タスク管理ツールとは

タスク管理ツールとは、チームのメンバーそれぞれのタスクや進捗状況、スケジュールなどを一元管理できるツールです。チームメンバーに割り振られた業務を管理して、タスクの内容・進め方・納期・振り返りなどを共有し、進捗や達成度を確認できます。メンバー個々人のタスクが明確になるだけでなく、全体の進捗のためにコミュニケーションを取り合い、より効率良くプロジェクトを進めるための機能が備えられています。

プロジェクトを進めるためには、チーム内のタスク管理が重要です。タスクの見落としが発生してしまう、タスクの優先順位が決まらない、メンバーそれぞれの進捗が把握できない、などの問題を抱えている担当者も多いでしょう。タスク管理ツールを活用することで、これらの課題を解決できるのです。

この記事では、タスク管理ツールのメリットやできることを解説します。また、自社のプロジェクトやチームに合ったタスク管理ツールの選び方も説明し、代表的なタスク管理ツールを紹介します。ぜひ業務の効率や品質の向上のために、タスク管理ツールを活用する際の参考にしてください。

タスク管理とは

タスクとは、業務や仕事を小さく分けたものです。コンピューター用語で最小単位の作業を指す「タスク」という言葉が、ビジネスに流用されて小さな単位の仕事を指すようになったものと言われています。

つまりタスク管理とは、業務上すべきタスクを管理することです。業務や仕事の全体を考慮して、各タスクの優先度や緊急度から、処理する順序や期限を管理します。

個人が複数の業務を抱え、それに伴ってタスクも増えるのが一般的です。そのため、スケジュールやタスク量を確認し、効率的に優先順位を決めて取り組むことが、業務を進めるために欠かせません。そこでタスク管理によって、タスクの進捗や残量を常に把握することが大切なのです。

タスク管理とプロジェクト管理の違い

タスク管理と混同されやすい用語に「プロジェクト管理」があります。ただし、プロジェクトはタスクの集合体であることが異なります。プロジェクトを成功させるためには、各メンバーが自分のタスクを計画通りに遂行することが必要です。タスク管理はプロジェクト管理の一部と考えることもできます。

大きく違うのは以下の2点です。

プロジェクトは複数のタスクの集合体である

プロジェクトは、特定の目標を達成するための複数のタスクが集まったものです。プロジェクトを分解していくと、小さな単位のタスクに落とし込めるとも言えます。

プロジェクト管理ツールは、これらのタスク全体を管理し、プロジェクト全体の進捗を把握するために使用されます。一方、タスク管理ツールは、個々のタスクに焦点を当てて管理するものです。

管理者が異なる

プロジェクト管理は、プロジェクトの目標達成を目的としています。そのため、統括するリーダーやマネージャーが全体の進捗を管理します。タスク管理は、プロジェクトに携わるメンバーそれぞれが、自分のタスクを効率的に遂行するために行うものです。

タスク管理ツールが注目される理由

業務の分散化が進み、リモートワークや在宅勤務も普及しました。そのため進捗管理についても、直接集まってミーティングをするのではなく、チャットやビデオ会議などで行われることが増えています。そのため、遠隔でもタスクの内容や進捗を管理する必要が生じたのです。

また、自分のタスク管理をするだけでなく、メンバーのタスク進捗状況を把握することで、業務管理の効率が向上します。その結果、いつでもどこからでもアクセスでき、タスクを一括管理できるツールが注目されているのです。

タスク管理ツールを導入するメリット

タスク管理ツールを導入することで、個人にもチームにも多くのメリットがあります。ここでは、タスク管理ツールを利用して得られる主なメリットを説明します。

タスクの進捗を可視化できる

タスク管理ツールを導入すると、どこにいるメンバーでも「いま何をしているのか」が把握できます。そのため、タスクの対応漏れやトラブルを回避できることが大きなメリットです。

管理職は各メンバーの業務量を把握し、タスクの割り振りを最適化できます。特に、外回りや内勤営業が多い営業部門では、タスク管理ツールの重要性が高まります。個人やチームの業務進捗を確認しながら、タスクの配分を細かく調整して目標達成を目指せるためです。

