ダッシュボードとは

ダッシュボードとは、収集・分析したデータを、グラフや表などの形でわかりやすく一覧表示した画面を指します。売上推移や予算達成率、成約率などの重要な情報が可視化され、ひと目で把握できます。

ダッシュボードは、もともとは自動車や飛行機の運転席にある、計器類が取り付けられた場所のことです。ここから、さまざまなデータを並べて一覧表示する画面にも使われるようになりました。

BI(ビジネスインテリジェンス)ツールの普及によって、その機能の一つであるダッシュボードも一般化しました。事業や組織の現状を把握し、意思決定するための情報を簡単に得られる方法として、さらに普及すると考えられます。

ただ、まだダッシュボードを実際に利用していない方も多いでしょう。そこでこの記事では、ダッシュボードにどのような機能があり、どのようなメリットを得られるのかを解説します。ダッシュボードを活用するためのポイントも紹介します。ぜひ自社でのダッシュボード導入や活用の参考にしてください。

ダッシュボードの重要性

ITの普及とデジタル化の浸透により、企業がマーケティングに利用するデータ量は膨大になりました。売上や費用などのバックオフィスで扱う情報だけでなく、オウンドメディアやSNSなどから得られるデータもあります。

これらのデータを活用できれば、経営判断から日常業務にまで役立ちます。しかし、さまざまな分野にまたがった大量のデータから、有効な情報を取り出すのは手間がかかります。必要な情報をまとめるために、複数のツールやファイルを確認・集計して、資料を作成する企業も多いようです。ただしこの方法では、集計作業のタイムラグが経営判断に大きな影響を及ぼしてしまいます。また、集計業務に時間を取られて、他の作業が進められないメンバーも出てきます。

そこで、必要な情報を自動的に収集・抽出し、可視化してくれるダッシュボードが役立つのです。リアルタイムで人手をかけずに、各種のデータを得られるため、現状の把握と判断がスムーズになり、集計作業に当てていた業務量を他の重要な仕事に振り分けられます。

ダッシュボードとレポートの違い

ダッシュボードに似たものに、レポートがあります。ダッシュボードと同様に、レポートも経営判断に役立つデータをまとめたものです。ただし、ダッシュボードとレポートは異なった役割や機能を持っています。

代表的な違いは、以下の2点です。

ダッシュボードは、リアルタイム性が特徴です。重要なデータを選んでリアルタイムで分析し、可視化します。そのため、常に表示される結果は変化します。新規顧客が獲得されたというデータが登録されたら、顧客数、売上、成約率などの集計結果やグラフが書き変わるのです。

このように、リアルタイムで動的に集計されるデータによって、迅速に現状を把握できるのが、ダッシュボードの特徴です。

それに対して、レポートは静的で詳細です。一定の期間を設定して、その間のデータを集計・分析します。そのため、作成されたレポートが変化することはありません。つまり、リアルタイム性がないのです。

その代わり、詳細な分析と考察が行われます。例えば、顧客別や商品別での集計や、季節やイベントによる影響なども分析できます。情報を深く掘り下げられる点が、迅速に重要なデータだけを表示するダッシュボードとの違いです。

ダッシュボードの役割

ダッシュボードの役割は、事業を通して得られた情報を素早く分析して可視化すること、そのデータをマーケティング施策や意思決定に活かすこと、そして情報の共有化です。それぞれについて詳しく説明します。

データを可視化する

ダッシュボードを使えば、さまざまな場所で別々に管理されているデータを収集して可視化できます。現状を把握するために必要な情報を一つの画面にまとめて表示するのが、ダッシュボードの役割の一つです。

日常の業務では、部署ごとにデータを管理します。そして担当者が集計や分析をした上で、会議などで共有することが多いでしょう。定期的な会議や情報共有ではこの方法で十分なのですが、すぐにデータが欲しい場合や、常に把握しておきたいデータもあります。それらをリアルタイムで可視化できるのがダッシュボードです。

マーケティング施策を決めるヒントを得る

マーケティング施策を決定したり、方向修正をしたりする際に、ヒントとなる情報を集めるのもダッシュボードの役割です。特にリアルタイム性を重視する際に役立ちます。

マーケティング施策を立案する際には、さまざまなデータを参照し、分析結果を施作立案の根拠にします。社内に蓄積されたデータを集めて分析し、意思決定に役立てているでしょう。

