業務で使用するシステムやツールの説明を行うだけでなく、業務効率化や生産性向上、社員のオンボーディングにも役立つ「運用マニュアル」

しかし、運用マニュアルをどのように作成すれば良いのかわからない…とお困りの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そこで今回の記事では、運用マニュアルの概要から作成・活用時のポイントについてご紹介します。

運用マニュアルの作成をご検討中の方や、活用にお悩みの方はぜひ参考にしてみてください。

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運用マニュアルとは

運用マニュアルの定義

運用マニュアルとは、システムの概要や仕組み、操作方法など、運用に必要な手順やルールを体系的にまとめた説明書・ドキュメントのことで、システム運用マニュアルとも呼ばれています。

運用マニュアルがあることで、更なる業務効率化や教育コストの削減などの効果が期待できます。

他のマニュアルとの違い

業務マニュアル

業務マニュアルは、特定の職種やポジションにおける業務の流れやルールを網羅したものです。

運用マニュアルがシステムやプロセス全般の運用に注目するのに対し、業務マニュアルは個々の職務の実行方法に焦点を当て、日常業務を遂行するための具体的なガイドラインを提供します。

操作マニュアル

操作マニュアルは、運用マニュアルの内容をさらに具体的に言及したマニュアルです。

運用マニュアルでは一連のフローを説明する一方で、操作マニュアルは特定の操作方法や独自の使用法に注目し、より具体的な手順を利用者・従業員に説明しています。

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運用マニュアル作成のポイント

新人でも理解しやすい説明を心掛ける

運用マニュアルを作成する際は、専門用語の過度な使用を避け、初心者でも理解できる言葉を選ぶことが重要です。

誰が読んでも分かりやすい内容になっているかを意識しながら、新人目線で文章を作成すると良いでしょう。

実務に即した詳細な記述

運用マニュアルでは、単なるシステムの説明だけでなく、実際の作業や操作方法に関する記載を求められる場合も多いです。

ステップバイステップで作業のための行動を説明し、必要な情報を具体的かつシンプルに提供することで、作業効率の向上とミスの削減を図ることができます。

トラブルシューティングセクションの充実

運用中に起こり得る一般的なトラブルやエラーに対処する方法を、マニュアルには明確に記載する必要があります。

トラブルシューティングセクションを設け、どのような問題が起こり得るかを十分に想定、検討した上で、問題が発生した際の対処法についても言及すると良いでしょう。

そうすることで、読み手が自分自身で問題解決できるよう支援することができます。

図表など視覚的要素を取り入れる

テキストのみの説明では理解が不十分な場合があります。

目的に応じて図、表、写真、フローチャートなどの視覚的要素を適切に取り入れることで、複雑な手順や関連する情報をユーザーに分かりやすく伝えることができます。

これにより、ユーザーはマニュアルの内容をより迅速に把握し、適切な行動をとることが可能になります。

更新しやすい設計

運用マニュアルは、可能な限りシステムやプロセスを網羅的にカバーする内容を含む必要がありますが、変更が生じた場合の更新も容易に行えるように整理されているとなお良いでしょう。

これは、定期的なレビューと改訂を通じて、常に最新の情報が反映されるようにするためです。

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運用マニュアルを活用するためのポイント

運用体制を整備する　

運用マニュアルの活用には、適切な運用体制の整備が欠かせません。

これには、役割と責任の明確化、運用担当者の適切なトレーニング、そして運用マニュアルに基づく業務の実行が含まれます。

運用体制がしっかりと整備されていることで、マニュアルはただの文書で終わらず、日々の仕事や業務で活きる知識として機能し、作業の品質と一貫性を高めることに繋がります。

運用の効率化だけでなく、未然に問題を防ぐための体制作りも非常に大切です。

定期的な内容の見直しと更新を行う

技術の発達や運用環境の変化に伴い、運用マニュアルも常に最新の状態に保つ必要があります。

そのためには、定期的な内容の見直しと更新が不可欠です。

定期的に運用マニュアルの内容を確認し、改善点を見つけ、それをマニュアルに反映させることで、有用なガイドとしての価値を持続させることができます。

マニュアルにアクセスしやすくする

マニュアルの有効性は、それがいかにアクセスしやすい場所にあるかにも左右されます。

紙ベースであれば、作業現場の目立つ位置に保管すること、デジタル化されていれば、オンラインでいつでも参照可能な状態にしておくことが重要です。

また、バックアップの取得と保管場所のセキュリティも考慮すべきポイントです。

適切な保管と管理により、マニュアルは迅速な問題解決や運用業務の精度向上に直結する実用的なツールとなります。

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まとめ

今回の記事では、運用マニュアルに焦点をあて、その定義や作成・活用時のポイントについてご紹介しました。

本記事で紹介したポイントを踏まえることで、効果的なマニュアルの運用が期待できます。

ぜひ参考にしてみてください。

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