Googleフォームとは

Googleフォームは、Googleが提供するフォームツールです。Webブラウザを使って簡単にフォームを作成し、回答を集めるすることができます。アンケート・クイズ・イベントの登録フォームなどに利用できます。

Googleフォームはクラウド上に保存され、編集や共有が容易簡単なことも特徴です。回答はリアルタイムで集計され、Googleスプレッドシートに出力して分析することができます。

Googleフォームはビジネス・教育・イベントなど、さまざまな目的に使えます。この記事では、Googleフォームの概要とメリット・デメリット、使い方などを解説します。誰でも無料で簡単に使えるので、ぜひこの記事の内容を参考に、Googleフォームを活用してみてください。

Googleフォームを活用した具体例

Googleフォームはさまざまな用途に使えます。代表的な活用事例を紹介します。

応募・申込

イベントへの参加申し込み、プレゼントキャンペーンへの応募などに利用できます。不特定多数からの応募や申し込みを受け付けるために、情報を入力して送信してもらえます。送信された内容はGoogleスプレッドシートを使い、リスト化して出力できます。

問い合わせ

企業のWebサイトなどで使われる、一般的な形式の問い合わせフォームも作れます。お名前やメールアドレスなどの情報を入力する欄に加えて、自由記述の入力スペースを設置し、問い合わせ内容を入力してもらう形式が一般的です。

アンケート

Googleフォームには、数値やラジオボタンなどの入力形式も用意されています。それらを使ってアンケート調査のためのフォームも作れます。Webサイトの使いやすさ、顧客満足度など、多くの場面で活用可能です。

また、集計機能を組み合わせて使うこともできます。アンケートの回答を自動で集計したり、グラフ化して表示したりといったことが可能です。

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テスト・クイズ

Googleフォームでテストを作成できます。テストの問題と解答の選択肢でフォームを作成し、回答を送信してもらうものです。採点も自動で行えます。

教育機関での生徒に対するテストの他、企業でも新入社員に対する業務の理解度チェックなどに利用できます。また、オウンドメディアなどのブログ内で、コンテンツとしてクイズを設置するといった使い方も可能です。

出欠・スケジュール確認

イベントやセミナー、社内の歓送迎会などの出欠や日程調整のためにも、Googleフォームは活用できます。複数の日時をラジオボタンで表示して都合の良し悪しを回答してもらう形式や、希望日を選んでもらう形式が一般的です。

業務報告書

業務の内容を選択肢から選び、日にちを入力するなどして、自由記述欄を用いて報告書として使うことができます。文章を記入できるようにすることで、非定型な報告業務でもデジタル化やテンプレート化が可能です。

また、欠勤願いなど定型的な社内申請書は、Googleフォームでの提出・受付できます。ペーパーレス化も実現でき、自動的に保存されるので管理も簡単です。

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Googleフォームのメリット

Googleフォームを活用することで多くのメリットが得られます。ここではGoogleフォームの主な6つのメリットを説明します。

簡単にオンラインフォームが作れる

Googleフォームを使う際の大きなメリットの一つは、使いやすさと迅速にフォームが作成できることです。インターネット環境があればブラウザ上で簡単にフォームが作れます。直感的に操作できるので特別な学習やマニュアルは不要で、専門知識がなくても誰でも簡単にWebフォームを作成できます。

また、イベント参加者アンケート・注文書・スケジュール確認・パーティー招待状など、約20種類のテンプレートが用意されていることも特徴です。目的に応じたテンプレートを選んで、少し修正するだけで使用できます。

レスポンシブデザインでデバイスを問わず使える

Googleフォームはレスポンシブデザインが採用されています。そのため、パソコンやスマートフォンなど、ユーザーのデバイスに合わせて適したレイアウトで表示されることも大きなメリットです。フォームを作成する側は、ユーザーの使用する端末について考慮する必要がありません。意識しなくても広く利用できるフォームが作成できるのです。

自動集計・回答のグラフ化が可能

Googleフォームを用いて収集された回答のデータは、リアルタイムで自動集計できることもメリットです。さらに、数値や割合などを、棒グラフや円グラフを用いてわかりやすく表示できます。

また、Googleの他のサービスと連携できるというメリットもあります。回答結果をGoogleスプレッドシートやGoogleカレンダーに自動的に反映させることや、Gメールと連携してフォームからの送信者に自動でメールを返送することが可能です。

共同で作業できる

Googleフォームは共同での編集が可能です。Googleアカウントを使って、共同編集のためのアクセス権限を簡単に設定できます。遠隔でも共同での作業ができるので、リモートワークや多拠点での業務にも役立ちます。

また、フォームの編集だけでなく、収集されたデータを共有して活用したり、フォーム公開前に上司の内容確認と承認を得たり、さまざまな場面で活用可能です。

セキュリティが高い

GoogleフォームはGoogleが提供するSaas型のサービスなので、セキュリティ対策もGoogleがおこなっています。そのため、マルウェア対策などのセキュリティ対策については、最新の技術が使われています。

また、Googleフォームのデータはクラウド上に保存されています。アップロードしたデータやファイルは、保存時や転送時に暗号化されるため、ユーザー個人のデバイスへのリスクを減らせます。