しかし、その情報は過去のある期間のものです。マーケティング施策を決定するまでは役に立ちますが、実際にその施策の運用を開始した後は、過去の情報だけでは足りなくなります。実施しているマーケティング施策が想定通り進んでいるか、期待した通りの効果が出ているか、リアルタイムでのデータが必要になるのです。

そこで、ダッシュボードでの現状分析が大切になります。マーケティング施策の効果を常時検証できるので、次に行うことを決めるヒントが得られます。

情報の共有

ダッシュボードは、社内での情報共有も大きな役割の一つです。同じ仕事に関わっていても、部門ごとに得ている情報には違いがあります。お互いに異なった側面だけを見ている結果になると、部署間で話が噛み合わなくなることもあるでしょう。

そこで、共有すべき情報をダッシュボードにまとめておけば、常に同じデータを関係者全員が把握できます。情報を共有し、共通認識を持つことで、進捗管理や業務連携がスムーズになります。

ダッシュボードの機能

ここでは、ダッシュボードに備えられている代表的な機能を紹介します。ダッシュボードの機能を理解すると共に、自社がダッシュボードを活用する際に必要な機能を検討する際の参考にしてください。

レポート作成機能

ダッシュボードのデータから、レポートを作成できます。各種のグラフを使ったレポートが自動生成されるので、手動での集計・分析・レイアウト調整などは不要です。そのため、データの収集からレポート作成まで時間がかからず、鮮度の高いレポートが得られます。

レポートはExcelやGoogleスプレッドシートなどに出力可能なので、共有するのにも便利です。また、設定した頻度や時刻に自動的にレポートを出力してくれるダッシュボードもあります。

ドリルダウン機能

ドリルダウンとは、掘り下げるといった意味です。つまり、ダッシュボードで通常見ている各種の指標について、さらに深くデータを掘り下げて分析する機能です。

例えば、全体のデータから、全国→都道府県別→市区町村別といった地域ごとに掘り下げたり、年→月→週→日→時間帯などと時間ごとに掘り下げることもできます。地域性や季節性、イベントごとの成果などを比較する際に有効です。

ドリルスルー機能

ドリルスルー機能とは、集計されたデータの中から、1つの項目に絞ったデータを別途表示するものです。例えば、過去一週間のWEBページへのアクセスとコンバージョン数の集計から、月曜日だけ、土曜日だけなどに絞り込んで表示することが可能です。

この際に、全体と部分の両方を同時に表示して比較できるダッシュボードもあります。全体の傾向と、チャネルや時期によって絞り込んだ範囲の傾向が異なるか、特徴はあるかなどを把握する助けになります。

アラート機能

アラート機能は計測しているデータが設定した数値を超えた、あるいは下回った際に通知してくれる機能です。ダッシュボード上で目立つように表示されるので、すぐに気づけます。

例えば、商品の在庫数が設定よりも少なくなったらアラートが出るようにしておけば、チェック不足による在庫切れを防げます。あるいは従業員の勤務時間を対象にすることで、残業時間の増加や業務量の集中などの問題への対応も可能です。

シミュレーション機能

シミュレーション機能は、蓄積されたデータや分析結果から、将来的な数値の予測をするものです。過去の売上データから次の四半期の売上予想をする、売上に占めるコストの割合を予想する、といったことに使えます。

過去の実績から予測するため、信頼性の高い数値が導き出されます。予算会議での根拠資料とする、コストカットの目標設定に使うといったことが可能です。また、業績予想、株価予想などの全体での予測にも活用できます。

ダッシュボードを活用するメリット

ダッシュボードの役割や機能を説明してきました。ここでは、それらによって得られるメリットを解説します。

データの一元化と分析による可視化ができる

ダッシュボードはリアルタイムで最新データを表示します。事業の運営に重要な情報がひとつの画面に見やすく可視化されるので、情報を探さなくても常にひと目で状況を把握できます。これによって多くのメリットが得られます。

まず、目標値と進捗を即座に比較することが可能です。現状把握により、目標修正の遅れが少なくなります。また、急な数値変更があっても、ダッシュボードに反映することで全員がすぐに把握可能です。それによって、迅速な改善や施策アクションを取れます。

