基幹システムとは

基幹システムとは、企業の事業や業務を行う際に中心となるシステムです。企業の規模に関わらず、事業の管理や業務の効率化を実現するために欠かせません。

事業を発展させるために基幹システムの導入や刷新を検討している企業も多いでしょう。しかし、基幹システムが対象とする業務は幅広く、非常に多くのサービスが開発・提供されています。そのため、具体的にどのようなものなのかわからないという方も多いかもしれません。

そこでこの記事では、基幹システムの概要や、代表的なシステムの種類と機能、メリットなどを解説します。また、基幹システムに似ている他のシステムとの違いや、導入時の手順も説明します。ぜひ基幹システムの導入や、さらなる活用に役立ててください。

基幹システムの種類と機能

基幹システムとは、企業が事業を行う際に必須となる業務を管理するシステムを指します。企業活動の中心になることから、基幹と呼ばれるのです。

ただし、基幹システムという一つの決まったシステムがあるわけではありません。業種によって基幹となる業務が異なるため、構成も違ってくるのです。例えば小売業では販売管理システムや在庫管理システムが基幹システムとなります。それに対して、生産業では生産管理システムが重要です。

ここでは、代表的な基幹システムの種類と機能を具体的に紹介します。

生産管理システム

生産管理システムは、生産業で使われる基幹システムです。生産計画の立案と管理、製造プロセスの管理、製品の品質管理、資材調達の管理などの機能が備えられています。

これらの機能を活用し、製品の生産に関連する業務プロセスを効率化することが導入する目的です。

販売管理システム

販売管理システムは、主に販売業で使われる基幹システムです。実店舗、ネットショップ、マルチチャネルに対応するシステムがあります。

主な機能は、見積管理、受注管理、売上管理です。さらに、見積もりや請求、仕入れや発注、物流を管理する機能もあります。また、購買管理システムや在庫管理システムと連携することで、さらに幅広い業務を管理・効率化可能です。

購買管理システム

購買管理システムは、小売業や製造業で使用されます。購買に関する業務の効率化が可能です。

主な機能は、発注の処理と納品スケジュールの管理をする発注管理と、出荷・納品の管理をする出荷管理に分けられます。また、取引価格の管理や、実際の出荷に関する指示や伝票の作成なども可能です。

在庫管理システム

在庫管理システムは、小売業や卸売業などの在庫の管理が必要な業種で広く使われています。また、製造業でも活用されます。製品の他、原材料や部品、製造途中の半製品の在庫を管理する必要があるためです。

主な機能は、在庫数の管理と検索機能、出荷に応じて在庫量を調整する在庫調整機能、帳簿と現物の数量を管理する棚卸し機能などです。

会計システム

会計管理システムは、財務情報の管理のために使われます。決算や集計だけでなく、取引情報を管理・分析することで、経営最適化のための情報が得られます。

人事給与システム

人事給与システムは、人材情報の管理のための基幹システムです。社員の基本的な個人情報の他、人事評価や給与に関する情報も管理できます。

また、採用管理機能を持つシステムも多くなっています。人的資源の活用や、配置の最適化が導入の目的です。

労務管理システム

労務管理システムの主な機能は、勤務スケジュールの管理、実際の労働時間の記録や管理です。勤務実態や給与計算に関連する業務を効率化できます。

また、時間外労働の時間数や有給休暇の取得日数など、法令に関わる情報も管理できます。

基幹システムと他のシステムの違い

基幹システムは種類が多いため、他の業務システムとの違いがわかりにくくなる場合があります。ここでは、基幹システムと混同しやすい他のシステムと、その違いについて説明します。

業務システムとの違い

業務システムとは、企業内の業務を効率化するためのシステムを指します。生産性を向上させるという点では、業務システムと基幹システムは同じ目的を持つものとも言えます。

ただし、基幹システムは企業経営に直結する基礎となる業務を対象としており、業務システムは各個別的な業務を対象とする点が異なります。例えば、マーケティング施策の立案や検証を行うためのツールなどが、業務システムに当たります。

ERPとの違い

ERPとは、Enterprise Resource Planningの頭文字を取った略称です。企業資源計画と訳されます。ERPは、企業が保有する基幹システムなどのさまざまなツールに蓄積された情報を統合し、一元管理するためのシステムです。情報を一元管理して分析することで、企業資源を最大限活用することが目的です。

基幹システムは、販売管理システムや生産管理システムなど、それぞれが独立したシステムである点が異なります。

情報系システムとの違い

情報系システムとは、情報の収集や共有のためのシステムを指します。例えば、スケジュール管理ツール、グループウェア、チャットツール、ナレッジマネジメントシステムなどが含まれます。

社内での業務の効率を上げるのに役立ちますが、もしシステムが停止してしまっても、直ちに業務が行えなくなるわけではありません。それに対して、もし基幹システムが停止してしまうと、業務自体が停止してしまうのに近い影響が出る点が異なります。

