勤怠管理とは、企業が社員の出勤・退勤、休暇・欠勤、勤務時間・残業時間などを把握し管理することです。勤怠の結果は給与に直接反映されるものでもあるので、ミスがあるとトラブルになりかねません。また、近年では働き方改革にともない、勤怠管理を通じた業務量の調整なども重要になってきています。さらに、労働基準法などの法令を遵守するためにも、正確な勤怠管理が必要です。

勤怠管理において問題となるのが入力ミスです。正確にかつ効率よく勤怠管理を行うことは、すべての企業にとっての課題と言えるでしょう。

この記事では、勤怠管理の入力ミスに関して詳しく解説します。入力ミスが発生する原因やミスを防ぐ方法、そして入力ミスによって生じるリスクも説明します。また、おすすめの勤怠管理ツールも紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

勤怠管理が必要な理由

勤怠管理は、企業の業務効率を上げるためにも、従業員のモチベーションを保つためにも必要です。また、適切に行うことが企業に義務付けられているものでもあります。正確な勤怠管理が必要な、主な理由を説明します。

従業員の勤務状況を確認するため

勤怠管理は、企業が従業員の勤務状況を把握するために必要です。社員それぞれの勤務実態を見ることで、長時間労働や、特定の社員や部署への業務の偏りなどを防げます。

また、不正打刻や虚偽申告などの防止にもつながります。企業が勤怠管理をおろそかにしていると、トラブルが発生した際の解決も難しくなるのです。

給与計算を正しく行うため

勤怠管理が不正確な場合、給与計算も正しく行えません。従業員が本来受け取るべき給料や残業代が計算されていなければ、大きなトラブルになります。社員から残業代請求を受けたり、最悪の場合は裁判に発展したりと、多くのリスクがあります。

また、労働時間は生産性を測る指標の一つです。そのため、勤怠管理ができていないと、人事評価の基準も曖昧になってしまいます。

法律上の義務を果たすため

企業による従業員の勤怠管理は法律上の義務です。労働基準法では、使用者が労働者を1日について8時間を超えて労働させることを禁じています。

また、ワークライフバランスを適切に保つため、事業者はすべての労働者の労働時間を把握しなければならないという考え方が浸透してきました。そのために勤怠管理を適切に行うよう、厚生労働省のガイドラインで示されています。

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勤怠管理で入力ミスが発生する原因

勤怠管理には入力ミスがつきものです。人為的なミスをゼロにすることはできませんが、正確な勤怠管理のためには入力ミスを可能な限り減らすことが求められます。まずは、勤怠管理で入力ミスが発生する主な原因を把握して、対策につなげましょう。

勤怠管理に使われる主なツール

勤怠管理には主に、タイムカード・ICカード・表計算ソフト・勤怠管理ツールが使われています。それぞれ特徴やメリット・デメリットが異なります。

タイムカード

タイムカードは、従業員ごとに用意された紙のカードに、タイムレコーダーを使って出勤時間・退勤時間を打刻する方法です。コスト面でも導入しやすく、操作方法も簡単なので、広く使われています。

ただし、本人でなくても打刻できてしまう点には注意が必要です。また、タイムカードに記載される情報を別途集計しなければなりません。

ICカード

ICカードは専用のカードリーダーにICカードをかざして、出勤時間・退勤時間を記録する方法です。タイムカードと異なり、記録を自動集計して給与システムと連携させられる点がメリットです。

ただし、本人以外でも打刻できる点はタイムカードと同様です。また、カードリーダーとシステム、さらに従業員それぞれのICカードが必要なので、導入コストが比較的大きくなります。

表計算ソフト

表計算ソフトを使い、従業員が各自で出勤時間・退勤時間を入力する方法もあります。表計算ソフトはほとんどの企業で使われており、勤怠管理テンプレートもあるため、非常に安価に導入できます。集計時に便利なこともメリットです。

しかし、入力を各社員に任せるため、入力ミスは比較的多くなります。また、集計のための計算式を確認せずにテンプレートのままで使っていると、自社の給与体系とのズレが生じる可能性があるため注意が必要です。

勤怠管理ツール

勤怠管理ツールは、勤怠管理のための専用システムです。出勤時間・退勤時間を記録する方法や、給与計算システムとの連携方法が幅広く用意されています。入力ミスを減らし、給与計算や労務管理の負担を軽減できます。

ただし、費用の面や操作方法の習得の面で、導入コストが大きくなる傾向があります。

ヒューマンエラーによる入力ミス

ヒューマンエラーとは、関わる人の間違いによって発生するトラブルです。勤怠管理の入力ミスの多くは、ヒューマンエラーが原因になっています。

例えば、打刻忘れや間違いが代表例です。タイムカードを使用している場合だけでなく、どのような勤怠管理ツールを使っても、入力や記録を忘れたり間違えたりするミスは発生します。また、タイムカードを紛失してしまう、表計算ソフトのファイルを消してしまうといった、管理方法それぞれで発生するヒューマンエラーもあります。

