勤怠管理とは

勤怠管理とは、企業が社員の出勤・退勤・休暇・欠勤・勤務時間・残業時間などの勤務状況を管理することです。収集したデータは給与計算はもちろん、業務量と人員配置の検討、人事評価、従業員の健康管理などに幅広く活用され、多くの効果を生み出します。

しかし、勤怠管理には入力ミスがつきものです。従業員全員が関わることなので、日々の入力に関する制御がしにくいのです。入力ミスをなくすことは不可能でしょう。とはいえ、入力ミスはさまざまなリスクを生みます。できるだけ少なくしなければなりません。

この記事では、勤怠管理の役割や、入力ミスによって生じるリスクを解説します。また、入力ミスが起こる主な原因と、その改善方法も紹介します。ぜひ自社での勤怠管理の徹底と入力ミスの削減の参考にしてください。

勤怠管理の役割と効果

まずは、勤怠管理の役割と効果を説明します。本来の役割を理解して、効果を最大化することを目指すのが理想です。

勤務の実情を把握して組織を最適化できる

勤怠管理は、従業員の勤務状況を正確に把握することで、組織全体の業務実態を可視化する役割を果たします。これにより、人員配置の最適化や業務負担の調整が可能となります。

例えば、特定の部署で残業が多発している場合、その部署に人員を追加するなどの対応が取れます。業務の偏りを是正して組織全体を効率化し、長時間労働を防いで従業員それぞれの労働環境を改善ことが可能です。

人事評価を正確に行える

正確な勤怠データは、公平な人事評価の基礎となります。勤怠管理が適切に行われていれば、遅刻や欠勤、残業などの情報が正確に記録されるので、人事評価において信頼性の高いデータを使えるためです。

不正確なデータを使った人事評価では、従業員は不満を抱くでしょう。さらに、勤務実態や残業時間数が不正確だと、給与や手当の金額も間違ってしまいます。従業員がモチベーションを向上させ、やる気を持って働くためにも、勤怠管理は大切です。

法律を遵守できる

使用者による勤怠管理は、労働基準法で定められた義務です。1日8時間を超えて労働させるなど、適切に管理しなければ違法になる場合もあります。また、厚生労働省のガイドラインや働き方改革関連法案でも、従業員の労働時間を把握する必要があるとされています。

つまり、法律を遵守するために、企業は正確な勤怠管理をする必要があるのです。

勤怠管理の入力ミスによって生じるリスク

勤怠管理をすべき項目は、出勤・退勤時間・勤務時間・残業時間、欠勤・有給休暇・代休など多岐にわたります。すべてを正確に管理・記録するの簡単ではありません。しかし、適切に行わなければ多くのリスクが生じます。ここでは、代表的なリスクを紹介します。

過重労働や不効率な業務が発生する

入力ミスを見逃していると、実際の勤務時間が正確に反映されません。その結果、過重労働や不効率な業務が発生してしまいます。さらに、それに気づかずにいるとリスクが増大してしまうのです。

勤怠管理が正しく行われていれば、特定の従業員の残業時間が長くなった場合に管理者が気づくことができます。過重労働に陥っている従業員の業務内容を見直し、担当者を増やしたり業務を整理したりという対策が可能です。

しかし、勤怠管理が不正確だと過重労働が見過ごされる可能性があります。その場合、従業員の健康にも悪影響が出てしまいます。最悪の場合、過労からのうつ病や過労死に至ってしまうのです。

また、業務効率の面でも問題があります。勤怠管理から、適切な人員配置ができているかを確認できるためです。入力ミスにより実態をつかめないでいると、不効率な状態で業務を続けることとなり、組織全体の損失を生みます。

総務や給与計算の業務が増える

勤怠データに入力ミスがあると、総務部門や経理部門はその修正に時間を割くことになります。入力ミスのあった本人や管理者に問い合わせ、勤怠管理情報を修正しなければなりません。場合によっては不正の疑いを調査する必要も生じます。これにより、総務部門や経理部門が通常業務にあてる時間が減ってしまいます。結果として業務全体の効率が低下するのです。

また、給与計算の誤りが発生すると、従業員の信頼を損なうリスクもあります。さらにミスを放置し続けると、残業手当の未払い請求などに問題が拡大する可能性もあります。

法律に違反してしまう

勤怠管理の入力ミスは、不適切な労働時間の管理につながります。すると、労働法規に違反する可能性も生じます。例えば、適正な休憩時間が記録されていない場合や、残業時間が正確に計算されていない場合などです。これらにより、企業は法的な罰則を受けるリスクが高まります。

企業が罰則を受けると、罰金などのペナルティーも課されます。しかしそれ以上に、企業のイメージダウンが問題です。消費者の支持も失い、人材の確保にも悪影響が出ます。その結果、業績が悪化するリスクも生じます。

