日程調整ツールとは

日程調整ツールとは、商談や会議などの日時を効率的に調整するためのツールです。ビジネスでは日常的に日程調整が必要になります。しかし、複数のメンバーのスケジュールを調整するのは大変です。スムーズに調整できなければ、商談化のチャンスを逃してしまうかもしれません。

そこで効果的なのが、日程調整ツールです。日程調整ツールを使えば、スケジュールをメール1通で調整できます。何度もやり取りして予定を確認したり、変更があった場合は再度また連絡して調整したりといった手間がなくなります。日程調整ツールの活用によって、素早い商談化を実現するだけでなく、無駄な工数を削減し、重要な業務に時間を使えるようになるのです。

この記事では日程調整ツールを活用するメリットや機能を解説します。また、日程調整ツールを導入する際の選び方や、代表的な日程調整ツールも紹介します。ぜひこの記事を参考に、日程調整ツールの活用を検討してください。

リードを商談化するための日程調整の大切さ

リードを商談化するためには、適切なタイミングでのフォローアップが必要です。見込み客が興味を持ってくれたタイミングで迅速に対応し、具体的な商談の日時を設定することで商談化の可能性が高まります。日程調整は商談化のために非常に大切な業務なのです。

しかし同時に、日程調整は煩雑な業務でもあります。日程調整は単に日時を提案して合わせるだけではありません。商談化のためには、参加する人と集まる場所を同時に確保しなければならないのです。自分と見込み客だけでなく、自社内の他部署のメンバーに同行してもらう場合もあるでしょう。さらに、日程変更にも柔軟な対応が必要です。ここで手間取ると商談化できなくなってしまいます。

リードを商談化できない原因

リードを商談化できない主な原因には、日程調整のタイミングの悪さや、レスポンスの遅さがあります。

手作業での日程調整では、自社内の多方面のメンバーのスケジュールを確認し、まとめて、相手方に提案することが必要です。その際に、参加するメンバーの都合の良いタイミングが合わなかったり、取りまとめに時間がかかってレスポンスが遅れたりすることがあるのです。

すると、見込み客との連絡が途切れてしまうことがあります。素早く対応した競合他社との間で、先に商談化してしまうかもしれません。日程調整の失敗が、リードを商談化できない原因となるのです。

リードを商談化するために日程調整ツールを活用するメリット

日程調整ツールを使うことで、煩雑な日程調整業務がスムーズになり、多くのメリットを得られます。ここでは、日程調整ツールを活用する代表的なメリットを解説します。

タイムリーな対応ができる

日程調整ツールを使用することで、リードに対して迅速に対応できます。

日程調整ツールを利用すれば、商談イベントを作成し、参加予定者にURLを送信するだけで日時の提案ができます。それに対して、参加者が出欠を入力するだけで、日程調整が完了するのです。自動的に複数の時間を提示し、相手がその場で予約を確定できるため、見込み客が興味を持っているうちに商談化につなげられます。

ダブルブッキングが防止できる

手動での日程調整では、ダブルブッキングが発生するリスクがあります。取りまとめ担当者の確認ミスや、何度もスケジュールのやり取りをしている間に別の予定が入ってしまうことなどが原因です。

日程調整ツールを利用すれば、リアルタイムでスケジュールが管理されるため、予定の重複を防げます。さらに、連携できるカレンダーツールには自動的に予定が入力されます。商談スケジュールが可視化されるため、しっかり日程を確保できることもメリットです。

業務の効率が向上する

日程調整ツールを使用することで、スケジュール調整にかかる時間と労力を大幅に削減できます。これによって業務効率が向上します。

その分、営業担当者は顧客対応や商談、提案のための資料作成などに集中できるようになることも大きなメリットです。

日程調整ツールの機能

日程調整ツールに搭載されている主な機能を説明します。自社の業務形態や、営業担当者の業務プロセスを想定して、これらの機能を活用する場面をイメージしてみてください。

日程調整

日程調整ツールの最も基本的な機能が、日程調整機能です。空き時間から日時を自動的に提案し、参加者全員の予定を調整できます。手間なく商談の日程を設定できます。

また、参加者の投票によって日程を調整できる機能も便利です。全員の予定を画面上で簡単に確認できるので、都合の良い日程を素早く決められます。

各種ツールとの連携

多くの日程調整ツールは、GoogleカレンダーやMicrosoft Outlookなどのスケジュール管理ツールと連携できます。自社内で使っている既存のカレンダーなどと連携することで、スケジュール管理を一元化可能です。

自動で反映されるため、入力を忘れることもなく、タイムラグによってダブルブッキングが発生してしまうこともありません。

メールなどでのリマインド

商談の前に、参加者に自動的に通知が送られる機能です。送信時間や送信対象者を詳細に設定できる日程調整ツールもあります。この機能によって、参加者がうっかり予定を忘れてしまうことを防げます。

