仕事の効率化とは

仕事の効率化とは、仕事をスムーズに進めるために、仕事上の無理・無駄・ムラを省いて改善することとされます。これにより、個々人の生産性を高められるとともに、限られた経営資源を有効に活用できます。

仕事をする上でもっと効率化できれば、時間を節約して成果を最大化できると、みなさん考えるでしょう。とはいえ、どのように効率化すれば良いのか悩んでいる方も多いはずです。

この記事では、仕事の効率化について説明します。また、効率化するためのアイデアやコツ、仕事を効率化できるツールも紹介します。ぜひ個人的な単位でも、チームや部署単位でも、仕事を効率化するための参考にしていただけると幸いです。

仕事効率化と業務改善の違い

仕事効率化は、具体的な方法やツールの活用によって、日々の業務をよりスムーズに進めることです。個人やチームが目の前の作業などの小さいところからでも、すぐに始められます。

一方の業務改善は、業務全体のプロセスや仕組みを見直し、より根本的な改革を行うことを意味します。組織全体の業務プロセスや仕組みを改善することです。そのため、業務改善は仕事効率化を含む幅広い取り組みになる傾向があります。

仕事効率化と生産性向上の違い

仕事効率化は、個々のタスクや作業をより効率的にこなすことに焦点を当てます。各個人の仕事が効率化できれば、チーム全体の生産性は上がりますが、あくまで個別具体的な仕事の効率化を行うものです。

それに対して生産性向上は、同じチームメンバーで全体的なアウトプットを増やすために行います。つまり、チーム単位で投入するリソースを減らすか、同じリソースでより多くの成果を出すために行われるのが生産性向上です。

仕事を効率化するアイデア

ここでは、仕事を効率化するためのアイデアを紹介します。個人単位でできることもあるので、実践可能なことはすぐに試してみることがおすすめです。

仕事の全体像を可視化して優先順位を決める

仕事の全体像を把握し、タスクの優先順位を明確にすることで、重要な業務に集中できます。

全体像と優先順位が意識できていない人は、目についた仕事から手をつけてしまう傾向があります。その結果、重要な仕事が後回しになり時間が足りなくなったり、複数の作業がやりかけのままになってしまったりするのです。タスク管理ツールなどを活用して視覚的に管理することがおすすめです。

無駄な業務を削り仕事量を減らす

業務の中で不要な作業や重複するタスクを洗い出し、削減することで、時間とリソースを節約できます。

惰性で行っているだけの作業や、複数の業務で重複する作業が生まれていることがあります。それを防ぎ省略するために、業務プロセスを定期的に見直し、改善点を探りましょう。

データベースを作成しノウハウを蓄積する

仕事で得られた情報を管理するデータベースを作成することで、その情報が蓄積され、後から活用できるようになります。ノウハウを蓄積することで、過去の仕事を参考に、より仕事の効率を上げることが可能です。

また、データベースを共有することで、社内の誰でも簡単に情報にアクセスできます。個人に留まっていた情報やノウハウを共有することで、さらに仕事の効率化が図れます。

マニュアルやテンプレートを作成する

頻繁に発生する業務や定期的に処理する必要がある作業については、マニュアルやテンプレートを作成しておきましょう。その仕事をするたびに手順や段取りを検討する必要がなくなります。

また、マニュアルやテンプレートを用意することで、その業務が標準化されることもメリットです。その結果、作業の一貫性が保て、改善もしやすく、効率的に仕事を進めることができます。

効率化の方法を検討し改善する

常に効率化の方法を模索し、PDCAサイクルを回すことが大切です。それによって業務内容や作業方法が改善され、仕事の効率化につながります。

新しい業務を担当する際は、教えられた方法やマニュアルに従い、確実に処理することが必要です。しかし、その業務に慣れてきたら、より効率的な方法を考えるべきなのです。

仕事効率化ツールを活用する

ITが浸透し、さらにDXが進んでいることで、仕事を効率化するためのさまざまなツールを活用できる幅が広がりました。自分の業務の効率化や、時には自動化して手作業を削減することも可能です。また、チーム内でのコミュニケーションや情報共有などを進めるためのツールもあります。

新しいツールの導入には抵抗感や不安もあるかもしれませんが、ぜひ積極的に使ってみてください。具体的なツールについては、後ほど紹介します。

仕事を効率化するコツ

ここでは、仕事を効率化するためのコツを紹介します。先ほど説明したアイデアとの違いは、個人的な心がけによってすぐに始められる点です。ぜひ仕事を効率化するために、業務に取り入れて習慣化してみてください。

1日のスケジュールを決める

1日の始まりにスケジュールを立てて時間管理を徹底することが、仕事の効率化に効果的です。その日に終わらせなければいけない仕事は何か、ToDoリストを作成することで明確になります。