勤怠管理の入力ミスの原因

ここでは、勤怠管理の入力ミスが発生する主な原因を紹介します。原因を理解することで対策も可能になり、入力ミスの発生を減らすことができます。

打刻・入力ミス

エクセルシートでの管理やタイムカードでの打刻といった手動での勤怠管理を行っている場合、ヒューマンエラーによる入力ミスが発生しやすくなります。

例えば、誤って実際と異なる時間を入力してしまう、自分ではなく他人のタイムカードを打刻してしまう、といった事例です。

打刻忘れ

タイムカードの打刻などの方法で勤怠管理する場合、従業員それぞれが自分で記録を残す必要があります。そのため、出勤時や退勤時に打刻を忘れるといったヒューマンエラーも発生します。

特に忙しい時間帯の出勤や、急ぎの業務がある場合に多い入力ミスです。出勤直後に話しかけらたり、打刻を後回しにして業務を開始したりといった場合に起こりやすくなります。

不正打刻

厳密には入力ミスとは言えませんが、意図的に打刻時間を操作する不正打刻も大きな問題です。例えば、実際の勤務時間よりも長く見せて残業手当を増やしたり、遅刻をもみ消したりするために、打刻を操作する事例があります。

不正打刻があると、正確な勤怠データが得られません。また、単なる入力ミスなのか意図的な不正打刻なのかの判断も難しく、場合によっては大規模な調査が必要になることもあります。

勤怠管理の入力ミスを防ぐための改善方法

勤怠管理の入力ミスを減らすためには、まず打刻を習慣づけることが大切です。そして、チェック体制を整えましょう。さらに減らす、あるいは正確性を向上させるためには、システムの導入が有効です。

タイムレコーダーを目立たせる

タイムカードで勤怠管理をしている場合は、タイムレコーダーの設置場所を工夫し、目立たせることから始めましょう。目立つ場所に設置することで打刻忘れが減ります。また、本人ではない他人が打刻するといった不正の抑止にもつながります。

打刻を習慣化する

従業員が毎日確実に打刻するように、習慣化を促進することも有効です。例えば、朝礼やミーティングで打刻の必要性と重要性を繰り返し伝えることが効果的です。従業員ひとりひとりに当事者意識を持ってもらえるよう意識づけ、出勤時や退勤時にコミュニケーションを取りながら、打刻をお互いに促し、忘れている人に気づかせてあげる雰囲気を作りましょう。

部署ごとに勤怠管理責任者を決める

部門ごと、あるいはオフィスの区画ごとに、勤怠管理の責任者を設けるという方法もあります。出退勤時の打刻を気に掛けることで、打刻忘れや入力ミスを未然に防ぐことができます。また、責任者が定期的に勤怠データをチェックし、問題があれば早期に対応することで、総務課などの負担を軽減することも可能です。

勤怠管理システムを導入する

自動化された勤怠管理システムを導入することで、手動による入力ミスを大幅に減らすことができます。ドアの鍵と連動したICカードや指紋認証などのシステムならば、打刻忘れが発生しません。また、本人以外が打刻することが難しくなるため、不正の心配をせずにすみます。

打刻データはクラウドなどのシステム上に保存され、リアルタイムで集計されることもメリットです。給与計算の工数も削減でき、超過勤務などが発生したらアラートで通知する機能もあります。

まとめ

勤怠管理は企業に欠かせません。従業員の勤務実態が適切かを判断するだけでなく、組織としての業務の効率化や法令遵守にも必要です。そして同時に、入力ミスが発生すると多くのリスクを生みます。

このように、勤怠管理はプラスマイナス両方の側面で企業に大きな影響を及ぼすのです。そのため、入力ミスは可能な限り少なくすべきです。入力ミスを減らして、正確な勤怠管理を目指しましょう。

入力ミスを防ぐためには、タイムレコーダーの目立たせ方や打刻の習慣化、勤怠管理責任者の設置、勤怠管理システムの導入など、さまざまな改善策が考えられます。勤怠管理の入力ミスを減らして正確な勤怠管理を進め、組織全体の効率化と法令遵守を実現してください。

【あわせて読みたい関連記事】

・kintoneプラグインとは？活用するメリット・デメリットや導入方法を解説

・必見│OJTとは？目的やメリット、実施する際の流れとポイントも解説

・ マニュアル作成にかかる費用はどのくらい？外注時の費用相場を細かく解説！

・必見！週報テンプレートの具体例と上手な書き方や効果的な活用方法

・一人情シスとは、大変さ、解決策として問い合わせを少しでも減らすためにOnboに落とす

・DXツールとは？ 意味や選び方、おすすめDXツールを紹介

・保存版│業務フローの書き方や手順のポイントとは？目的やメリットもご紹介