また、リモートワークや外注の活用などによって、従来のようにチーム全員が顔を合わせる機会が減ったプロジェクトでも、タスク管理ツールは有効です。集合して打ち合わせをしなくても、タスク管理ツールによって綿密なタスク管理が可能になります。

チームメンバーの状況がわかる

タスク管理ツールでは、メンバー全員の担当タスクとスケジュールが一括で把握できます。また、個人やチーム単位での進捗も数値で確認可能です。管理者による進捗管理がスムーズに進められます。担当業務の割り振りや、人員配置の再検討も常に行えます。

チームメンバー個々人も、他のメンバーのタスクが可視化されるため、柔軟な対応が可能になります。進捗に遅れが出たメンバーの業務を素早くリカバリーしたり、業務の進め方を上司に相談したりといった対応を取りやすいのです。

生産性の高い業務に集中しやすい

タスク管理ツールを活用すれば、自分が抱えているタスクを洗い出して可視化できます。これによって、納期が早いものを選別するなど、優先順位の高いタスクから処理できます。

タスクの整理や優先順位の設定、スケジュール管理などは、いわゆる「仕事のための仕事」と言えます。タスクを効率よく処理するために、タスクを整理する仕事が発生しましっているのです。そこで、タスク管理ツールを使えば、そのような無駄な業務を自動化できます。

個人の業務効率を向上させることで、残業量の削減や新しい業務の割り当ても可能になります。チームにとっても、生産性を向上させることが可能です。

ノウハウの蓄積による業務効率化

タスク管理ツールには日々の業務内容やタスク処理過程が蓄積していきます。それらの情報をノウハウとして活用できることもメリットです。

例えば、次に行うプロジェクトに関して、タスクに分解した際に同じような業務内容と業務量に必要な人員や時間がわかります。過去の業務における成功例や失敗例から、次に行う業務の精度を上げることができるのです。

タスク管理ツールの選び方

たくさんのタスク管理ツールが開発・提供されている中で、自社で導入すべきものを選ぶためのポイントを解説します。タスク管理ツールの特徴と、自社の業務や環境を把握することで、最適なツールを探してください。

タスク管理ツールの種類を理解する

タスク管理ツールには、それぞれ強みや特徴があります。大きく分けると、以下の6種類に分類できます。どのような種類のタスク管理ツールが自社に適しているか検討しましょう。

タスク管理特化型

タスク管理や進捗管理などの、基本的なタスク管理機能に特化したタイプのタスク管理ツールです。オーソドックスなタイプともいえます。

工数管理対応型

工数管理とは、誰が、どの業務に、どれだけ時間を使ったかを可視化する機能です。タスク管理やタスクの割り振りだけでなく、工数を管理することで業務全体の効率を上げたい際に有効です。

複数プロジェクト管理型

複数のプロジェクトを一括管理できるタイプのタスク管理ツールです。同時に進行しているプロジェクトを横断的にも管理した場合に適しています。

社外連携タスク管理型

開発会社やアウトソース企業などの、社外のメンバーとの業務が多い際に便利な機能を多く持つタスク管理ツールです。

社内情報共有特化型

タスク管理よりも、データやノウハウの蓄積を重視しているタイプのツールです。データ共有、wikiの作成などとタスク管理をつなげられます。

エンジニア特化型

ソフト開発などのタスク管理のための機能を強化したツールです。

タスク管理ツールの機能を把握する

タスク管理ツールの機能は、それぞれのツールによってさまざまです。ここでは、主な機能を説明しますので、自社の業務や環境に必要な機能であるか、検討してください。タスク管理ツールを選ぶ際は、その機能が搭載されているものを選びましょう。

ToDoリスト

メンバーにタスクを割り振る機能です。基本的な機能ですが、タスク管理ツールによって操作感や見た目が違います。

付箋のようにタスクを追加・管理できるカンバンと呼ばれる機能を持ったツールもあります。操作感が良く、リアルタイムでの管理がしやすいことが特徴です。

また、それぞれのタスクにコメントや参考資料を添付する機能を持ったツールもあります。コメントをメンバーに送信したり、資料によってタスクの内容を明確したり、遠隔でのコミュニケーションを取りやすくする機能です。