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基幹システムのメリット

基幹システムを導入することで多くのメリットが得られます。大きなメリットは、業務の効率化とデータの活用です。ここではさらに詳しく、主なメリットを説明します。

業務を効率化・標準化できる

基幹システムを活用すれば、業務を大幅に効率化できることがメリットです。例えば、販売するための商品を仕入れた際、仕入れに関するデータを入力すれば、自動的に在庫数や買掛金額についても更新される、といったものがあります。複数の帳簿に転記したり、集計したりする手間が省けます。また、その際に人的ミスが生じるリスクもなくなります。

また、業務の標準化ができることもメリットです。基幹システムを使えば、データの形式や管理方法が統一されます。人によって帳票の書き方に癖があったり、作業手順が異なったりするようなズレがなくなるのです。担当する人の知識やノウハウに依存する属人化も防げます。

経営状況を可視化できる

基幹システムを導入することで、毎日の業務や取引で生じたデータの整理や分析がリアルタイムで行えます。それにより、売上額や在庫数はもちろん、集計された財務状況も可視化されるというメリットが得られるのです。

素早い経営判断が可能になるだけでなく、異常値を発見できるのでトラブルを未然に防ぐ効果も得られます。

蓄積したデータを一元管理できる

基幹システムは、現場での実際の業務を効率化できるだけではありません。業務によって収集されたデータからもメリットを生みます。

社内には膨大なデータが蓄積されますが、システムがなければ部門ごとに散らばってしまいます。基幹システムを連携することで、収集したデータを一元管理できるのです。そのデータを活用しての集計や分析が可能になるので、業務に活かすことができます。また、検索も瞬時に行えるようになるので、利用したい情報をすぐに取り出すことができます。

基幹システムを導入する手順

ここでは基幹システムの導入までの手順を説明します。基幹システムは事業の土台に関わるものです、また、業務の対象が広範囲に及ぶので、入れ替えるのも簡単ではありません。そのため、導入や選定は慎重に行う必要があります。

要件定義

基幹システムを導入するためには、まず目的を定めることが必要です。事業において自社がどのような課題を持っているのか、どの分野の業務をどのように改善したいのか、明確にしてください。

目的を把握したら、どのような機能があれば達成できるかを検討します。基幹システムによって、どのように業務の効率化が可能となり、どの程度の生産性向上が見込めるのかを予測するのです。また、どれくらいの効果が得られることをゴールとするかも設定します。

システムの選定

非常に多くの基幹システムが開発されているので、自社に合ったものを探す必要があります。大切になるのは、契約条件、開発会社の信頼性、担当者の経験や相性などです。候補となる基幹システムの開発会社には、自社の要望を伝えて提案書を作成してもらうのがおすすめです。

また、基幹システムの実際の使い勝手もしっかり確認しましょう。経営層だけで判断すると、データの活用面だけを重視しすぎ、操作性や機能が自社に合わないものを選んでしまうおそれがあります。現場での入力などを担当する従業員の意見も取り入れてください。

開発・テスト

基幹システムを選定したら、自社の業務や使い方に合わせた設定やカスタマイズを行います。業務の内容や進め方が特殊な場合には、開発の規模が大きくなるかもしれません。しかし、使い始めてから改修するのは業務にも影響するので、事前に行うべきです。

開発や設定が完了したら、実際の運用前にテストを行います。動作を検証し、基幹システムの動作や処理が的確か、不具合がないか確かめます。問題があれば、その修正と再テストが必要です。

運用・保守

テストで正しく機能することが確かめられたら、いよいよ運用開始です。基幹システムは影響する範囲が広いため、多くの社員が新しいシステムに慣れる必要があります。そのためのマニュアルの準備や研修も行いましょう。

そして運用開始後には保守も必要です。不具合があれば修正しましょう。また、定期的に業務改善効果を検証することも大切です。より効果を高めるための使い方を検討し、さらに必要な機能があれば追加開発も行います。

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まとめ

基幹システムとは、企業の事業や業務を行う際の中心となるシステムです。決められた形式のシステムがあるのではなく、業種によって重要な分野のシステムが基幹システムとされます。例えば、生産管理、販売管理、在庫管理、会計、労務管理など、さまざまなシステムがあります。これらを組み合わせ、連携させて構築するのです。

基幹システムを導入することで、企業の規模に関わらず、事業の管理や業務の効率化を実現できます。また、社内のデータを一元管理して活用することで、新しい価値を生み出したり、経営状況をリアルタイムで可視化して経営判断に役立てたりすることが可能です。

基幹システムは事業の土台に関わるものなので、導入や入れ替えは簡単ではありません。そのため、選定も慎重に行う必要があります。難しい面もありますが、事業を拡大させ会社を進化させるために有効な手段です。ぜひ導入や活用を検討してください。

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