の機能や事例などをまとめたサービス資料を配布しています
keyboard_arrow_rightまずは無料で資料請求
keyboard_arrow_right「Onboarding」マーケティングチームメンバー
Muto Haru
WEBプロダクトの新規事業立ち上げ、DX推進、WEBサイト運用や広告などデジタルマーケティング歴10年以上。 ノーコードSaaSツール「Onboarding」マーケティングチームメンバー。
SOPとは、Standard Operating Proceduresの頭文字を取った略称です。業務の品質を均一に保つために、業務内容や作業の手順を詳細に記載した指示書を指します。日本語では「標準作業手順書」と呼ばれます。
SOPには製品やサービスの信頼性や確実性を担保するために、守るべき事項や作業順序がまとめられています。SOPにより、業務を安全で効率的に進める方法を、標準化することが可能です。
SOPは従業員のトレーニング、品質管理、リスク管理などに必要不可欠です。特に製造業、医療・医薬業界、サービス業などで、ヒューマンエラーの削減や新規従業員の研修を容易にするために広く活用されています。
SOPを作成し活用することで、ビジネスの安定性と成長を促進できます。そこで、この記事ではSOPについて解説するとともに、SOPの作成方法や作成時のポイントも説明します。ぜひ自社でのSOP活用のためにお役立てください。
また弊社の「Onboarding」は、操作画面上で操作方法や使い方のサポートが可能なノーコードツールです。作業効率の改善、入力や操作ミスの防止、属人化業務の解消などにお役立ていただけます。ご興味お持ちいただけましたら是非お気軽に無料の資料をお問い合わせください。
>>「Onboarding for employees」の資料を見てみる
SOPとマニュアルは似ているようですが、焦点を当てている項目と、使用方法が大きく違います。
SOPは特定の作業をどのように行うかに焦点を当てた文書です。手順が具体的かつ詳細に記述されていて、業務品質と効率を確保するために使用されます。記述される対象は、その業務の基本的な手順の範囲に限られます。そのため、コツや注意点などは対象外です。
また、SOPは基本的に、その業務を初めて行う未習熟者を対象に作成されています。
これに対してはマニュアルは、業務の全体的な枠組みを記載したものです。業務手順だけでなく、業務全体を把握するために使われます。そのため、目標、品質基準、その業務の重要性や必要性についても説明されます。これにより、従業員は背景を理解した上で業務に取り組むことが可能です。
また、マニュアルは業務に関わるすべての従業員を対象として作成されています。
このように、マニュアルの方がSOPよりも広範囲を対象にしたものです。そのため、SOPはマニュアルに含まれるという位置付けの文書でもあります。
▼あわせて読みたい
GMPは、Good Manufacturing Practiceの頭文字を取った略称です。日本語では、適正製造基準と呼ばれます。原料調達から製造、出荷、回収に至るまでの一連の業務における、製品の汚染防止と品質確保が目的です。もともと医薬品製造の品質管理に用いられていましたが、現在では他の産業分野でも同様に、製品の品質や安全性を確保するために活用されています。
SOPも業務の品質を確保するために使われるものですが、記載内容と役割が異なります。SOPは、GMPで定められた目標を実現するための具体的な手順を示す文書です。そのため、特定のタスクを実行する際の手順が詳細に記載されています。
つまり、GMPは「何を」達成すべきかを示すもので、SOPは「どのような手順で」達成するかを示すものである点が異なります。
SOPを活用することで、従業員と企業の両方にメリットがあります。ここでは、SOPによって業務手順が明確になることで得られる主なメリットを紹介します。
SOPを作成することで、業務の作業手順の標準化が可能です。全社で手順を共有し実行することで、時間の浪費やリソースの無駄づかいをなくせます。
また、作業担当者の能力や熟練度によって効率が左右される業務であっても、SOPを活用すれば個人差を少なくすることができます。これらのSOPの効果によって、業務効率の向上やコスト削減が可能となることが、大きなメリットです。
SOPには作業手順と、業務時のガイドラインが明確に記載されています。その内容を守って業務を行えば、作業中のミスを減らすことができます。それにより、全体的な品質を向上させられることもメリットです。
