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業務効率化とは、業務内の無理・無駄・ムラを排除し、効率的に業務を進められるようにすることです。これにより、時間やコスト、人材リソースを削減できます。その結果、生産性の高い業務に集中できるようになることで競争力が強化されます。そして最終的に、企業の利益増加につなげられるのです。
しかし、業務効率化は簡単ではありません。何から取り組めば良いかわからないという組織も多いでしょう。実際に着手しても、従来の業務フローを変える必要もあり、思うように効率化が進まないことも少なくありません。
この記事では、業務効率化のためのアイデアや進め方を解説します。また、業務効率化に役立つツールも紹介します。ぜひ自社内で業務効率化を進める際の参考にしてください。
業務効率化と似ている概念に、業務改善と生産性向上があります。これらは似ているようで異なるものです。また、互いに関係している部分もあります。違いを把握しておきましょう。
業務改善は、業務上の課題を解決し、職場環境を整えることを目的としています。組織全体の業務プロセスや仕組みを見直し、改善することです。そのため、業務改善は業務効率化を含む幅広い取り組みになります。
生産性向上は、少ないリソースで高い成果を上げることを目指すものです。投入するリソースを減らすか、同じリソースでより多くの成果を出すために行います。生産性向上の手段の一つとして業務効率化があります。
業務効率化によって業務プロセスから無理、無駄、ムラを省くことで、さまざまなメリットを得られます。業務効率化のメリットの代表例には、以下のようなことがあります。
・人材不足の解消
・従業員のモチベーション向上
・人材の流出防止
・コスト削減
・利益の拡大
少子高齢化による人材不足と、働き方改革による従業員一人当たりの業務量の圧縮は、すべての企業にとって大きな課題です。企業が競争力を維持するためには、業務効率化が欠かせません。
また、業務効率化が達成できれば労働環境が向上し、従業員満足度も向上します。その結果、人材の流出も防げます。そして、これらの効果が企業にはコストの削減や利益の増加として戻ってくるのです。
業務効率化、つまり業務内の無理・無駄・ムラを減らすためのアイデアはたくさんあります。ただし、業務フローや組織体制に合ったものでなければ効果は得られません。ここでは代表的な業務効率化アイデアを紹介しますので、自社に合うか想定しながら内容をみてください。
業務効率化のためには、優先順位を明確にすることが大切です。スケジュールとリソースを考慮して、優先順位を決めましょう。
また、簡単に済ませる業務から優先していると、重要な業務にかけられる時間が限られてしまうことがあります。重要な業務を優先し、無駄な業務を省くことを意識してください。
業務の優先順位を検討する際に、無駄な業務を削減して業務量そのものを減らすことも大切です。以前から引き継いでいるからというだけの理由で続けてしまっている業務や、使われないのに作成している資料などがあるかもしれません。本当に必要か再検討してみましょう。
ただし、チームのメンバーそれぞれが勝手に無駄だと感じた業務を削減するわけにはいきません。管理職が率先して判断することが必要です。組織全体で業務効率化に取り組んでください。
また、社内で行う業務を減らすために、アウトソースを活用するのも効果的です。
マニュアルを作成したり、テンプレートを整備したりすることも、業務効率化において効果的です。ルーティンワークはマニュアルがあればスムーズに進められます。その際、テンプレートが用意されていれば、さらに素早く処理できます。
また、マニュアルを作成する際に業務フローを整理できることもメリットです。無駄な作業や重複している作業がないか確認しながらマニュアルを作成してください。
人員配置は業務効率に大きな影響を及ぼします。業務量に対して人員が足りていなければ無理が生じますし、余剰に人員が割り当てられていれば無駄が生じます。適切な配置になっているか確認してください。
また、各従業員の得意・不得意を把握して、配置を検討することも大切です。従業員の強みを活かせれば、業務効率も向上し、本人のモチベーションも上がるでしょう。部門の管理職だけでなく、人事担当者や他の部門の管理職も含め、部門をまたいだ再確認と検討が必要です。
さまざまな分野においてITツールが開発され、普及しています。従来は手作業で行っていた業務を、各種ツールを使うことで自動化できる範囲も広がりました。自動化は業務効率化に有効なので、積極的に活用すべきです。
ただし、ITツールの導入時は、従業員が使いこなせるかも問題となります。社内にITリテラシーの低い従業員がいれば、その人でも使えるツールを選ぶか、研修や教育体制を整える必要があります。
また、情報を共有化するためにデータベースを整備することも効果的です。社内データの蓄積や共有を自動化し、必要な情報の検索性を上げることで、さらに業務効率化が可能となります。
業務効率化のアイデアを紹介してきました。ここからは、アイデアを具体的に業務効率化に結びつける進め方を説明します。漠然と取り組むよりも、以下のステップに従って進めることで、確実に業務を効率化できます。
業務効率化を図るためには、まず現状の業務フローを可視化することが重要です。業務を可視化することで、重複や不要なプロセス、時間がかかりすぎている業務、担当者以外が行えない属人的な業務などの課題を洗い出せます。これらの課題を明確にすることで、具体的な改善策が見えてきます。
