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システム導入時の説明会を成功させるポイント!

公開日:

2023/12/26

最終更新日:

2024/2/7

システム導入時の説明会を成功させるポイント!

STANDS編集部

日々の業務で活用いただける実践的なフレームワークや、 知っておきたいSaaSのトレンドワード・キーワードの解説、 CS業務改善のためのヒントなどをお届けいたします。

システム導入説明会とは、新しいシステムの機能や操作方法を関係者に説明し、効果的な使用を促進するための説明会のことです。

システム導入説明会は、従業員のシステムへの理解促進・利用率向上を促すために効果的な方法の一つですが、どのように実施すれば良いのか?効果的な説明会を実現するためにはどうすれば良いのか?とお悩みの方も多いのではないのでしょうか。

そこで今回の記事では、新しいシステムの効果的な導入と運用を目指す上で、システム導入時の説明会を行う際の主要な課題、成功させるためのポイント、そして実施方法を5つのステップに分けて詳しく解説します。

また弊社が提供するOnboardingは、WEBサービスの定着化を促進するために画面上で使い方のサポートをノーコードでご実施いただけるツールです。

説明会での案内や配布資料とあわせてご利用いただくことで、WEB画面上で利用者の「わからない」を解決することができるため、使い方がわからない…などの問い合わせを減らすことができ、社内対応工数の削減・システムの利用率向上につながります。

ご興味お持ちいただけましたら、ぜひお気軽に資料ダウンロードやオンライン相談をご活用ください。

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システム導入の説明会実施時によくある課題

事前準備の不足

システム導入説明会の成功は、企画者、参加者双方の事前準備が大きく影響するといえます。

企画担当者は説明会の準備だけでなく、参加者たちが説明会での理解をより深められるよう、新しいシステムの基本的な知識や導入目的を、参加者へ前もって共有しておくことが望ましいです。例えば、説明会前に参加者に対して簡潔なガイドや資料、今後使用するマニュアルなどを配布するなどの対応を事前に行うと良いでしょう。

これにより、参加者は説明会の目的やシステムの基本的な機能を理解しやすくなり、説明会の機会をより活用することが可能になると考えられます。

説明会の内容の複雑さ

システム導入の説明会では、技術的な内容の複雑さが参加者の理解を妨げる大きな障壁となりえます。

専門用語や複雑なプロセスの説明は、まだシステムを利用していない参加者には理解しづらいものです。こうした課題に対処するため、説明会の内容を簡潔でわかりやすい言葉で表現することが重要です。

また具体的な例や図解を用いて、複雑な概念を視覚的に示すことも効果的だといえます。さらに、実際のシステム操作のデモンストレーションを取り入れることで、参加者はより具体的な理解を深めることができると期待できます。

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システム導入の説明会を成功させるためのポイント

明確な目標の設定

システム導入説明会の成功には、明確な目標の設定が不可欠です。

そのため事前に説明会の目的を明確にし、それを達成するためのアプローチを検討することが重要です。例えば、新しいシステムの基本的な操作方法の教示が重視すべき目標であれば、そのための具体的な学習ポイントやデモンストレーションを用意する必要があるでしょう。

また他にも、参加者には説明会の目的の共有だけでなく、説明会後に期待する具体的な行動や活用方法を事前に伝えることも重要です。これにより、参加者は説明会に臨む際の準備や姿勢を適切に整えることができます。

わかりやすく簡潔な資料の活用

説明会実施時にわかりやすく簡潔な資料を用いることも、社内システムの理解を深めるために大切なポイントだといえます。

説明の主要部分を簡潔に伝えるだけでなく、複雑な概念やプロセスに関しては、図表やチャートを使用し視覚的に示すことで、参加者のより深い理解を促すことができるでしょう。

またプレゼンテーション中には、単にスライドを読み上げるのではなく、対話形式で参加者を巻き込み、関心を持続させることも効果的でしょう。その際、実際のシステム操作を示すライブデモなども取り入れることで、さらなる理解促進が期待できます。

適切な環境づくり

システム導入説明会の実施においては、適切な環境設計が重要です。説明会は、参加者が最も集中できる時間帯に設定することが望ましいでしょう。

また、会場の環境に関しても、座席配置、必要な技術設備の準備等が必要です。参加者が説明会に集中しやすく、質問のしやすい環境になるよう配慮し、説明会の環境を整えると良いでしょう。

