製品やサービスの使用方法を明確に説明する「操作マニュアル」

しかし、わかりやすさを意識したマニュアル作成は時に複雑で非常に難しく感じられることもあるでしょう。実際、どのようにしてわかりやすくユーザーフレンドリーなマニュアルを作成すれば良いのか、お悩みの方も多いのではないでしょうか。

そこで今回の記事では、操作マニュアルの定義から、効果的な作成手順や理解しやすいマニュアル設計のためのポイントについて、詳しく解説していきます。

また弊社の「Onboarding」は、画面上で操作方法や使い方のサポートが可能なノーコードツールです。社内で導入している様々なシステムにも実装することができるため、マニュアルとあわせて社内システム向けの「Onboarding for employees」の導入を検討されるお客様も増えています。

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操作マニュアルとは？

操作マニュアルとは、特定の製品やシステムの使用方法を明確に指示するドキュメントのことです。

一般的に、製品やサービスの機能、操作手順、トラブルシューティング方法を網羅的に説明し、利用者が自らの問題を解決できるように設計されている場合が多いです。

類似するマニュアルとしては業務マニュアルがありますが、業務内容に関して説明を行うマニュアルとは異なり、操作マニュアルは特定の製品やシステムの説明に特化しており、使用時における直接的なサポートに焦点を当てています。

操作マニュアルは、新しいユーザーが製品やシステムを迅速かつ効果的に使いこなすのに役立つだけでなく、熟練したユーザーにとってもリファレンスとしての価値があります。

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操作マニュアルの作成方法

マニュアルの利用者・対象者を決定する

まず操作マニュアル作成を行う際には、その利用者や対象者を特定することが重要です。

この段階では、製品やシステムのエンドユーザーの特性を理解し、彼らのニーズやスキルレベルを考慮して、マニュアルのトーンや記載する内容を決定します。例えば、初心者向けのマニュアルでは基本的な用語の解説が必要ですが、専門家向けではより詳細に技術的な説明を含める必要があります。

また他にも、顧客に向けて提供するものなのか、社内向けに作成するのかによっても内容は大きく異なるでしょう。この分析を基に、読み手にとってマニュアルが効果的に機能するよう設計を行うことが大切です。

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マニュアルの全体構成・各項目内容を確定する

対象者を明確にした後、操作マニュアルの全体構成と各項目に記載する内容を決定します。

この段階で、マニュアルの目的、概要、各セクションの内容、そして重要な操作手順やトラブルシューティングの方法などを含む全体の流れを設計します。章立てやセクションの順序もこの時点で決め、利用者が必要とする情報に素早くアクセスできるように検討を行えると良いでしょう。

それぞれの操作や機能について詳細に記述する

全体構成が決定したら、各操作や機能に関する具体的な内容を詳細に記述します。

この段階では実際の操作手順や使い方に関してユーザーが製品やシステムを問題なく理解し、使用できるように説明します。また、複雑な機能や専門用語については、簡潔で理解しやすい文章作成を心がけると良いでしょう。

マニュアルの実用性と正確性を確保できるよう作成を進めることが大切です。

Q&Aやよくある質問への回答を設置する

操作に関して詳細に記述した後は、Q&Aセクションやよくある質問（FAQ）の回答を設置します。

これは、ユーザーが頻繁に感じる問題や疑問に対して、迅速かつ具体的な解答を提供し、なるべく早い段階で問題を解決できるようにすることを目的としています。

過去のフィードバックやサポートリクエストから得られる情報を活用しながら、記載内容を検討すると良いでしょう。また、操作マニュアルの内容と同時にFAQを定期的に更新することで、より効果的なマニュアルになるでしょう。

テスト運用を行う

最終段階として、マニュアルのテスト運用を行います。

このプロセスでは、実際にマニュアルを使用し製品やシステムを操作してもらいながら、操作マニュアルの記載内容に不足がないか、理解しやすい設計になっているかを確認します。

テスト運用から得られたフィードバックは、マニュアルの微調整や改善に不可欠で、最終的な品質を高める上で重要な役割を果たします。この運用で得られたフィードバックを活用してマニュアルを改善することで、より質の高いマニュアル作成が可能になります。