可視化が不十分なままでは、効果のある業務効率化施策を探せません。具体的には、以下の項目について確認してください。
・業務内容
・所要時間や工数
・担当者
・業務ごとの必要な人員
改善すべき業務がわかったら、優先順位を設定しましょう。問題が見つかり次第すべて改善しようとしても上手くいきません。まずは全体像を把握する必要があります。
重複した作業を省くといった、比較的簡単にできることもあります。業務フローを組み替えるような、改善するためには計画を立ててから取り組むべきこともあります。現在の工数や削減できる工数、実現のための工数と改善効果などを検討して優先順位を決定しましょう。
優先順位が決まったら、優先度が高いと判断された業務から順に業務改善化に取り組みます。業務改善化に有効な代表的な手法は以下の通りです。これらをどのように適用できるか検討して、業務改善策を立案しましょう。
・廃止:業務をやめられないか
・削減:業務の頻度を減らせないか
・容易化:業務を簡単にできないか
・標準化:業務のマニュアル化・テンプレートできないか
・計画化:業務フローを短くできないか
・分業分担 :業務を分けられないか、人員の配置は的確か
・同期化:他の業務とまとめられないか
・機械化:自動化できないか
また、複数の業務は関係しているので、同時に改善策を実施すると混乱する場合もあります。他の業務への影響も考慮してください。
業務効率化のための改善策を実施したら、それによって得られた効果を検証しましょう。改善策を実施して終わりにするのではなく、業務の可視化・分析・改善を繰り返すことが大切です。改善のPDCAを回すことで、更なる業務効率化が期待できます。
効果検証の際には、達成したい目標を決め、達成度を測るための指標(KPI)を設定することが有効です。定期的にKPIを確認し、成果が出ているか、改善策は適正かを判断してください。
業務効率化は、強引に進めようとしても上手くいきません。自社の業務や現場の実情に合わせて進める必要があります。
業務効率化のためには、業務フローや担当者を変更することがあります。計画段階では良い改善策だと思われたことでも、上手く行かない場合もあるかもしれません。自動化ツールを導入したものの使いこなせていない、人員配置を適正化したはずが別の部署に悪影響が出た、などが代表例です。
これらの失敗の多くは、自社の業務や従業員と、業務改善策のミスマッチが原因です。経営層や管理職だけで業務効率化施策を進めようとせず、現場や従業員と十分にコミュニケーションを取りながら進めてください。
さまざまな種類の業務効率化を実現できるツールが開発・提供されています。代表的な業務効率化ツールの種類を紹介します。
ツールの導入を検討する際は、自社の課題を解決できるツールであるか、自社のメンバーのITリテラシーで活用できるか、という2点に注意してください。
社内全体やチーム内で情報を共有するためのツールです。メールで送信したり、共有フォルダに保存したりという手間なく、リアルタイムでデータを共有できます。
Google DriveやOne Driveなどが代表例です。プロジェクトに関わるデータをオンラインストレージサービスに保存しておけば、共有の手間がありません。
BacklogやTrelloが代表例です。タスクやプロジェクトの担当や進捗が可視化されます。状況の報告や作業内容のすり合わせをする手間を削減できます。
営業支援システムです。営業担当者が保有しているデータを一元管理し、全体で共有できます。業務や案件の属人化を防ぎ、共有したデータを有効活用できます。
顧客との関係性を深め・維持するためのツールです。チームメンバーが個別に得た顧客情報を一元管理することで、情報の共有が可能となります。
###コミュニケーションツール
電話やメール以外の方法でコミュニケーションを取るためのツールです。
SlackやChatworkなどのビジネス特化型のチャットツールが代表例です。メールや電話からチャットに切り替えることで、コミュニケーションのスピードと効率が向上します。
Zoom、GoogleMeet、Teamsなどが代表例です。距離を気にせず会議に参加できるので、時間や費用を削減できます。
ルーティンワークを自動化するツールが代表的です。その他にも、蓄積した顧客情報から自動で見込み客を抽出したり、メールなどでアプローチをおこなったりできるツールもあります。
主に事務作業を対象に、色々な業務を自動化できるツールがあります。
マーケティング活動の一部を自動化するためのツールです。見込み客の育成などの営業活動の一部を自動化できます。
業務効率化とは、業務内の無理・無駄・ムラを排除し、より効率的に業務を進めることです。必要性の低い業務にかかる時間やコスト、人材リソースを圧縮し、生産性の高い業務に集中できる環境を整えます。その結果、企業の競争力が強化され、利益増加に結びつけられます。
少子高齢化による人材不足と、働き方改革による従業員一人当たりの労働時間の削減が進んでいるため、業務効率化はすべての企業にとっての課題です。また、業務効率化が達成できれば労働環境が向上し、従業員満足度も向上します。その結果、人材の流出も防げます。
業務効率化のためには、多くの役立つアイデアがあります。この記事で紹介したアイデアから自社に合ったものを選んで実践してください。その際は、業務効率化の進め方も参考にしていただけると幸いです。また、業務効率化に役立つツールも多く開発されているので、導入も検討してみてください。
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