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新入社員教育の目的と教育係が心がけるべきポイントや教育の流れも解説 

公開日:

2024/02/26

最終更新日:

2024/2/27

新入社員教育の目的と教育係が心がけるべきポイントや教育の流れも解説 

「Onboarding」マーケティングチームメンバー

Muto Haru

WEBプロダクトの新規事業立ち上げ、DX推進、WEBサイト運用や広告などデジタルマーケティング歴10年以上。 ノーコードSaaSツール「Onboarding」マーケティングチームメンバー。

新入社員教育の目的と重要性

新入社員教育は、新入社員が会社に素早く適応し、成果を出すために必要です。企業にとっても、優秀な人材を育成し、生産性を高めるために不可欠です。

また近年では、労働力不足や若手社員の離職問題への対策としても、新人教育の重要性が増しています。新入社員のモチベーション維持やキャリア形成にも大きく影響し、企業の業績向上にも貢献します。

とはいえ、計画的に教育を実施し、新入社員が成長するために適切なサポートを行うことは簡単ではありません。多くの教育担当者が頭を悩ませているでしょう。

そこでこの記事では、新入社員教育を行う際のポイントや、教育担当者が身に着けるべきスキルなどを解説します。ぜひ効果的な新入社員教育計画の立案及び実施にお役立てください。

まずは、新入社員教育の目的から説明します。

社会人としての自覚とルールやマナーを覚えてもらう

新入社員教育の目的のひとつは、社会人としての自覚を促し、立ち振る舞いを身に着けることです。特に新卒の新入社員は、学生と社会人の立場や責任の違いを認識する必要があります。

そのため多くの企業では、まず基礎能力、考え方、マナーの指導から教育を始めます。具体的には、以下のような項目です。

・ビジネス文書の書き方

・報連相について

・コンプライアンスの徹底

・名刺交換や電話応対の方法

・社外の人や顧客、先輩社員や上司との適切な接し方

これらは働いているうちに自然と身につくものでもあります。しかし、新入社員教育時に指導することで、より素早く習得可能です。また、単なる習慣やテクニックとしてではなく、行われている理由や目的も理解できます。

これらにより、社会人としての基礎知識を習得し、スムーズに業務に取り組めるようにするのです。

自社に関する理解を深めて自身の方向性を確認してもらう

自社の理念や目指している方向性の理解を深めることも、新入社員教育の目的の一つです。会社の経営目標やビジョンの理解を通じて、新入社員は会社と共に成長することができます。

新入社員が将来的な自己実現に向けた取り組みを考えるとともに、個人と企業の成長の方向性を一致させられるのです。

また、自分の仕事が持つ意義や最終目標も明確になります。日常的な業務に関するスキルを習得するだけでなく、その背景やゴールを理解できれば、業務へのやりがいを持て、離職リスクの低減にもつながります。

ただし、経営理念の浸透には継続的な努力が必要です。新入社員教育担当だけでなく、経営層の協力も重要です。

業務に必要な基本的なスキルと知識を学んでもらう

業務にスムーズに参加できるように、基本的なスキルを身に着けることも、新入社員教育の目的です。初期教育では基礎や一般的な項目を扱いますが、その後は配属される部署や、担当する仕事に関するスキルの習得が必要になります。

その段階では、実務経験を通じたOJT(On-the-Job Training)が一般的な手法です。実務経験を通じて即戦力となる知識と技術の習得を目指します。

上司や先輩社員が指導役を務め、仕事の進め方や段取りを理解し、自律的に業務を遂行できるようサポートします。また、定期的なミーティングを通じたフィードバックも重要です。

新入社員教育の前に整備すべきこと

新入社員教育は教育担当と新入社員の間だけで行われるものではありません。また、計画的に進めなければ、必要な項目を教えられないという事態も生じます。

そこで、効果の高い新入社員教育ができる環境を整えることが重要です。ここでは、新入社員教育をスムーズに進めるために整備すべきことを説明します。

良好な人間関係をつくる

新入社員教育においては、良好な人間関係の構築が非常に重要です。新入社員が緊張せずに何でも相談できるような雰囲気作りが、信頼関係を築き、効率良く業務を進めることにつながります。

そのためには、まず教育係や直属の上司が、新入社員との積極的なコミュニケーションを心がけることが推奨されます。また、社内の全職員が新入社員の緊張を和らげるために、挨拶から始め、気軽に話しかけられる雰囲気を作るのも効果的です。

冷静に厳しさと優しさを理解する

新入社員は緊張していることも多く、会社の雰囲気に慣れていない間は萎縮してしまうこともあります。そのため、厳しすぎる指導は新入社員教育においては避けるべきです。しかし、厳しい指導が必要な場面もあります。その際は、適切な態度で真剣に教えましょう。