プロジェクト管理

チームやプロジェクトのタスク管理をする機能です。ボード単位で管理し、複数のボードを使えるのが特徴です。プロジェクトやチームごとにボードを分けることで、タスクや業務が混乱することを防ぎます。

ガントチャート

ガントチャートは、プロジェクトのタスクや進捗を視覚的に確認できる機能です。タスクの達成率や偏りなどが簡単に把握できるため、プロジェクト管理の効率が上がります。

タスク検索

現在進行中のタスク、過去のタスクの情報はタスク管理ツールに蓄積されます。その情報を検索できる機能です。過去の類似プロジェクトなどから、進め方や割り振り方のヒントを得られます。

導入目的に合っているか確認する

タスク管理ツールを導入する際は、自社でのタスク管理に関する課題や、どのようなタスク管理の方法を取るべきかを検討してください。その目的に合った機能を持つタスク管理ツールを選ぶ必要があるためです。

例えば、部署内の複数のプロジェクトを横断的に一括管理できるタスク管理ツールを使うことで、生産性の向上が期待できる場合もあります。または、チームメンバー間で積極的にコミュニケーションを取りたいならば、そのための機能の揃ったタスク管理ツールを使うべきです。

自社の運用環境に適しているか検討する

自社の環境や使用するメンバーが抵抗なく活用できるかという点も、タスク管理ツールを選ぶ際に確認が必要です。メンバーそれぞれのリテラシーは同じではありません。システム開発プロジェクトならば、タスク管理ツールに慣れているメンバーが多いでしょう。しかし、営業チームに導入する際には、直感的に操作できるツールを選ぶべきです。

また、社内に詳しい技術者がいない場合には、タスク管理ツールを提供する会社のサポート体制も大切です。十分なサポートが受けられなければ、ツールを使いこなせないかもしれません。

既存のツールと連携できるか確認する

タスク管理ツールは独立しても使えますが、他のツールと連携することで、より便利になります。スケジュール管理ツールやチャットツールなど、タスク管理と密接な関係のある分野のツールが代表例です。

そのため、社内ですでに導入しているツールと連携可能であるかも確認すべきです。既存のツールを変更したり、データを手作業でタスク管理ツールに移行したりするには大きな手間がかかります。業務全体の効率を向上させられるツールを選びましょう。

おすすめタスク管理ツール

タスク管理ツールの中で、一般的に使われているものを紹介します。各ツールの特徴も説明しますので、比較する際の参考にしてください。

Trello

https://trello.com/ja

Trelloは世界で2,000万人以上のユーザーに利用されている、代表的なタスク管理ツールです。直感的なUIが特徴で、視覚的にタスクを管理できます。

Trelloではタスクをカード形式で管理します。ドラッグ＆ドロップで進捗を管理でき、特定のラベルでのフィルタリング、カレンダービューでの期限確認などの機能も便利です。シンプルで使いやすいこと、豊富な拡張機能と幅広い外部ツールとの連携可能な点が人気です。

機能が豊富なので、タスク管理だけでなく、ブレーンストーミングやオンボーディングなどにも活用できます。無料プランも用意されているので、小規模なプロジェクトから試してみることも可能です。

利用料金

FREE：無料

Standard：月額5ドル/ユーザー

Premium：月額10ドル/ユーザー

Enterprise：月額17.50ドル/ユーザー

jooto

https://www.jooto.com/

jootoはシンプルな操作性と豊富な機能が特徴のタスク管理ツールです。タスクはカードで管理し、ドラッグ＆ドロップで基本的な操作ができるように設計されています。進捗を直感的に把握できるガントチャートや、GoogleカレンダーやSlackなどとの連携、タスクの開始日や締切日の表示など、機能も十分です。

また、予実の数値管理にも対応しており、日々のタスクの進捗管理からプロジェクト管理まで、幅広く活用されています。日本のビジネス環境に特化して開発されている点も、導入しやすいポイントです。

利用料金

フリープラン：無料

スタンダードプラン：月額500円/ユーザー

エンタープライズプラン：月額1,300円/ユーザー

タスクDXプラン：見積もり

Todoist

https://todoist.com/ja/home 

Todoistは、個人とチームの両方に対応しているタスク管理ツールです。タスクの作成や管理が簡単で、リマインダー機能も充実しています。また、タスクに優先度を設定できるため、重要かつ緊急性の高いタスクから処理可能です。

