入力ミスを減らす方法

入力作業があれば、入力ミスはつきものです。入力ミスを完全にゼロにすることは不可能でしょう。とはいえ、入力ミスの発生を放置することはできません。入力ミスを修正するための追加の労力も必要になりますし、さらに大きなトラブルを引き起こすリスクもあります。

入力ミスは可能な限り減らなければならないのです。そこで、この記事では、入力ミスが発生する原因と、入力ミスを減らすための対策を解説します。

入力ミスを減らし、トラブルを防ぐ必要があるものの、何から手をつければいいかわからないという方も多いでしょう。いくつかの対策を検討しているが、どれが自社に適した方法か判断しきれない場合もあるかもしれません。

ぜひこの記事を参考に、入力ミスを減らし、業務効率を上げる方法を策定してください。

入力ミスによって起こるトラブル

入力ミス自体は小さなものでも、そこから大きなトラブルに発展することがあります。

発行する見積や請求内容に入力ミスがあると、金額や発行日付、相手の担当者の氏名を間違えるといったことが起こります。もし相手が、見積額が安かったことを理由に発注を決めたとしたら、その金額が間違っていた場合には大きなクレームになるでしょう。請求金額が誤っていた際にも、払い戻しや追加支払いなどの手間が発生してしまいます。

発注内容の誤りも多く発生する入力ミスです。数量を間違えることや、違う製品を発注することがあります。この場合、追加での発注や返品作業といった追加業務が必要です。場合によって必要な備品が足りずに業務が止まってしまうこともあります。

受注内容の入力ミスもリスクが大きい間違いです。入力ミスに気づかずに業務を進めると、発注してくれたお客様に損害が発生する可能性もあります。損害賠償が必要になるだけでなく、自社が信頼を失ってしまえば、さらに大きな損失にもつながります。

入力ミスが発生する原因

ここでは、入力ミスが起こる原因を説明します。入力ミスの原因はさまざまです。ただし、業務体制や環境によって、多く発生する原因が見つかるものです。自社での入力ミスの主な原因が判明すれば、対策も立てやすくなります。

ヒューマンエラー

入力ミスの主な原因はヒューマンエラーです。担当者が作業でミスをしたという単純な原因であるとも言えます。とはいえ、ヒューマンエラーが発生する原因まで深掘りすることは可能です。

ヒューマンエラーが起こりやすくなるのは、集中力が低下しているときです。疲労のために注意力が散漫になってしまった、時間に追われて確認を怠ってしまったなど、その理由を探りましょう。

また、入力すべき情報を間違えて認識することや、システムの操作方法の理解不足で誤った内容を入力することもあります。これらの入力ミスもヒューマンエラーであるものの、発生した理由は教育方法や経験不足です。

このように、対策につながるヒントが得られる場合もありますので、原因をさらに詳しくみていくことは有効です。

作業体制や環境の不備

作業環境に不備があると、入力ミスの大きな原因になります。オフィスが騒がしかったり、照明が不十分で暗かったりすると、従業員の集中力を低下させてしまいます。その結果、入力ミスを引き起こしやすくなるのです。

イスが快適でなかったり、デスクの高さが適切でなかったり、設備が原因で作業効率が低下することもあります。環境が要因のストレスをなくすことが必要です。快適で集中しやすい作業環境を整え、適切な業務体制を構築することで、入力ミスを減らせます。

人員配置の問題や人手不足

担当者一人当たりの業務負荷が大きいと入力ミスが多くなります。集中力が低下したり、作業を早く終わらせるために雑になったりするためです。

もし作業量に対して常に人手が足りないのなら、単純な担当人数不足です。業務量が増える繁忙期のみ業務過多になる場合もあります。

また、一人が担当する業務の範囲が広すぎる場合にも、入力ミスが増える傾向があります。一人でさまざまな業務を処理しなければならず、マルチタスクになり混乱することが増えるためです。

業務プロセスの複雑化

業務プロセスが複雑になりすぎると、入力ミスが発生しやすくなります。例えば、複数のシステム間でデータを手動で移行するといった場合です。特に複数のシステム間でデータ形式が異なり、変換作業が必要になると、さらに入力ミスが増えます。

また、多段階の承認フローや、複数の担当者間での情報の伝達が含まれているプロセスでも、ミスが発生しやすくなります。

さらに、業務フローが複雑になると担当者が独自の処理方法を始める傾向があり、業務が標準化されず、より複雑化する傾向があります。

マニュアルの不備や属人化

作業マニュアルがなくデータ入力作業が属人化している場合にも、入力ミスが起こりやすくなります。担当者によって作業品質に差が出ることも多く、経験の差が大きく影響することもあります。また、口頭でしか作業手順を教育していないため、そもそも曖昧にしか業務を理解していないかもしれません。