タイムカードや表計算ソフトの使用による入力ミス

タイムカードなどの紙媒体を使って勤怠管理を行っている場合、給与計算などのために集計が必要です。その際、入力ミスが発生することがあります。

また、勤務状況の集計や給与計算に表計算ソフトを使用している場合にも、入力ミスが起こることがあります。出勤時間・退勤時間の入力だけではありません。残業時間の集計や、有給休暇のカウントなどには、雇用形態も関わります。社員それぞれの情報について入力ミスがひとつでもあれば、最終的な給与の金額も狂ってしまいます。

勤怠管理の入力ミスを防ぐ方法

勤怠管理の入力ミスの原因の多くはヒューマンエラーです。ヒューマンエラーを防ぐためには、運用ルールの明確化や仕組み化、デジタル化が有効です。勤怠管理での入力ミスを減らすための方法をみてみましょう。

打刻や入力のルールを明確化して共有する

勤怠管理の入力ミスを減らすためには、まず運用ルールを定めて周知することが有効です。例えば代表的なヒューマンエラーである打刻忘れに関しては、下記のようなルールや仕組みを作る方法があります。

・打刻したか確認する担当をおく

・タイムカードやICカードを通用口など忘れにくい場所に設置する

・始業や終業の定時にアナウンスを流す

また、打刻してから残業することの禁止、打刻を忘れた際の修正方法などを徹底することも必要です。悪気なくルールを破っている社員や、統一されたルール以外の方法をとっている社員もいるため、当たり前のことだと思っても明確に提示しましょう。

勤怠管理システムを導入する

勤怠管理システムを導入することで、ヒューマンエラーを大幅に減らすことができます。打刻忘れを防ぐためのアラートなどの機能もあるため、入力ミスを減らすことが可能です。また、給与計算などの際に必要な勤務実績の転記や集計ミスもなくせます。

さらに、リモートワークを含む様々な勤務形態に対応しているシステムも多く、社内ルールに合わせた運用が可能です。給与計算やシフト管理など他の人事業務システムとの連携もできるため、複数の部署の業務効率化にも役立ちます。

業務可視化ツールを利用する

業務可視化ツールとは、社員の使用するパソコンにインストールして、勤務状況を計測するツールです。業務プロセスや作業内容を見える化できるので、適切に業務が行われているか、業務の停滞やトラブルがないか、管理職が確認できます。

勤怠管理においても、業務可視化ツールの利用は有効です。パソコンの稼働状況がわかるので、打刻などの必要もありません。また、勤務状況と業務内容をつなげられるため、人事評価にも利用できます。もちろん、勤怠管理ツールと組み合わせることで、給与計算や労務管理も可能です。

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勤怠管理の入力ミスによって生じるリスク

勤怠管理が適切に行われていないと、企業にさまざまな不利益が生じることがあります。業務が滞るだけでなく、法的な問題を抱えることにもなりかねません。勤怠管理の誤りによって発生するリスクをみてみましょう。

ミスと修正の多発による管理部門の負担増加

従業員各個人や各部署で勤怠管理がしっかり行われていないと、管理部門に皺寄せがくることになります。

例えば、労務管理担当者は社員の労務状況が把握できません。勤務の実態を調べるために、さまざまな部署に確認を取り、勤怠情報を修正する必要が生じます。

また、給与計算の手間もさらに大きくなります。勤怠管理が不正確なため、給与計算に必要な情報が得られないのです。その結果、支給される給与に誤りがあれば、さらに訂正が必要となります。もし企業側が長期にわたって誤りを発見できなければ、給与の支払いが不十分だったという事態にもなりかねません。

過重労働や不適切な人員配置を改善できない

勤怠管理の入力ミスが増えると、実際の勤務状態がわからなくなってしまいます。すると、残業が多く発生している従業員や部署があっても発見できません。過重労働に陥っている社員を見逃し、ボトルネックを解消するための人員配置もできなくなります。

また、勤怠管理には社員の心身の健康状態を把握する役割もあります。適切に勤怠管理ができなければ、過重労働を是正できず、過労死やうつ病などのリスクが高まります。最悪の事態が発生すれば、企業に高額な損害賠償責任や企業イメージの悪化をもたらすのです。勤怠管理の精度を高めることは、社員の健康を守り、企業の長期的な成功にとっても重要です。

不正打刻や虚偽申告を発見できない

普段から勤怠管理に入力ミスが多く、勤務状態を正確に把握できていないと、不正打刻や虚偽申告が発生するリスクも高まります。例えば、本人ではない従業員がタイムカードを打刻したり、実際の勤務時間よりも長い残業時間を報告する、といった行為です。これらは企業に損害を及ぼします。

勤怠管理が適切に行われていれば、他人による打刻は目立ちます。また、勤怠情報と業務内容を照らし合わせられるため、虚偽の残業報告にも気づけるでしょう。しかし、勤怠管理が杜撰では、イレギュラーな内容でも気づかず、見逃されてしまうのです。

