情シスのアウトソーシングとは

情シスとは、情報システム部門を略した言い方です。情シスは、社内のIT関連機器の管理、ネットワークやサーバーなどの構築・保守、従業員や顧客・業務で得られたデータの管理・運用などを担当しています。ITの利用が欠かせない企業のインフラとも言える部門です。

しかし、情シスは担当業務が幅広いことに加え、人材不足の現状も影響し、業務負荷が大きくなっている企業が多いことが問題です。特に中小企業では、専任の担当者を置けない場合もあります。

そこで活用したいのが、情シスのアウトソーシングです。情シス業務をアウトソーシングすることで、社員の負担軽減や、業務の品質の安定などの効果を得られます。

とはいえ、情シスの業務をアウトソーシングすることに不安を感じる方も多いでしょう。社内の情報や、業務に欠かせない機器の管理を担当する部門だから当然です。

そこでこの記事では、情シスのアウトソーシングに関する概要や、メリットとデメリット、そして依頼する会社の選び方についても解説します。情シス業務のアウトソーシングを検討する際の参考としてください。

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アウトソーシングできる情シス業務

基本的には情シス業務のほとんどがアウトソーシング可能です。とはいえ、アウトソーシングに向いている業務と向いていない業務があるのは確かです。ここでは、アウトソーシングしやすい情シス業務を説明します。

PC設定・IT資産管理

PC設定とは、社用に購入したPCを仕事で使用するためにセットアップする作業です。OSやアプリケーションソフトのインストール、ネットワークやソフトウェアの基本設定、セキュリティ設定などが含まれます。

PC設定業務は、社員の入社や移動が増える時期に集中する傾向があります。一時期だけ業務量が増えるケースも多いため、アウトソースに向いているのです。

また、自社のIT機器の資産管理は、セキュリティ面でも会計面でも大切です。購入したPCなどは管理ルールを定め、定期的に確認や整備を行う必要があります。自社内にそれらのノウハウがなければ、ルールの設定や運用スケジュールも含めて相談できるアウトソースの利用が便利です。

サーバー構築・管理

サーバーやネットワークの構築も、アウトソーシングに向いている業務です。

サーバを構築する際には、社内の業務状況や社員の要望に合わせて設計する必要があります。また、運用開始後には監視業務や不具合への対応も不可欠です。それに加え、セキュリティ対策も年々重視されるようになってきています。

そのため、専門的な知識が必要な業務で、人材の確保も難しくなっています。アウトソーシングを利用することで、品質を安定させ、不測の事態への対応といった勤務時間外の業務に関する情シスの負担も軽減できます。

アプリケーション運用・保守

アプリケーションの運用と保守に関する業務は専門性も高く、技術面の変化も早い分野です。また、システムを安定的に稼働させ続けなければなりません。そのためには、サーバー、サービス、環境、ログなど、常時さまざまな監視を行い、定期的なシステムの改修や調整も必要です。

非常に業務負荷が高くなる業務です。情シスが社内の業務をこなしながらアプリケーションの運用も行うのは現実的ではありません。専任者を置けないならば、アウトソースの利用も有効です。

DX推進・コンサルティング

業務のデジタル化、DX推進についてもアウトソーシングが向いています。自社内にDXを推進するノウハウを持っている企業は少ないためです。

自社の業務を調査した上で、どのようなシステムを導入するか、どのように運用するか、研修の行方など、コンサルティングを依頼するのがおすすめです。

情シスの業務をアウトソーシングするメリット

情シス業務をアウトソーシングすることで多くのメリットを得られます。ここでは主なメリットを4つ説明します。

IT人材を確保できる

情シスの人材を確保することは難しくなっています。幅広いITスキルや知識を持つ人材が少ないことに加えて、企業がITを活用することが当然になったことで需要も増しているためです。自社内にIT人材を確保するためには、採用や育成のコストもかかります。