ただし、厳しく指導する際にも、感情的になってはいけません。教育係の感情の起伏が激しいと、新入社員は教育内容を理解できなかったり、会社自体に苦手意識を持ったりする結果となります。冷静で一貫した態度で新入社員教育を進めてください。

教育体制とカリキュラムを整える

新入社員教育を始める前に、誰がどのように教えるのかという教育体制と、教える内容と順序を整理した研修カリキュラムを整えておくべきです。

カリキュラムを作成する際には、教育する項目を漏れなく洗い出します。そして、項目ごとに目標を設定しましょう。企業側が何を期待しているかを明確にすることで、新入社員も理解しやすくなります。

そして、各項目ごとに、具体的な指導方法、教育担当、タイミングや順序を設定します。教育内容に応じて座学だけでなく、ロールプレイやOJTなど、適した指導方法を選んでカリキュラム化してください。

ルーティン業務の洗い出し

新入社員が可能な限りスムーズに業務に慣れるように、環境を整えておくことも大切です。特にルーティン業務は定期的に発生するものなので新入社員も関わることが多く、マニュアル化もしやすいため、洗い出しておくべきです。

毎週行う業務、毎月行う業務をリスト化し、それぞれのタイミングで教育します。ルーティン業務の身につけ方は、基礎的な教育項目やプロジェクトの進め方などとは異なります。ルーティン業務が発生するごとに、全体的な教育カリキュラムと並行して指導しましょう。

ツール導入の検討

業務にWeb上での入力や、管理画面を使った作業があるならば、ツールチップやプロダクトツアーなどのツールを導入するのも有効です。ツールチップとは、画面上でアイコンや文字などにマウスオーバーすると、説明が表示されるものです。プロダクトツアーも同様に、システムなどの操作手順や各機能の説明などが表示されます。

操作方法や業務手順に関するマニュアルも便利ですが、ツールチップやプロダクトツアーなら、実際に操作している画面上で補足説明を見られることが特徴です。そのため、新入社員が自分で業務を理解し進める際に大きな手助けになります。

▼あわせて読みたい
『必見│OJTとは?目的やメリット、実施する際の流れとポイントも解説』

新入社員教育で心がけるべきポイント

新入社員教育を行う際には、多くの意識すべきポイントがあります。教育担当者はもちろん、社内の社員全員が理解して心がけることが必要です。

新入社員それぞれに個性があることを意識する

新入社員は、それぞれ異なる個性を持った個人です。そのため、すべての新入社員に一律に適用できる教育方法も、接し方もありません。新入社員教育をスムーズに進めるためには、新入社員それぞれの個性を把握して対応することが必要です。

また、企業側の意向や指導のしやすさばかりを押し付けていないか、意識することも大切です。新入社員それぞれの考え方を理解して、教育内容を最適化しましょう。

背景と目的をを伝えゴールを設定する

新入社員教育では、仕事の内容や処理の仕方だけでなく、業務の背景や目的を丁寧に説明することが重要です。仕事の目的や意味を理解することで、新入社員のモチベーションの維持や学んだ知識の体系的な把握が促され、汎用性の高い知識を習得できるためです。それにより、新入社員は教えられたことだけでなく、新しい課題や問題に対しても、自ら考え対応する能力を身につけられます。

仕事の目的を説明せずに手順だけを伝えると、新入社員は指示された業務をこなすだけになる傾向があります。教育以外の業務が忙しいときであっても、新入社員には仕事の目的や意図をしっかり説明しましょう。

積極的に関わり進捗をこまめに確認する

新入社員教育の担当者は、新入社員と積極的にコミュニケーションを取り、人となりを理解することを心がけましょう。仕事以外の話題も交え、信頼関係を築くことが大切です。心地よくコミュニケーションが取れていれば、新入社員の心理的安全性を高めることも可能になります。

また、新入社員それぞれの進捗状況を確認することも重要です。業務の覚え方やスピードは個人によって異なります。苦手なことにぶつかり、急にペースダウンすることもあります。状況に応じて研修のスケジュールや内容を調整することも必要なので、定期的に進捗確認しましょう。

失敗を当たり前と捉えて共に成長する

新入社員は、毎日新しいことに直面しています。生活環境自体が変わることも少なくありません。そのため、業務上の失敗は当然するものだと考えるべきです。

始めからすべてを適切にこなせる新入社員はいません。そこで、教育係も一緒に、失敗した理由を考え、振り返って改善方法を検討しましょう。

また、新入社員教育の方法も、常に見直しと改善が必要です。教育カリキュラムをブラッシュアップするとともに、教育担当者も新入社員と一緒に成長することを意識してください。

新入社員教育のために身につけたいスキル

ここまでは、新入社員教育をする際に心がけるポイントを説明してきました。それらの意識の持ち方も大切ですが、教育担当が新入社員教育をより効果的に行うために、身につけるべきスキルもあります。実践的な教育の質を高めるためのスキルを見てみましょう。