目標を設定した上で、完了したタスクはグラフ化されることも特徴です。この機能によって、目標に対する達成度を視覚的に把握できます。

利用料金

初心者プラン：無料

プロプラン：月額488円/ユーザー

ビジネス：月額688円/ユーザー

Backlog

https://backlog.com/ja/

Backlogは、プロジェクト管理とタスク管理を統合したツールです。グラフやチャートで進捗状況を視覚化でき、チームメンバーそれぞれの作業内容や期日を管理することで、プロジェクトを効率的に進められます。

また、バグトラッキングやwiki機能を備えているため、ソフトウェア開発チームに最適です。情報共有機能により伝え忘れや確認漏れを防ぎ、SVNやGitを使ったソースコード管理やファイルの変更履歴管理も可能です。

ただし、シンプルで直感的な操作性により、ツールの活用に慣れていなくても使いやすいため、ソフトウェア開発だけでなく、プロジェクト管理全般に広く使われています。

利用料金

スタータープラン：月額2,970円～

Wrike

https://www.wrike.com/ja/

Wrikeは、強力なプロジェクト管理機能を持つタスク管理ツールです。タスクの依存関係を管理し、プロジェクト全体の進捗をリアルタイムで追跡できます。プロジェクト全体を可視化することに特化しているので、共同作業に適したタスク管理ツールです。

また、進捗状況のレポート機能もあるため、ミーティング用資料や分析資料を簡単に作成できることも特徴です。

利用料金

Free：無料プラン

Team：月額9.8ドル/ユーザー

Business：月額24.8ドル/ユーザー

Pinnacle：見積もり

Enterprise：見積もり

Jira Software

https://www.atlassian.com/ja/software/jira

Jira Softwareは、アジャイル開発に特化したタスク管理ツールです。スクラムやカンバンなど、アジャイルメソッドに基づいた機能を豊富に提供しています。そのため、ソフトウェア開発に特化したツールと言えます。

開発チームにタスクを割り振ることができ、タスクは優先度・ラベル・担当者別に管理でき、複雑な案件でも効率的に進行管理が可能です。

また、レポート機能を活用して課題や状況の分析し、問題解決に役立てることができます。ソフトウェア開発での本稼働までの進捗を可視化して管理することで、開発者が本来の開発業務に集中できる環境を作り出します。

利用料金

Free：無料

Standard：月額¥1,070/ユーザー

Premium：月額¥2,090/ユーザー

Enterprise：見積もり

Taskworld

https://taskworld.com/ja/

Taskworldは、タスク管理とプロジェクト管理を統合したツールです。ガントチャートで全プロジェクトを一つのタイムラインに表示できるなど、視覚的にわかりやすいUIが特徴です。

タスク管理を中心に、グルーピングやノート共有などの機能を備えているため、チームのプラットフォームとして利用できます。また、複数のプロジェクトを横断してのタスク管理や、APIを利用しての外部連携などの拡張性も特徴です。

コミュニケーションを取りやすく、情報共有のための機能も豊富です。チーム全体の生産性を高め、遠隔での業務もスムーズに行えます。

利用料金

フリー：無料

プレミアム：月額¥880円～/ユーザー

ビジネス：月額1,650円～/ユーザー

エンタープライズ：見積もり

まとめ

タスク管理ツールを活用すれば、個人やチームのタスクや進捗状況を一元管理できます。タスクの見落としを防ぐだけでなく、業務の優先順位の可視化が可能です。また、メンバー間でのコミュニケーションを促し、フォローし合う体制の構築や、適切な人員配置にも役立ちます。チーム全体の生産性を向上させられるツールなのです。

タスク管理ツールには幅広い種類があり、特徴や機能もそれぞれ異なります。自社の業務や環境、導入目的に合わせて、適切なタスク管理ツールを選びましょう。ぜひこの記事で解説したタスク管理ツールの概要や選定方法を参考に、自社の業務効率を上げられるツールを選び活用してください。