Googleフォームとは

Googleフォームとは、Googleが提供するフォーム作成・共有・管理のためのツールです。Googleアカウントがあれば誰でも無料で利用でき、アンケートや調査、クイズ、イベントの申し込みなど、さまざまな目的で使用できます。

オンラインフォームを作成したい場合には、Googleフォームを使うのが最も手軽で便利な方法の一つです。とはいえ、初めてGoogleフォームを使う際には、少し手間取ってしまうこともあるでしょう。そこでこの記事では、Googleフォームの概要やできること、フォームの作成方法や活用例などを解説します。

オンラインフォームを使ってみたい方、Googleフォームに初めて触れるという方は、ぜひ参考にしてみてください。

Googleフォームを使う際のメリット

Googleフォームを使う際の大きなメリットは、無料で簡単に使えるということです。

GoogleフォームはGmailやGoogleスプレッドシートなどと同じく、無料で全機能を利用できます。必要なのはGoogleアカウントのみです。ブラウザ上でフォームを作成できるため、他に特別なアプリなどは必要ありません。

また、Googleフォームはレスポンシブデザインが採用されている点もメリットです。作成する際もPCからだけではなく、スマホからでも操作できます。使ってもらう際にも、ユーザーのデバイスや環境に適した形式で表示されるので、使いやすいのです。

そして、1つのフォームを複数人で共同編集できるというメリットもあります。社内のメンバーと協力してフォームを作成・チェックしてから配布する、という作業もスムーズにできます。

Googleフォームを使う際の注意点

手軽に使えるGoogleフォームですが、機能面は限られていることには注意が必要です。

Googleフォームで作成できるフォームは、基本的にヘッダーと質問項目のみのシンプルな構成になります。画像や説明文の追加はできますが、凝ったデザインにすることはできません。Googleフォームで作ったフォームであることは、ユーザーにもわかるでしょう。

また、住所などの自動入力機能や、入力サポート機能はありません。そのため、回答者が面倒に感じてしまうことがあると考えられます。フォームを送信してもらった後に、そのユーザーにサンクスメールを送ったり、問い合わせフォームへの返答を送信することもできません。これらの機能が必要な場合は、専用のフォームツールの利用も検討しましょう。

Googleフォームでできること

Googleフォームを使えば、オンラインフォームが簡単に作れます。それだけではなく、収集した回答を自動集計したり、さらに分析や共有したり、掘り下げることも可能です。ここでは、Googleフォームでできることを詳しく説明します。

オンラインフォームを簡単に使える

Googleフォームを使えば、簡単にオンラインフォームを作れます。必要なのはブラウザだけなので、アプリなどの準備も不要です。フォームの設計は、質問パーツから適したものを選んで、ドラッグ＆ドロップで並べ、必要な説明文や選択肢を入力するだけです。直感的に操作できるので、専門知識は必要ありません。

また、代表的なフォームについては、あらかじめテンプレートも用意されています。例えば、イベント参加者アンケート・注文書・スケジュール確認・パーティー招待状などがあります。目的に合ったテンプレートがあれば、少し修正するだけで使えるのも便利な点です。

集計や解答の分析を自動化できる

Googleフォームを使った送信された回答結果は、リアルタイムで自動集計されます。また、集計された回答データは、棒グラフや円グラフなどを用いてわかりやすく表示されます。

メールで受信した回答内容を手作業で確認したり、集計したり、見やすいように加工したり、といった手間は必要ありません。

収集データを共有・活用できる

Googleフォームで集められた回答は、自動集計を見るだけでなく、元のデータを活用することもできます。回答データの一覧をGoogleスプレッドシートを用いて加工することや、Excelデータとしてダウンロードすることが可能です。

また、Googleスプレッドシートを使い共有設定をすれば、チームメンバーなどと共同編集することもできます。ファイルの送受信をしなくても、リンクを通知するだけで共有できるので便利です。

セキュリティ性が高い

GoogleフォームはGoogleが運営しているサービスです。そのため、セキュリティ対策もGoogleが行なっています。Googleフォームの情報はクラウドに保存され、マルウェア対策などのセキュリティ対策についても、最新の高度な技術が使われています。

また、フォームの送信時には内容は暗号化されることも特徴です。フォーム作成者だけでなく、利用者個人の情報漏洩リスクや、デバイスへのリスクも軽減されます。

Googleフォームの作成方法

Googleフォームは直感的な操作で簡単に使えるのが特徴です。ここでは、具体的なフォームの作成方法、回答の集め方、回答データの使い方を説明します。

Googleアカウントを用意する

Googleフォームを利用するためには、Googleアカウントが必要です。まだ持っていない場合は作成してください。Googleフォーム専用にGoogleアカウントを分けたい場合にも作成しましょう。