具体的で明確な説明をする

新入社員は、何もわからない状態で研修を受けていると考えるべきです。そのため、仕事内容や業務の進め方は具体的に説明する必要があります。常識として知っているだろうという思い込みや、自分たちが業務に慣れているため無意識にこなしている作業に気をつけてください。

業務の指示は具体的かつシンプルに行い、曖昧な表現は避けるべきです。そのためには、新入社員教育の前に、現状の業務内容を振り返り言語化することが有効です。その結果、業務の無駄な部分が見つかり、効率化が図れることもあります。

手順や方法を実演してみせる

業務に関しては、言葉やマニュアル上で説明するだけでなく、実際の業務の手順を見てもらうことが有効です。実作業を見せることで、新入社員が業務内容をイメージしやすくなり、理解も進むのです。

さらに、教育担当が付き添って、新入社員にも実際に業務を経験してもらいます。それにより、新入社員の理解度や、教え方の過不足の把握が可能です。新入社員の理解が不十分だと感じたらヒントを出してサポートし、教え方が不足していると感じたら補足をすることで、新入社員の自立と教育担当自身の成長も促せます。

新入社員に考えさせる

業務のやり方を説明し、ただその内容をこなすことだけを教えるのではなく、新入社員に自分で考えてもらうことも大切です。知識だけを押し付けて詰め込んでも応用が効きません。また、短期間に過大な情報をインプットしようとしても身につきません。

手順を踏んで教え、それぞれの業務の意味を考えさせ、理解させるよう誘導すべきです。もし失敗してしまっても、その失敗の原因や理由を考えることが必要です。

質問を回答を繰り返して理解を深める

新入社員が教育内容を理解しているかを測るために、教育担当はできるだけ多くの質問を投げかけましょう。新入社員からの回答によって、理解度が押し計れます。理解が足りなければ補足し、曖昧になっている部分があれば追加の質問をして、問題点を見つけられます。

教育担当者は自分が業務を理解して身につけた経験があります。その経験を活かして教育を行うべきですが、時には邪魔になることもあるのです。自分が理解した順序や、難しいと感じた部分が、新入社員にも当てはまるとは限りません。質問と回答の繰り返しから、新入社員それぞれの理解度と教育方法を探りましょう。

フィードバックと復習を大切にする

具体的な業務を経験してもらった後には、必ずフィードバックと復習を行います。新入社員が理解・実践できていた部分はポジティブに評価を伝えます。

同時に、理解が不足していたと感じられた点については、ネガティブな評価も伝えなければなりません。単純に否定的な話し方にならず、どのような点を改善すれば良いのかがわかるように伝えることが重要です。学んだことを土台に、改善すべき点を明確にして、どのようにすれば目標を達成できるかを考えてもらうことで、新入社員の学びと成長を促すことができます。

社内での人間関係構築を助ける

新入社員が社内に溶け込むまでには時間がかかります。人間関係に悩むことも少なくありません。教育担当は必然的に新入社員と豊富なコミュニケーションを取るようになりますが、社内の他のメンバーとの関わり方についてもサポートする必要があります。

社内で広く人間関係を構築できるように、積極的に周囲の人を紹介することが有効です。また、新入社員が孤立したり、教育担当としか話さなくなったりしないよう、席の配置などを工夫することも効果的です。

新入社員を教育する際の流れ

新入社員教育には、一般的に以下のような流れがあります。

・理由付け

・説明

・実演

・経験

・評価

・復習

まず、業務内容を説明しながら、その業務がなぜ必要なのか理由を示します。次に、業務内容の詳細や具体的な手順を説明します。そして、実際にやって見せましょう。その上で、新入社員にも経験してもらいます。上手くいく場合もありますが、多くの場合は最初から成功することはありません。どのような点が良かったか、改善すべき点は何かを評価し、伝えます。その上で復習することで、より理解が深まります。

この流れをテンプレートとして、この記事で解説してきたことを心がけ、教育に関するスキルを高めましょう。その結果、より質の高い新入社員教育ができるようになります。

まとめ

新入社員教育は、教育担当者や新入社員の直属の上司だけでなく、全社的に取り組むべきものです。具体的な教育計画を立て、社内体制とカリキュラムを整備することで、新入社員のスキル習得と早期育成を促せます。また、仕事の価値ややりがいを理解することで、離職リスクを低下させることも可能です。

さらに、効果的な教育プログラムの実施は、新入社員だけでなく教育担当者のスキルアップにもつながり、会社全体の生産性向上にも貢献します。

ぜひご紹介した新入社員教育手順やポイントを把握して、効果的な新入社員教育を実施できるようご検討ください。

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Muto Haru

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