アドレス帳

顧客や見込み客、社内の関係者などの連絡先情報を管理できる機能です。日程調整をする際に関係者の連絡先を簡単に参照できます。

また、日程調整ツールはスケジュールの提案やリマインドなどを自動的に送信することがあります。その際にも、登録されている連絡先情報が使われます。

場所の自動調整

商談を行う場所を自動的に選定し、参加者に通知する機能を持つツールもあります。オンラインミーティングの場合には、リンクURLを自動生成し、参加者に通知することも可能です。

日程調整ツールの選び方

非常に多くの種類の日程調整ツールが提供されています。企業それぞれ業務フローや重視するポイントが異なるため、さまざまなツールが開発されるのです。ここでは、自社にあった日程調整ツールを選ぶ際のポイントを説明します。

自社の目的に合っているか

日程調整ツールを選ぶ際には、自社の目的や業務フローに適しているか確認することが重要です。

ツールによって重視する機能が異なります。日程調整に特化したツールだけでなく、フォロー業務に強みのあるツールや、商談支援機能に特徴のあるツールもあります。

また、特定の業種に特化した機能を持つツールもあります。業務効率を最大限向上させられるものを探してください。

顧客にとっても使いやすいか

日程調整ツールが自社の顧客にとって使いやすいことも重要なポイントです。まず、操作が簡単で直感的に使えるツールであることが必要です。ツールの利用に慣れていない人でも、スムーズに使えるかを確認しましょう。

また、相手の環境への配慮も大切です。業種によっては、顧客が複数のタイムゾーンにいるかもしれません。時差は日時の調整に直接影響しますので、日程調整ツールを選ぶ際にも対応する機能の確認が必要です。顧客の社用携帯がガラケーという場合もあるかもしれません。どのようなデバイスから使えるかも、ツール選定の際のポイントです。

既存のツールと連携できるか

自社内で既に使用しているツールと連携できるかも確認しましょう。連携可能なら、スケジュール管理やアドレス管理が自動化され、さらに業務効率が向上します。

また、ここでも顧客の環境を想定することが大切です。自社のターゲット層にもよりますが、一般的なシステムやツールと幅広く連携できる日程調整ツールを使った方が、相手に対しても親切でしょう。

おすすめ日程調整ツール

日程調整ツールには多くの種類がありますが、ここでは代表的なものを紹介します。基本的な機能や使い方を確認した上で、自社にあった日程調整ツールを探してください。

Jicoo

https://www.jicoo.com/

Jicooは、シンプルで使いやすい日程調整ツールです。GoogleカレンダーやOutlookと連携できる点も便利です。

また、日程調整だけでなく、担当者の割り当て、WEB会議URLの生成、管理者への共有なども自動化できます。

UIのカスタマイズが可能なことも特徴です。見込み客と画面を共有する際にも、自社のブランドイメージなどを反映させられます。

利用料金

月額800円（1アカウントあたり）　※無料プランあり

eeasy

https://eeasy.jp/

eeasyは、多機能でありながら直感的な操作が可能な日程調整ツールです。見込み客とのコミュニケーションをスムーズにし、タイムリーな対応を実現することで商談化につなげられます。

また、複数人との長期的な日程調整ができる機能もあります。何度も商談を重ねる必要のある商材やサービス、採用業務などに便利です。

利用料金

月額850円（1アカウントあたり）　※無料利用枠あり

TimeRex

https://timerex.net/

TimeRexは、日程調整・リマインダー・参加者管理などの基本的な機能に加えて、商談での設問項目なども設定できるツールです。また、外部システムと連携するためにAPIが用意されていることも特徴です。API連携を活用すれば、TimeRexにアクセスしなくても、各種ツール内から直接使えます。

利用料金

月額750円（1アカウントあたり）　※無料プランあり

調整アポ

https://scheduling.receptionist.jp/

調整アポは、多くのツールと連携できる日程調整ツールです。グループウェアなどと連携することで、さらに手間を削減できます。また、多言語にも対応しているので、グローバルなビジネスにも対応可能です。

Salesforceと連携でき、リード育成やフォローアップ機能が強化されている点も特徴です。

利用料金

見積もり

まとめ

日程調整ツールは商談や会議などの日時を効率的に調整するためのツールです。煩雑なスケジュール調整の手間を減らして、担当者の業務効率を向上させられます。

また、日程調整を迅速に行い、タイムリーな対応やダブルブッキングの防止によって、見込み客の商談化にも大きな効果を得られます。見込み客が自社の商品やサービスに興味を持ってくれた際に、素早く日程調整することで商談化のチャンスを逃しません。

ぜひ自社の目的な環境に適した日程調整ツールを選び、上手に活用して、営業活動を改善してください。