することで、社員はシステムの使い方や機能を理解することができ、定着が促進されますが、多くの企業ではこれが十分に行われていない場合が多いです。

また、長期的・継続的なサポート体制が整っていない場合、ユーザーは困ったときに適切な助けを得られず、結果として従業員がシステムの使用を避ける可能性が高まります。

活用の目的や理由が把握しにくい

社内システム導入の目的やそのメリットが明確に伝えられていない場合、社員はその必要性を理解できず、結果としてシステムの活用が進まないことがあります。

そのため、システムがビジネスプロセスをどのように支援し、社員の作業効率をどう向上させるかを具体的に示すことが重要です。目標と利点が明確であれば、従業員は積極的に社内システムやツールを活用する可能性が高まります。

したがって、導入前と導入後のコミュニケーションも非常に重要です。

システムそのものが使いにくい

ユーザーフレンドリーでないシステム設計は、その利用率の低下に直結するといえます。

複雑で直感的でないインターフェースは、ユーザーの理解を妨げる原因となり、使い方を学ぶモチベーションを低下させやすくなります。そのため、社内システムの設計は明確で簡潔なナビゲーション、容易にアクセス可能なヘルプ機能の設置、使いやすいデザインであることが望ましいです。

このように、わかりやすく使いやすい設計を行うことで、システムを社内に定着させることが可能になるでしょう。

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効果的なシステム運用のためのポイント

導入目的を明確にする

まず運用を開始する前に、社内システムの導入目的を明確化することが大切です。

新たなシステムを活用する目的を明確にすることで、システム選定、機能の優先順位付け、従業員へのトレーニングにおいて自社に必要な方向性を見出すことが出来るでしょう。

また目的がはっきりしていれば、何の機能がどの分野における目標達成に寄与するかを理解しやすくなり、必要な機能へ焦点を絞ることが可能になります。

自社に合ったシステムを導入する

システム運用の効果を最大化するには、社内のニーズと状況に合ったシステムを選ぶことが重要です。

具体的には、業務の種類、社員の技能レベル、組織の規模など、多くの要素を考慮する必要があります。カスタマイズ可能なシステムは、特定のニーズに応じて調整できるため、特に有効だといえます。

また、将来的な拡張や進化に対応できる柔軟性も重要な選定基準の一つです。適切なシステムを選ぶことで、効率的な運用が実現し、従業員の生産性向上につながります。

使いやすい設計にする

システムのユーザビリティは、システム運用において重要な要素の一つだといえます。

前述した通り、使いにくいシステム設計は、従業員の活用を妨げ、運用を困難する理由になりえます。そのため、直感的で理解しやすいインターフェース、シンプルで簡潔な操作手順、迅速なアクセスを可能にする設計になっているかを確認することが大切です。

使いやすさを重視したシステム設計は、定着を促進するだけでなく、エラーの減少、生産性の向上、業務効率化に寄与すると考えられます。ユーザーのフィードバックを収集し、継続的にシステムを改善することも重要です。

継続的なサポートを行う

システムの導入後も継続的なサポートを提供することが不可欠です。

内容としては、技術的な問題への迅速な対応、定期的なメンテナンス、アップデートに関する情報の提供等が該当します。また、従業員からのフィードバックを受けてシステムを改善するプロセスも重要です。

継続的なサポートは、従業員がシステムを円滑に使用できるようにし、長期的な運用の成功を支えることが可能になるため、サポート体制を整えることも大切です。

▼社内向けシステムの定着に役立つノーコードツールとは？

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プロダクトツアーを活用したシステム運用とは？

プロダクトツアーとは

プロダクトツアーとはユーザーに対してガイドを表示し、ガイドに沿って操作してもらうことで、視覚的にサービスの機能や使い方を紹介するものです。

しばしば「チュートリアル」や「ウォークスルー」という用語と同義で使われます。

ガイドの通りに操作を進めるだけで、使い方の分からない新規ユーザーも簡単に使い方を把握することが可能になるため、社内システムにおけるオンボーディングにも効果が期待できます。

▼『プロダクトツアー』について詳しく知りたい方はこちら

⇒ プロダクトツアーとは？

プロダクトツアーを活用したシステム運用方法

前述の通り、プロダクトツアーはユーザーに対してガイドを表示することが可能です。

例えば、全従業員が使用する必要のある機能や、システムの中でも利用を促進したい部分に

特化したガイドを作成すれば、従業員はそのガイドに沿って、自ら使い方を学習することが出来るため、利用率向上が期待できます。

他にも、実際に寄せられる質問や、予想されるつまずきに焦点を当てガイドを作成することで、社内対応のための人的リソースを削減しながらも、従業員は不明な点を自らで解消しやすくなるため、導入したにも関わらず使われない…といったお悩みの解決への貢献が期待できるでしょう。

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ツール導入で失敗の多い「使い方を浸透させる秘訣」とは？

まとめ

今回の記事では、社内システムの運用に焦点をあて、システムが活用されない原因と効果的な運用のためのポイント、プロダクトツアーを活用したシステム運用時の改善ポイントについてご紹介しました。

社内システム運用は、導入後の利用定着が大きな課題の一つではありますが、改善していくことで、さらなる生産性アップや業務効率化が期待できます。

ぜひ参考にしてみてください。

社内システムにもノーコードでプロダクトツアーを実装可能な「Onboarding」

弊社が提供する「Onboarding」は、WEB画面上でユーザーに適切なタイミングで使い方を導くノーコードツールです。

Webサービスにタグを一行入れるだけで、ローコード・ノーコードで簡単に利用できます。「プロダクトツアー」「ヒント（ツールチップ）」「ポップアップ」のガイド表示でユーザーを導き、エンジニアのリソースを削減しながらユーザーの使い方をリアルタイムでサポートすることが可能です。

以下ではOnboardingのチュートリアル（プロダクトツアー）機能を、社内システム運用にご活用いただいた企業様の導入事例を一部ご紹介します。

社内システムへのご活用事例 : 株式会社山星屋様

菓子食品を軸に、卸流通事業やそれに付帯する多様なコンサルティング事業を提供されている株式会社山星屋様では、営業のナレッジシェアを目的にkintoneを導入されました。

しかし導入後、従業員の皆様が使い方等の疑問を抱いた際に自己解決できる仕組み作りや、新システム移行に伴う学習コスト削減の方法をご検討されていました。

そこで、チュートリアル機能を用いた主要機能のガイド表示、ヒント機能を用いた主要業務における入力項目の案内など、Onboardingをご活用いただきました。

Onboardingは自社開発ツールだけでなく、kintoneのような外部の社内向けシステムにも簡単にご活用いただけます。

⇒事例詳細はこちらの記事をご覧ください

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