法的義務を果たせず違法になる

労働基準法には、さまざまな労働者の権利を守るための規定を設けられています。例えば、基本的に6ヶ月以上勤続勤務した従業員には有給休暇が与えられます。また、1日について8時間を超えた労働をした従業員との間では、適切な合意や残業手当の支給が必要です。

しかし、正確な勤怠管理ができていなければ、本来なら有給休暇や残業手当が発生するところ、それらを見逃してしまう場合があるのです。これらの法的義務を果たさなければ、企業には罰則が課せられます。

さらに、厚生労働省によって不正や違法行為があったことが公表される場合もあります。一般に公開されるので、企業は消費者の信用を失うだけでなく、人材の確保にも悪影響が及びます。

おすすめの勤怠管理・業務可視化ツール

勤怠管理の入力ミスを減らし、集計や給与計算などを自動化して業務効率を上げるために、勤怠管理ツールや業務可視化ツールの導入が有効です。管理部門の負担を軽減し、正確な勤怠管理が可能となります。ここでは、おすすめの勤怠管理・業務可視化ツールを紹介します。

kintone

kintone(キントーン)は、サイボウズ株式会社が開発・提供している、クラウド型の業務改善プラットフォームです。プログラミング不要で、さまざまな業務アプリを作成し、使用できます。

勤怠管理については、タイムカードというアプリが用意されています。アプリ上で出勤時刻と退勤時刻を入力すると、勤務時間が自動で計算されます。また、勤怠に関する申請や承認もアプリ内で行えます。

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Salesforce

Salesforceは営業支援や顧客管理などの機能を中核としたビジネスアプリケーションです。非常に高い機能性と拡張性を持つため、企業の基幹システムとしても活用できます。

また、リモートワークなどを前提としたチーム運営にも向いています。勤怠管理はもちろん、オンラインでの業務環境事態を構築できるツールです。

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ジンジャー勤怠

ジンジャー勤怠は、人事関連業務の効率化を支援するクラウドサービスであるジンジャーシリーズの勤怠管理システムです。操作画面がシンプルで使いやすいため、慣れていない人が多い企業でも導入しやすいことが特徴です。

打刻漏れを防ぐアラート機能や、自動集計機能、有給休暇管理機能などが備えられています。さらに、給与計算や経費計算など、他のジンジャーシリーズのシステムと連携することで、人事労務に関するデータを一括管理・活用可能な点も特徴です。

rakumo

rakumoキンタイは、Google Workspaceと連携することが特徴の勤怠管理システムです。勤怠情報の自動集計や、長時間労働を防止するアラート、各種申請などの多様な機能が備わっています。また、Google Workspaceのユーザー情報・認証、ファイルデータ等と連携することで、グループウェアの一部として勤怠データを活用できます。

teamspirit

teamspiritは、勤怠管理・工数管理・経費管理などのバックオフィス業務を効率化するためのクラウドシステムシリーズです。勤怠管理のためには、チムスピ勤怠というシステムが用意されています。

チムスピ勤怠はカスタマイズ性が高く、社内ルールに合わせた運用や集計が可能です。また、既存の基幹システムとの連携も柔軟に行えます。そのため、規模に関わらず多くの企業にとって導入しやすい勤怠管理ツールです。

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HRMOS

HRMOS勤怠は、打刻・集計・残業アラート・申請管理・有給休暇管理などの基本的な機能を備えている勤怠管理ツールです。30人までの利用なら無料で使えることも大きな特徴です。

また、打刻や各種申請はスマホアプリから簡単に行えます。スマホアプリ以外にも、ICカード・LINE・slackなど多様な方法での打刻に対応しているので、働き方に合わせて柔軟に選べます。

クロノス

クロノスは、クロノス株式会社が開発・提供する勤怠管理ツールです。勤怠管理システムの開発および運用を専門にしている会社なので、豊富なノウハウと実績を持っていることが特徴です。導入や活用に関して、安心して相談できます。

まとめ

勤怠管理は、企業が社員の勤務状況を集計して給与計算をするためだけでなく、適切な人的リソースの配分のためにも必要です。過重労働や非効率な残業が増えると社員のモチベーションも低下し、業務にも影響が出てしまいます。また、勤怠管理が杜撰な場合、違法となるリスクもあります。

しかし、勤怠管理には入力ミスがつきものです。ヒューマンエラーにはさまざまな原因があるため、全くミスなく運用するのは非常に難しいと言えます。とはいえ、勤怠管理の入力ミスを可能な限り減らすための対策は常に行わなければなりません。

そのために効果的なのが、勤怠管理ツールの活用です。打刻忘れを防ぐアラートや集計の自動化によって入力ミスを減らすことができます。さらに、残業時間や有給休暇の管理の自動化、申請のオンライン化も可能なので、業務効率が大きく向上します。労働基本法を遵守した運用ができる点も、リスク回避に有効です。

ぜひ勤怠管理の原因把握と対策を全社的に進めることに加えて、勤怠管理ツールの活用もご検討ください。

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