無料で使える

Googleフォームは、他の多くのGoogleが提供しているサービスと同様、無料で全機能が使えます。コストを削減し、サブスクリプションの手続きなどの手間も省けます。

Googleフォームのデメリット

紹介したようにメリットの多いGoogleフォームですが、当然ながらデメリットもあります。活用時に注意すべき点やデメリットも説明しますので、使い方や利用範囲を検討する際の参考にしてください。

シンプルなフォームしか使えない

Googleフォームは、シンプルなデザインしか作成できません。使い方が簡単で無料であることとトレードオフになる特徴ではありますが、注意が必要です。デザインの自由度が低いので、Googleフォームを用いていることがユーザーにわかってしまいます。既存のWebページに埋め込む場合などには、他のWebページとの調和がとりきれないことがあります。

また、Googleフォームには送信内容確認画面がありません。ユーザーが自分で入力した内容を確認できず、そのまま送信されてしまうため、不安を感じる可能性があります。

これらを避けたい場合には、専用のフォームツールを使ったり、自社のWebサイトに合わせて開発することが必要です。

自動入力ができない

Googleフォームでは、自動入力機能が使えません。郵便番号を入力すると対応した住所が自動入力されたり、漢字で氏名を入力するとふりがなが自動入力されたりといった機能を持つフォームが増えています。それらの自動入力機能がないので、ユーザーが面倒と感じることもあるかもしれません。

また、Googleフォームからの申し込みや情報送信では、ECの決済機能やCRMツールなどと自動で連携することもできません。

送信された内容への対応はできない

Googleフォームを使って、ユーザーからの問い合わせを受けることは可能です。しかし、その問い合わせに対する返信や情報管理は、Googleフォームではできません。そのため、メールの送受信には別のツールを使ったり、問い合わせ内容を転記したりする必要があります。もし問い合わせの管理や、複数の担当者での対応を行いたい際は、専用のツールを使った方がいいでしょう。

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Googleフォームの使い方

Googleフォームの基本的な使い方は非常に簡単です。ここでは、フォームの作成と公開、回答の集め方と集計方法を説明します。

フォームを作成する

Googleフォームを作成するためには、Googleアカウントが必要です。まだ持っていない場合や、Googleフォーム専用のアカウントを分けたい場合は、まずアカウントを作成してください。

Googleアカウントでログインしたら、Googleフォームのページを開きます。右上のメニューの中に、フォームの項目があります。

Gooleフォームにアクセスすると、最初にテンプレートギャラリーが開かれます。作りたいフォームの内容に近いテンプレートがあれば、ここで選択してください。テンプレートが不要な場合、すべて自分で作りたい場合には、[+]マークの「空白のフォーム」を選択します。

必要に応じてパーツを追加します。

質問と回答のためのパーツには、以下のものが用意されています。

・記述式

・段落

・ラジオボタン

・チェックボックス

・プルダウン

・均等目盛

・選択式（グリッド）

・チェックボックス（グリッド）

・日付

・時刻

また、画像や動画の追加、質問項目のセクション設定も可能です。

公開して回答を集める

フォーム内容の作成やデザインの設定が完了したら、上部にある目の形のプレビューマークをクリックし、フォームを確認します。必要に応じて修正しましょう。

フォームが完成したら、画面右上の「送信」をクリックします。すると、作成したフォームの共有方法が表示されます。

用意されているのは以下の3種類の方法です。アンケートの実施方法や回答者に合わせて適したものを使います。

・メールでの送信

・Googleフォーム画面へのリンクURL

・Webページに設置するための埋め込み用HTML

回答結果を集計する

回答結果は、フォーム画面上部の「回答」をクリックすると見ることができます。

「概要」では項目ごとに集計された結果が、「個別」では回答者ごとの結果が見られます。また、「スプレッドシートにリンク」をクリックすれば、Googleスプレッドシートへの書き出しが可能です。表計算機能を使って、さまざまな形で収集された回答を利用できます。

Googleアカウントにログインせずにgoogleフォームに回答する方法

Googleフォームに回答する際に、Googleアカウントへのログインが必要なことがあります。ログインが必要なのは、フォームを設置している側の設定によります。1人に1度だけ回答してほしい場合や、悪意のある回答を防止したい場合に、ログインが必要な設定にされているのが一般的です。

ただし、Googleフォームをログインしなくても回答できるように設定することは可能です。Googleフォームの「設定」をクリックし、「回答」の項目から「回答を1回に制限する」をOFFにすることで、設定できます。

Googleアカウントへのログインが不要になることで、回答してくれる対象が広がります。ただし、同じ人が何度も回答することや、スパムの送信が容易になるので、実施時には注意が必要です。

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まとめ

GoogleフォームはGoogleが提供しているオンラインフォームツールです。直感的な操作で簡単にフォールを作成して使えることや、Googleアカウントがあれば無料で使えることなど、多くのメリットがあります。また、Googleスプレッドシートと連携できるので、収集したデータを広く活用できることも特徴です。

ただし、Googleフォームで作れるのはシンプルなフォームだけなので、自社のWebサイトのデザインとの調和が取れない場合があります。また機能的にもできることは限られています。

とはいえ、初心者でも簡単に活用できる便利なツールです。アンケートや問い合わせなどが必要になった際には、ぜひGoogleフォームを使うことも検討してください。

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