アカウントを作成したら、登録した内容でログインして、Googleフォームのページを開いてください。

質問に応じてパーツを並べる

Googleフォームのページを開くと、最初にテンプレートギャラリーが表示されます。もし作りたいフォームの内容に近いテンプレートがあれば利用できます。

テンプレートを使わない場合には、[+]マークの「空白のフォーム」を選択してください。

次に、設定したい質問に応じてパーツを追加します。

以下のようなパーツが用意されているので、使いたいものを選んで並べていけば、フォームが作れます。

・記述式

・段落

・ラジオボタン

・チェックボックス

・プルダウン

・均等目盛

・選択式（グリッド）

・チェックボックス（グリッド）

・日付

・時刻

ユーザーに周知する

フォームが完成したら、画面右上の「送信」ボタンをクリックしてください。すると、作成したフォームを共有する方法が選べるポップアップが表示されます。

以下の方法が用意されています。アンケートの実施方法や回答者に適したものを選んで共有しましょう。

・メールでの送信

・Googleフォーム画面へのリンクURL

・Webページに設置するための埋め込み用HTML

・TwitterやFacebookへの投稿

収集したデータを集計し共有する

フォーム画面上部の「回答」をクリックすると、回答結果のデータが確認できます。ここでは自動的に集計され、グラフで表示されます。

また、「スプレッドシートにリンク」をクリックすれば、個別の回答データを全件Googleスプレッドシートに書き出せます。Googleスプレッドシートとして共有したり、表計算機能を使って分析や集計をしたり、さまざまな形で利用できます。

Googleフォームの活用例

Googleフォームは自由に設計できるので、幅広い目的で利用できます。ここでは、代表的な活用事例を紹介します。

イベント参加・キャンペーン申込み

Googleフォームはイベントやセミナーへの参加者申込みや、キャンペーンへの応募フォームとして使えます。

ユーザーに氏名や連絡先などの必要事項を入力してもらいましょう。また、イベントならば参加理由や、キャンペーンならばメッセージなども入力してもらえます。

送信された内容はGoogleスプレッドシートを使って、簡単にリスト化できます。イベント当日の参加者リストや受付での確認用にも便利です。

アンケート

顧客満足度調査、WEBサイトの使いやすさや改善要望、イベントへの参加意思調査など、アンケート全般にGoogleフォームが活用できます。数値やラジオボタンなどの質問形式が用意されているので、回答しやすい方法を選んでフォームを作成可能です。

また、アンケートの回答が集まったら、集計機能も便利に使えます。回答を自動で集計したり、グラフ化して表示したりといったことが可能です。

テスト

Googleフォームでは、テストやクイズにも活用できます。例えば、研修の後に実施する理解度チェックテストや、WEBサイト内でユーザーに参加してもらうクイズなどがあります。

また、送信してもらった回答を、自動で採点することも可能です。

Googleフォームのもっと便利な使い方

Googleフォームは基本的にGoogleアカウントを使用して作成・回答するものです。そのため、フォームを編集する際や回答する際にも、Googleアカウントが関係してくる場面があります。少しわかりにくい部分もありますので、具体的に説明します。

共同編集と公開範囲の設定

Googleフォームを複数人で共有して作成・編集したい場合には、編集権限を設定する必要があります。

Googleフォーム作成画面の右上のメニューをクリックして、「共同編集者を追加」を選択してください。すると、追加したいアカウントを入力するポップアップが表示されるので、招待したいGoogleアカウントを指定します。

Googleフォームの回答画面を一般公開せず、限られた範囲飲みに限定することも可能です。ただし、公開範囲を限定できるのは、Google Workspaceのユーザーの間のみです。Google Workspaceのユーザーであれば、Googleフォームの公開範囲を社内のみに制限できます。

その場合、フォーム作成画面上部の「設定」から「全般」タブを選び、「（組織名）と信頼できる組織のユーザーに限定する」にチェックを入れてください。

Googleアカウントなしでも回答する方法

Googleフォームに回答するには、基本的に回答者もGoogleアカウントにログインすることが必要です。Googleアカウントへのログインを要求することで、1人に1度だけ回答してもらうことや、悪意のある回答を防ぐことができるというメリットがあります。

ただし、Googleアカウントにログインしなくても回答できるように設定することは可能です。その場合は、Googleフォームの「設定」をクリックし、「回答」の項目から「回答を1回に制限する」をOFFにしてください。

これによって、Googleアカウントを持っていない人でも使えるようになるので、回答してくれる対象が広がります。ただし、同じ人が何度も回答することや、スパムの送信が容易になるので注意してください。

まとめ

Googleフォームは、無料でフォーム作成・集計・共有ができるツールです。操作が簡単なので、誰でもアンケートやクイズ、イベント申込みフォームなどを作れます。

また、Googleフォームはリアルタイムでの自動集計や、データを書き出しての分析など、便利な機能も備わっています。レスポンシブデザインによりスマートフォンにも最適化されているので、ユーザーにとっても使いやすいことも魅力です。

デザインのカスタマイズ性や入力サポート機能が限られているという制約はありますが、十分にマーケティング施策や業務効率の向上に活用できるツールです。ぜひこの記事を参考に、さまざまなシーンでGoogleフォームを活用してください。

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