また、特にリスクの高い業務では、リスク管理にも役立ちます。例えば、化学工場での危険物を取扱う作業や、建築現場での重機を使う作業などがあります。安全な操作方法や確認事項を明確にすることで、事故の発生リスクを減少させられるのです。
SOPは業務の手順を詳細に文書化したものです。そのため、作業内容や知識を特定の担当者しか持たなくなる属人化を防止できることもメリットです。
特定の従業員だけが担当している作業があっても、SOPを作成することで、作業手順やノウハウを共有できます。もし担当者が突然退職したり、長期休暇を取ったりすることになっても、SOPがあればスムーズな引き継ぎが可能です。
また、SOPを見れば誰でも作業手順がわかります。そのため、新しく従業員を採用した際や、担当者が交代する際にも、教育時間を短縮できます。
▼属人化解消についてはこちらもおすすめ
『業務の属人化とは?原因やリスクと解消方法も解説』
SOPを作成する際には、実際の現場での業務手順をまとめるだけではなく、関連する法的な規制や業界の基準を満たすように手順を標準化します。そのため、SOPに従って作業を進めれば、コンプライアンスを遵守することができるのです。
正しい手順を守ることで、従業員のコンプライアンス意識も高まります。また、取引先や監査機関に対しても、適切な業務プロセスを維持していることを示せます。それにより、外部からの信頼も得られることもメリットです。
ここでは、活用した際に高い効果を得られるSOPを作成するための手順を説明します。適切な手順に沿うことで、SOP作成に慣れていなくても、わかりやすいSOPを作ることができます。
まず、SOPを作成する業務を選定します。重要な業務やリスクの高い業務、あるいはボトルネックとなっている業務などを優先して作成します。例えば、製造業では製品組み立てライン、サービス業では顧客対応プロセスなどです。
同時に、作成するSOPの目的も定めます。リスクの高い業務の安全性を担保するため、作業手順を標準化して効率を上げるためなどの目的があります。
そして次の工程は、SOPを作成する業務の洗い出しです。SOPに記載すべき作業手順を整理します。この際、単純に現行の作業方法を文書化するだけにならないよう、注意が必要です。現状の手順を確認しながら、最も効率的な作業工程を再検討し、SOPを設計することが求められます。
SOPを使用した際の効果を高めるためには、適切なフォーマットやツールの選定が重要です。
フォーマットには特に決まりはありません。SOPの主な形式には、ステップ式(単純な箇条書き)、段階的ステップ式(詳細な手順の箇条書き)、フローチャート式(図形を用いたフロー図)、チェックリスト式(実行と確認のための項目リスト)があります。
業務内容や使用者の理解のしやすさ、SOPの目的に応じて選択します。また、SOPには用語集や参考資料などを加えることが一般的です。
SOPを作成するツールにも様々なものがあります。従来はワード、パワーポイント、エクセルなどのOffice系ソフトが多く使われていました。しかし最近では、専用ツールの使用も増えています。
専用ツールを使用することで、テンプレートを活用でき、デザインの整理が簡単になることがメリットです。また、作成したSOPの管理や更新がしやすいので、ナレッジやノウハウの集積場所にもなります。
▼あわせて読みたい
『保存版│業務フローの書き方や手順のポイントとは?目的やメリットもご紹介』
ここまでの準備ができたら、SOPの文章の作成です。作業の手順ごとにわけて、1ステップごとに作業内容の説明文を作成します。SOPを使用する人が、作業手順を一つ一つ確認しながら業務を進められるように構成しましょう。
また、文章は簡潔で読みやすくまとめることを心がけます。その業務を担当するのが初めての人でも理解できるように、専門用語や業界用語には説明を加えると親切です。
複雑な作業や文章だけでは理解しにくい作業については、写真や動画を使うことも効果的です。直感的に理解できるような工夫をしながら、文章で適切な説明を加えましょう。
SOPが完成したら、使ってもらうために周知する必要があります。従業員にSOPができたこと、どのような内容であるかを知らせ、共有します。せっかくSOPを作成しても、浸透させなければ作業の標準化は進みません。