その点、アウトソーシングを利用すれば、自社が人材の採用や育成をする必要なく、専門的な知識を持った人材に業務を任せられます。

最新の情報やノウハウを活用できる

情シスのアウトソーシングを請け負う企業は、ITに関する専門的な知識を持っています。常に最新の情報を集め、品質の向上に努めています。同様のことを一般企業が自社内で行うのは簡単ではありません。アウトソーシングを利用すれば、自社で教育コストをかけなくても最新の情報をえられるというメリットがあります。

また、アウトソーシング企業は、多くの事例や豊富なノウハウを持っています。自社内の情シス業務だけでは得られない知見も少なくありません。そのようなノウハウを活用できることもメリットです。

社内の業務量を減らせる

情シスの業務は多岐にわたります。近年ではビジネスにITを活用することが当然になってきているので、情シス業務がインフラ管理にとどまらず多角化していることも、業務が増える理由です。

本来ならば情シスも、自社のビジネスを拡大するための業務に多く時間を使いたいでしょう。しかし、情シスの人手が足りていなければ、システムの保守や社内のトラブル対応に時間を取られてしまいます。そこでアウトソーシングを使えば、情シスの業務量を減らせます。その結果、より重要な仕事にリソースをさけるというメリットが得られます。

業務の属人化を解消できる

情シス部門は業務負担が大きく、専門的な知識が必要です。そのため、業務を特定の担当者に一任するようになる傾向があります。すると業務が属人化してしまい、担当者の退職や休職に対応できません。

アウトソーシングを使う際には、業務内容や手順を明確化するため、属人化を解消することができます。また、業務の経過や状況の報告も受けられるので、透明性が上がることもメリットです。

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情シスの業務をアウトソーシングするデメリット

メリットの多い情シス業務のアウトソーシングですが、デメリットもあります。メリットとデメリットの両方を把握して、活用する範囲や、デメリットをやわらげる方法を検討しましょう。

社内にノウハウを蓄積できない

アウトソーシングを利用した場合、社外の専門業者が情シス業務を担当します。そのため業務が効率的に進みますが、社内での人材育成が進みません。社内にノウハウが蓄積されないのです。

もし将来的に情シス業務を内製化したいと考えているなら、この点は大きなデメリットになります。社内にもノウハウが蓄積されるよう、アウトソーシング業者と相談する必要があります。

情報漏洩リスクがある

情シス業務をアウトソーシングするためには、業務の内容を伝え、扱う情報を共有する必要があります。すると、どうしても社外秘となっている情報や、個人情報、顧客情報を提供することになります。それらの情報がアウトソーシング先から漏洩するリスクがあるのです。

もしも情報が漏洩すると、自社の事業にも大きなダメージが生じます。リスク管理も十分に検討してからアウトソーシングを利用してください。

業務の整理が必要

情シス業務をアウトソーシングするためには、業務の整理する必要があります。情シスの業務の全体像を整理して、どの部分をアウトソーシングできるのかを見極めるためです。そして、依頼する業務を決めたら、業務内容や処理方法を明確にしなければなりません。これらの工程には手間がかかることはデメリットにもなります。

費用対効果を測りにくい

情シス業務のアウトソーシングでは、費用対効果を計測しにくいこともデメリットの一つです。

アウトソーシングのサービスにはさまざまなものがあるので、安いものの品質が不十分な場合や、依頼する業務に対して過剰な品質が提供される場合などが考えられます。特に、依頼した側にITに関する知識が不測していると、費用と効果のバランスを判断するのが難しくなります。

情シス業務のアウトソーシングを依頼する会社を選ぶポイント

アウトソーシングを活用しようと考えた際は、たくさんのサービス提供者から依頼先を選ぶことになります。選定基準を決めておき、複数の会社を見ていくのがおすすめです。ここでは、アウトソーシングを依頼する会社を選ぶポイントを説明します。