オンラインでの実施の場合は、安定したインターネット接続や適切なオンライン会議ツールの選定にも注意が必要です。

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システム導入説明会の進め方

Step 1. 説明会の目的と目標の設定

システム導入説明会の最初のステップは、説明会の目的と目標を明確に設定することです。

これには、新しいシステムに関する基本情報の提供、特定の機能の使い方の説明、または業務への具体的な適用方法の提示などが含まれます。

目的と目標を明確にすることで、説明会で案内する内容を絞り込み、効率的かつ目的に沿ったプレゼンテーションを準備できるでしょう。

Step 2. 対象者の選定と調整

次のステップは、説明会の対象者を選定することです。

説明会の趣旨に合わせて参加者を選ぶことは、説明会の効果を最大化するために重要です。導入するシステムの種類に応じて、使用する全従業員、管理者、意思決定者など、関連する全てのステークホルダーを含めることが望ましいでしょう。

また参加者には事前に日程、時間、場所(またはオンラインプラットフォーム)、予備知識が必要かどうかなどの詳細を通知し、対象者が問題なく参加できるよう準備を整えておくことも大切です。

Step 3. 資料の準備と計画

この段階では、説明会で使用するガイドやマニュアルなどの資料の準備と計画を行います。

資料は、システムの概要、主要な機能、操作方法など、新たに導入するシステムに関する情報を適切に含むと良いでしょう。

専門的な用語や複雑な機能に関しては、視覚的な要素(図表、画像、チャートなど)を取り入れると、より理解しやすくなります。話す内容の流れを整理し、重要なポイントを強調することも大切です。

Step 4. 説明会の実施

当日の計画や資料を作成後、説明会を実施します。

実際の説明会では、資料を活用し、参加者とインタラクティブに関わりながら進行すると良いでしょう。説明会の冒頭で目的と流れを説明した上でシステム説明を行うなど、従業員の理解を最大限促すために進行も工夫することが大切です。

システムに関して説明を行う際も、一方的に説明を行うのではなく、参加者の理解を深めるために、質問を受け付けたり、意見を求めたりするなど、双方向の場を設計することが望ましいでしょう。

Step 5. フィードバックの収集とフォローアップ

最後のステップは、フィードバックの収集とフォローアップです。

説明会の終了時には、参加者からの意見や感想を求めるアンケートを実施し、今後の改善点や参加者の未解決の疑問を把握出来ると良いでしょう。

また、資料の配布や追加サポートの提供など、説明会後のフォローアップも大切です。必要に応じて、個別の質問に対する追加のサポートセッションを計画することも有効です。このようにシステム導入説明会を進行することで、説明会の効果を最大化し、参加者のシステム導入に対する理解と定着度を高めることが期待できます。

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まとめ

今回の記事では、新しい社内システムの導入時に行う説明会に焦点をあて、成功させるためのポイントをご紹介しました。

実現にはさまざまな難しさが伴うシステム導入説明会ですが、従業員にとって学びのあるシステム導入説明会を行うことができれば、新しい技術をスムーズに導入し、チーム全体の効率と生産性を向上させるために有効な機会となりえます。

ぜひ今回の記事を参考にしてみてください。

従業員の不明点をリアルタイムでサポート可能な「Onboarding」

前述したように、新たに導入したシステムの定着化を目指す上では、システム導入説明会の実施は非常に効果的です。

しかし説明会の内容だけでは従業員が使用方法や機能の不明点を解消できず、せっかく導入したにも関わらず活用されないケースや、説明会後の運用のためのマニュアル作成・サポート体制を整備するために、かえって作業工数を増えてしまう場合も考えられます。

そこでご活用いただきたいのが、弊社が提供する「Onboarding」です。

Onboardingは、WEB画面上でユーザーに適切なタイミングで使い方を導くノーコードツールです。

Webサービスにタグを一行入れるだけで、ローコード・ノーコードで簡単に利用でき、「プロダクトツアー」「ヒント(ツールチップ)」「ポップアップ」のガイド表示を行うことが可能です。

既存のシステムはもちろん、新規導入した社内システムにもご活用いただくことで、エンジニアのリソースを削減しながら、従業員へのサポートをリアルタイムで行うことができます。

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