また、SOPの作成は一回限りではなく、実際に運用しながら改善を続けることが重要です。実際にSOPを使った現場の担当者から、意見やフィードバックを得て、改善に活かしましょう。
そして、SOPの効果を測定することも大切です。できる限り数値化できる指標を設定し、SOPの適用前後での変化を具体的に計測します。その結果、SOPの改善点も検討できます。
このように運用を続けることで、SOPはただの文書ではなく、組織の生産性と品質を向上させるツールとなるのです。
\せっかく作った手順書が読まれない…そんなお悩みをお持ちの方へ/
SOPは具体的に、わかりやすく作成することが必要です。作業工程や配慮するポイントを明確に、複雑な業務でも理解しやすく分解して記載します。そのための、作成時のポイントを説明します。
SOPには社内の情報やノウハウを集約して、業務を標準化し共有化する役割があります。そのため、SOPを作成する際には、多くの経験を持つベテラン担当者からヒアリングを行い、作業のコツを収集することが重要です。SOPを使えば誰であっても、できる限り質の高い作業ができるようにするためです。
しかし、ベテラン担当者のレベルに合わせてSOPを作成すると、新しい担当者や新入社員には理解できない場合があります。無意識にこなしている作業や、暗黙の了解となっている習慣も、SOPには落とし込まなければなりません。そのため、慣れていない社員の視点や意見も取り入れること、理解しにくい点を丁寧に説明することもポイントです。
読んだ人が理解しやすいように、作業手順を正確に、わかりやすく伝えることが重要です。そのため、SOPの文章は見やすく簡潔にまとめることが求められます。重要な語句は文章の前半で説明する、一文を短くするなどの文章の基本を踏まえて作成しましょう。
文章だけではわかりにくいと感じられる場合は、図や表、イラストなども使って工夫します。また、デジタルデバイスを使える場合には、画像や動画も活用できます。
また、重要な要点は目立たせて明確にすることも大切です。ステップごとに説明されている作業手順の中でも、より重要な部分であることを理解してもらえます。
運用方法とは、SOPをどのように共有するか、更新頻度はどの程度か、といったことです。SOPは作成しただけでは効果が得られませんので、適切に共有して実際に使用し、改善のためのフィードバックを得る必要があります。そのための運用方法自体も、周知しておく必要があるのです。
運用方法を周知し実行しないと、従業員が古いSOPを使い続けてしまう、更新が止まってしまうなどの問題が起こります。
SOPは業務内容や作業の手順を詳細に記載した指示書を指します。製品やサービスの信頼性や確実性を担保するために活用されています。
その他にも、SOPの活用によって多くの効果が得られます。業務の効率化やコスト削減、品質と安全性の向上、属人化の防止と教育時間の短縮、従業員の意識や外部からの信頼の向上などが主なメリットです。
SOPを作成し活用することで、ビジネスの安定性と成長を促進できます。ぜひこの記事で解説した作成手順や作成時のポイントを参考に、SOPの作成を検討してください。
また、SOPは作って終わりではなく、活用と更新が重要です。より円滑に活用・検証・改善のサイクルを回すために、使いやすいツールを導入することもおすすめです。
弊社のOnboardingは、WEB画面上でユーザーに適切なタイミングで使い方を導くノーコードツールです。
Webサービスにタグを一行入れるだけで、ローコード・ノーコードで簡単に利用でき、「プロダクトツアー」「ヒント(ツールチップ)」「ポップアップ」のガイド表示を行うことが可能です。
社内の業務効率化・生産性向上実現のために新規導入されたシステムにもご活用いただくことで、エンジニアのリソースを削減しながら、従業員へのサポートを操作に迷うWEB画面上でリアルタイムに行うことができます。
ご興味お持ちいただけましたら、是非お気軽にお問い合わせください。
>>「Onboarding for employees」の資料を見てみる
【あわせて読みたい関連記事】
・【基本】QCDとは?生産管理に役立つ考え方の基礎や管理方法を解説
・保存版│引継ぎ資料に記載すべき項目・作成時のポイントや流れとは?
Muto Haru
WEBプロダクトの新規事業立ち上げ、DX推進、WEBサイト運用や広告などデジタルマーケティング歴10年以上。 ノーコードSaaSツール「Onboarding」マーケティングチームメンバー。
Onboarding 資料請求フォーム