セキュリティ対策

アウトソーシング先のセキュリティ対策は非常に重要です。自社内の情報を共有する以上、情報漏洩が大きな潜在リスクになるためです。

依頼を検討する会社が、どのようなポリシーに基づいてセキュリティ対策を行なっているかを確認しましょう。プライバシーマークやISO27001を取得している会社なら、品質の目安になります。また、サーバーやアプリケーションの運用に関する業務を委託する場合には、ハッキングを防ぐ技術の高さも必要です。

導入実績と自社の業務内容への対応

依頼先を決める上で、その会社の実績が判断材料になります。実績が豊富なアウトソーシング会社は、その分だけ多くのノウハウが蓄積されていると考えられるためです。また、自社の業務や導入目的に似た事例を受け取った実績があるかも大切です。同じような業務の実績があれば、スムーズな対応が期待できます。

アウトソーシング会社のホームページを見れば、得意な分野や過去の事例が紹介されています。それを参考に、依頼先の候補を探しましょう。

ノウハウの活用と蓄積

アウトソーシングを利用する際のデメリットの一つが、自社に情シス業務のノウハウが蓄積できないことです。特に、将来的にはアウトソースをやめて自社内で対応したいと考えている場合には、依頼する業務に関する知見を得る方法を検討する必要があります。

依頼先に業務の内容や結果をフィードバックしてくれるか、情報を共有できるかを確認しましょう。また、アウトソーシング会社によっては、研修やマニュアル作成も依頼できる場合もあります。

料金の明確さ

料金は、担当者の業務量によって決められる場合や、作業1件あたりの単価で決められる場合などがあります。事前にしっかり確認しておかなければ、予想より料金が大きく膨らんでしまうことも考えられます。

その場合、見込んでいた費用対効果も得られません。そのため、料金体系の明確さも依頼先を選ぶ際には重要です。

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情シス業務のアウトソーシングを依頼できる会社

最後に、情シス業務のアウトソーシングを依頼できる会社を紹介します。他にもたくさんの候補となる会社がありますので、幅広く探して選定してください。

クロス・ヘッド

クロス・ヘッド株式会社は、情シス業務を専門にするアウトソーシング会社です。IT機器の設定や管理から、システムの運用・保守、DX支援まで幅広く対応しています。

また、相談から業務開始までの期間が短いことも特徴です。担当者の退職や、ビジネスの拡大に合わせて、素早いアウトソーシングの活用が可能です。

トータルITヘルパー

トータルITヘルパーは、リップル株式会社が提供する、情シス業務のアウトソーシングサービスです。特にヘルプデスク業務に強みを持っています。社内でのIT利用に関するサポートは情シス業務の一つですが、必ずしも生産性の高い業務とは言えません。そのため、アウトソースを活用して情シスが別のより重要な業務に時間を使える体制を整えることで、生産性を上げることができます。

I team

I teamは、業務システムやWebアプリケーションの開発・運用に強みを持っているアウトソーシング会社です。また、どのような業務システムを導入すべきかといったDX推進のコンサルティングも依頼できます。

開発だけでなく運用や保守も支援を受けることで、社内にIT人材が不足していても円滑に業務の効率化を進めることができます。

まとめ

情シスは社内のIT関連機器の管理、ネットワークやサーバーなどの構築・保守、従業員や顧客・業務で得られたデータの管理・運用などを担当する部署です。現代のビジネスではITの利用が欠かせないので、企業のインフラとも言える業務を担っています。

しかし、情シスは担当業務が幅広く、人材不足でもあり、社内での業務負荷が大きくなる傾向が見られます。そこで、アウトソーシングの活用が浸透してきているのです。

情シス業務をアウトソーシングすることで、専門性の高いIT人材を確保でき、社内の業務量を減らして生産性を上げられるといった効果が期待できます。ただし一方で、社外に依頼するため社内にノウハウを蓄積できず、情報漏洩リスクも抱えることになります。

メリットとデメリットや、費用対効果について慎重に検討する必要がありますが、業務の効率化のために情シスのアウトソーシングは有効な方法です。ぜひこの記事で説明した内容をもとに、情シス業務のアウトソーシングの活用を検討してみてください。

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