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操作マニュアル作成時のポイント

目次を設定し検索性を高める

操作マニュアル作成時の重要なポイントの一つは、目次の設定です。

目次はマニュアルの構成を一目で把握できるようにし、ユーザーが必要な情報を素早く、簡単に見つけられるようにするための鍵となります。

デジタルフォーマットの場合は、ハイパーリンクを用いて直接関連するセクションにアクセスできるようにすることで、検索性と利便性をより一層向上させることができます。

操作に関する説明は網羅的に行う

マニュアルで説明する操作内容は、網羅的であることが非常に重要です。

全ての基本操作から高度な機能まで、可能な限り包括的に取り扱うことで、ユーザーのさまざまな状況にも対応できるようになります。網羅性の高いマニュアルは、ユーザーが製品やサービスを最大限に活用できるようにするだけでなく、不明点や混乱を最小限に抑えるのにも役立ちます。

イラストや図などを用いて視覚的に理解しやすい設計にする

操作マニュアルの作成時、テキストだけでなくイラストや図を使用し、視覚的に理解しやすい設計を行うことも大切です。

視覚的な要素は、特に複雑な手順や操作を分かりやすく説明するのに効果的です。適切なイラストや画像の挿入は、テキストの説明を補完し、ユーザーがより簡単かつ効率的に情報を理解することにも役立つでしょう。

想定される疑問への回答を記載する

作成方法でも述べたように、操作マニュアル作成の段階でユーザーが感じる可能性のある疑問点や問題に対する解答を事前に含めることも大切です。

過去のユーザーからのフィードバックやサポートリクエストに基づいて、よくある質問や問題点への具体的な解答を提供します。

このアプローチにより、ユーザーは自己解決が可能となり、サポートチームの負担軽減も期待できます。また、このセクションはマニュアルの更新と共に定期的に改善し、新たな疑問や問題に対応することが望ましいでしょう。

操作の目的や一連の流れを記載する

操作の目的や一連の流れを明確にすることも大切です。

各操作や機能がどのような目的で、どのような状況下で使用されるのかを説明することで、ユーザーは製品やサービスをより効果的に活用できます。また、操作の流れをステップバイステップで提示することで、ユーザーは各手順を簡単に理解できるようになるでしょう。

こうすることで、ユーザーが製品やサービスの全体像を把握しやすくなり、より深い理解の促進が期待できます。

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まとめ

今回の記事では、操作マニュアルの定義、わかりやすい操作マニュアルを作成するための手順やポイントをご紹介しました。

多くの手間や時間がかかるうえ、理解しやすい設計に難しさが伴う場合も多いマニュアル作成ですが、わかりやすいマニュアルを提供することで、利用率・定着率向上、問い合わせ対応工数の削減などさまざまな効果が期待できます。

ぜひ本記事の内容を参考にしてみてください。

マニュアルと合わせて使いたい、ノーコードで作成可能なテックタッチツール「Onboarding」

ユーザーが自分自身で操作理解・課題を解決できるようにするためにも、わかりやすいマニュアル作成は非常に大切です。

しかしマニュアル制作には、網羅的に理解しやすく情報をまとめるために膨大な時間がかかってしまう作成における問題や、マニュアルだけでは問題が十分に解決できなかった結果、利用率低下等の課題が発生する可能性も否定できません。

そこでご活用いただきたいのが、弊社が提供する「Onboarding」です。

Onboardingは、WEB画面上でユーザーに適切なタイミングで使い方を導くノーコードツールです。

Webサービスにタグを一行入れるだけで、ローコード・ノーコードで簡単に利用でき、「プロダクトツアー」「ヒント（ツールチップ）」「ポップアップ」のガイド表示を行うことが可能です。

顧客向けに自社サービスへのご導入はもちろん、社内の業務効率化・生産性向上実現のために新規導入されたシステムにもご活用いただくことで、エンジニアのリソースを削減しながら、従業員へのサポートをリアルタイムで行うことができます。

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