正確な現状把握による意思決定ができる

ダッシュボードを使えば、業務に関する複数の部門に散在しているデータを一元的に把握できます。常に最新のデータが得られるので、データドリブンな意思決定ができるようになることも、ダッシュボードの大きなメリットです。

同時に、さまざまなシステムやツールで管理されているデータを集めて分析する時間を削減できるので、素早い意思決定も可能になります。

KPIの計測と課題の発見ができる

ダッシュボードには主な指標が表示されます。当然KPIとなる項目の数値も含まれます。最新のKPIを常に把握できるのです。そのため、的確な進捗管理ができます。また、成果が可視化されることで従業員の正確な評価も可能になります。

また、ダッシュボードの指標の変化から、課題が発見できることもメリットです。成果が上がっていないのに業務量が増えたり、売上は上がっているもののコストも増えたため利益に結びついていなかったり、何らかの問題があることを示唆する分析にいち早く気づけるのです。

情報をリアルタイムで共有できる

ダッシュボードにはチームのメンバーがアクセスできるよう設定可能です。ダッシュボードを介して、リアルタイムで情報を共有することには大きなメリットがあります。

自分の担当外の業務に関する数値であっても、部門全体で把握しておくべき数値はたくさんあります。ダッシュボードならば、それらのデータを常時共有できるのです。

これにより、課題や進捗について共通認識を作り、連携を深めることができます。また、誰かが数値をまとめて全員に配布するといった作業が不要なため、業務量を減らせることもメリットです。

ダッシュボードを活用する際のポイント

ダッシュボードを導入する際は、その機能をできるだけ活かし、得られるメリットを最大にすることが望まれます。そのための、ダッシュボードを活用するためのポイントを紹介します。

使用目的を明確にする

ダッシュボードに表示する項目、分析する数値は自由に設定できます。誰がどのような目的で使うのかによって、必要な項目を設定しなければなりません。

例えば、生産部門のチームが見るべき項目と、管理職が見るべき項目は異なります。生産部門では、計画生産数と進捗、出荷予定と商品在庫の関係や、部品の在庫量などが重要です。それに対して管理職は、生産数に対するエラー率や、生産ラインの稼働率、従業員の勤務時間数などを把握する必要があります。

適切な項目を設定する

説明した通り、ダッシュボードの使用目的によって、分析して表示すべき項目は変わります。また、ダッシュボードを見る人によっても、必要な項目は異なります。つまり、社内の全員が使えるダッシュボードは作れないのです。

そのため、使う人に合わせて適切な項目を設定することが必要です。場合によっては、1人が複数のダッシュボードを見る場合もあります。例えば営業担当者が、自分の業務の目標と進捗のダッシュボード、部門全体の目標と進捗のダッシュボード、連携しているリード獲得担当者の目標と進捗のダッシュボードをそれぞれチェックする、といった使い方です。

その代わり、1つのダッシュボードは1画面におさめてシンプルに理解しやすく、適切な項目のみに絞りましょう。

定期的に振り返りと見直しをする

ダッシュボードで分析・確認する項目は、定期的に見直すことが重要です。継続して計測することで見えてくる課題もありますが、事業環境や優先順位の変化によって、見るべき項目を入れ替える必要が生じることもあります。

視点を変えて言うと、現在ダッシュボードに表示されている項目よりも、さらに重要な指標がないか検討することでもあります。事業の現状と課題や目標を振り返って、最適な項目を探して活用してください。

まとめ

ダッシュボードとは、社内のデータを収集して一元管理し、分析してグラフや表などの形でわかりやすく一覧表示した画面を指します。また、その機能を持ったツールのことを指します。

ダッシュボードはデータの可視化や迅速な意思決定をサポートし、情報の共有を促進するために重要なツールです。活用すべきデータ量が膨大になり、データに基づいた迅速な意思決定が求められる現在のビジネスにおいて、非常に大きな役割を担います。

使用目的を明確にし、適切な項目を設定することで、ダッシュボードの機能を最大限に活用できます。ツールを導入する際には、どのような機能を活用すれば自社の事業に活かせるのか検討してください。この記事で説明したダッシュボードの役割や機能、活用のポイントを参考にしていただけると幸いです。

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