そのリストに従ってスケジュールを組みむことで、無駄な時間を減らし、効率的に作業を進められます。特に打ち合わせの時間など自分の作業ができない時間帯がある場合には、その前後で仕事が中途半端になったり、逆に時間が余ったりしないように調整することが大切です。

マルチタスクをせず集中できる環境を整える

一度に複数のタスクをこなすよりも、一つのタスクに集中する方が効率的です。作業環境を整え、集中できる時間を確保しましょう。

作業スペースを整理整頓する、スマートフォンをしまうといったアナログな方法も効果があります。メールやチャットなどの受信チェックをする時間を決めてしまうことも、気を散らさずに一定時間作業に集中するために有効です。

作業によってメリハリをつける

業務時間中、常に100%集中することはできません。そのため、仕事のメリハリをつけることで、仕事全体の効率を上げる結果になります。

例えば、短時間で集中して終わらせる作業の間に、チーム内で雑談を交えながら情報共有をする時間を取るといった方法があります。また、新しい企画や顧客への提案資料づくりなど、じっくり考えることが必要な業務と、経理処理などの比較的単純な作業では、疲れ方も違うものです。適度にメリハリをつけて、疲れすぎないように気をつけるのがコツです。

関係者と連携を取る

コミュニケーションを密にして関係者との連携を図ることで、業務の効率化が進みます。

情報共有がスムーズになるため、どのような資料がどこにあるか特定しやすくなります。また、仕事の全体像が把握でき、重複した業務に気づけば、削減や改善が可能です。また、チーム内や他部署に特定の業務が得意な人材がいれば、その人に手伝ってもらうことや、人員配置を改善することもできます。

仕事を効率化できるおすすめツール

仕事の効率化をサポートするデジタルツールが多数開発されています。個人的に活用できるツールから、チームやプロジェクト単位で導入すべきツールもあります。ここでは主なものを紹介しますが、どれも便利なツールなので、ぜひ積極的に試してみてください。

チャットツール

SlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツールは、リアルタイムでのコミュニケーションを促進し、迅速な情報共有を可能にします。また、メールや電話からチャットに比べて、コミュニケーションのスピードや効率が向上する効果もあります。

グループウェア

Google WorkspaceやMicrosoft 365などのグループウェアは、メール、カレンダー、ドキュメント共有など、複数の機能を一元管理できるため、業務の効率化に役立ちます。また、社内全体やチーム内の情報をリアルタイムで共有できることも、メール送信などの手間を減らすことにつながります。

オンラインストレージ

DropboxやGoogle Driveなどのオンラインストレージは、ファイルの共有やバックアップが簡単に行えます。プロジェクトに関わるデータをオンラインストレージサービスに保存しておけば、どこからでもアクセス可能な点も効率を高めます。

ワークフローツール

TrelloやAsanaなどのワークフローツールは、タスクの進捗管理を視覚的に行え、チーム全体の作業を見える化できます。課題を誰に質問できるか、必要な情報を誰が持っているかなどもスムーズに把握可能です。

タスク管理ツール

TodoistやWunderlistなどのタスク管理ツールは、個人やチームのタスクを整理し、効率的に管理できます。タスクやプロジェクトの担当者、進捗などを可視化し、状況の報告や作業内容のすり合わせをする手間を削減できます。

RPA（Robotic Process Automation）

UiPathやBlue PrismなどのRPAツールは、主に事務作業を対象に、定型的な業務を自動化し、時間を節約できます。それにより、より重要な仕事にリソースを割くことが可能です。

SFA（Sales Force Automation）

SalesforceやZoho CRMなどのSFAツールは、営業活動を効率化し、顧客情報の管理をサポートするツールです。営業担当者が個別に保有しているデータを一元管理することで、業務や案件の属人化を防ぎ、情報を有効活用できます。

CRM（Customer Relationship Management）

HubSpotやSalesforceなどのCRMツールは、顧客との関係性を深める、または維持するためのツールです。チームメンバーが個別に得た顧客情報を一元管理することで、情報の共有が可能となります。

MA（Marketing Automation）

MarketoやHubSpotなどのMAツールは、マーケティング活動を自動化するためのツールです。見込み客の育成などの営業活動の一部を自動化でき、効率的なキャンペーン運営を実現します。

まとめ

仕事の効率化とは、仕事上の無理・無駄・ムラを省いて改善し、業務をスムーズに進めることです。

仕事を効率化するためのアイデアには、優先順位の設定や無駄な業務の削減、データベースやマニュアルの活用などがあります。また、具体的に実践できるアイデアだけでなく、個人の心がけや習慣のようなコツを取り入れることでも進められます。

個人的なことから始められますが、やがてチームや企業全体にも波及するため、より大きな業務改善や生産性向上にもつながる重要な取り組みです。また、デジタルツールを活用することで、さらに仕事の効率的を進めることもできます。

この記事で説明したアイデアやコツを実行し、紹介したツールも活用して、ぜひご自身の仕事を効率化してみてください。また、自分で理解した方法は、周囲に広めることも大切です。