チェック体制の不足

入力内容に誤りがないかをチェックする体制がないと、入力ミスを発見できないことが増えます。入力担当者とは別の人員が入力内容を確認したり、システムを利用して機械的にデータの照会をしたり、チェック体制を仕組み化しましょう。正確性を向上させる体制を構築し、作業の品質を保つ必要があります。

入力ミスと減らすための対策

業務における入力ミスは、さまざまな対策により減らすことができます。ここでは、主な対策を説明します。以下のすべてについて、実施できるか検討することが大切です。

ただし、システムの導入やアウトソースの利用は、予算などの関係で難しいこともあるでしょう。効果の高そうな対策から優先して実施してください。

ダブルチェックの制度化

ダブルチェックは入力ミスを減らす基本的な方法です。入力ミスの主な原因はヒューマンエラーなので、入力内容をチェックする工程は必ず組み込むべきです。

入力担当者同士でペアを組み、互いに入力内容をチェックし合うことで、ミスを減らせます。もしくは、入力した担当者とは別の人が、入力内容を確認する手順を整えます。

ただし、ダブルチェックは人の目視によるものです。そのため、そこでもヒューマンエラーが生じることはあります。ミスを完全になくすことはできないことは認識しておくべきです。

適度な休息をとる

適度な休憩を取ることは、入力ミスを減らすために有効です。長時間休まずに作業すると、疲労が蓄積して集中力が低下し、ミスが発生しやすくなるためです。従業員の集中力を回復し、注意力を高めることが、生産性の向上とミスの減少につながります。

従業員個人に任せると、ついつい休憩を取らずに作業を続けてしまう人もいます。例えば50分作業をしたら10分休憩するようにスケジュールを組むなど、定期的に短い休憩を設ける仕組みを作ることも効果的です。

一人当たりの負荷を軽減する

入力担当者それぞれの作業負荷を軽減することも、入力ミスを減らすために有効です。作業量と担当者の人数を見直して、適切な人数を配置します。必要があれば人員を追加することで、個々の負担を減らし、入力ミスを防げます。

また、その入力作業が本当に必要かを精査することも大切です。必要性が低いと判断された場合は、その業務を削減することも検討しましょう。

チェックリストの作成

チェックリストを作成して、それに従って作業することで、入力ミスを減らせます。作業前に確認すべき項目をリストアップし、データ入力の際にそれらの項目が正しく実施されているかをチェックできます。特にルーティンワークでは、慣れから雑になりがちなので、チェックリストを使うことでヒューマンエラーを削減できるのです。

例えば、顧客情報の入力時には、名前、住所、連絡先などの入力すべき項目をリストにして、入力後に間違いがないかを確認します。これにより、漏れや誤入力を防げます。

チェックリストを作成するのは工数がかかりますが、優先的に取り組むべきです。作業内容の見直しやマニュアル作成と同時に行うなどして、作成する際の効率を上げましょう。

スキルアップのための研修やトレーニング

従業員に対して定期的な研修やトレーニングを実施し、スキルアップを図ります。これにより、作業の精度が向上するので、入力ミス対策として有効です。

例えば、使っているシステムやソフトウェアの使用方法に関するトレーニングを実施します。担当者が使い方を正しく理解することで、正確性が上がります。

また、部署内や担当者間でのワークショップも効果的です。ノウハウや知識を共有することで、効率的な入力方法を社内に浸透させることができます。

業務プロセスの改善

業務プロセスが複雑になると、入力ミスが発生しやすくなります。実際には必要ないと思われる手順が含まれていることもあります。そこで、作業手順を見直して、作業の順番の入れ替えや、不要な手順の削除を行なって、業務プロセスをできるだけシンプルに再構築しましょう。

また、担当者ごとに作業手順が異なっている場合には、統一することが大切です。作業を標準化して、誰が入力しても同じ品質を保てるようにします。作業手順を守れば入力ミスを最小にできる環境を整えれば、新しい担当者が加わった際や、繁忙期に応援が来た際でも、入力業務の品質を保つことが可能です。

マニュアルの整備

マニュアルの整備は、入力ミスを防ぐために効果的です。マニュアルがあれば、担当者の認識違いや経験不足によるミスを減らすことができます。マニュアル作成には時間がかかりますが、入力ミスが発生した際の対応に必要なコストを減らせるので、ぜひ実施すべきです。

ダブルチェックを前提とした手順をマニュアルに盛り込むことで、チェック体制の浸透も同時に期待できます。

改善手順の周知と体制構築

改善手順を全員に周知し、体制を整えることも重要です。マニュアルを作成しても、使われなければ意味がありません。マニュアルによって標準化された作業手順を守らずに、担当者それぞれが別々の手順で作業をしてしまうと、入力ミスがあっても発見すらできないことが増えます。

マニュアルを作成した際や業務プロセスを変更した際には、研修によって周知しましょう。新しい担当者に対する教育はマニュアルを使用することを徹底することが大切です。また、定期的にトレーニングやワークショップを行い、担当者全体の認識や手順をそろえることも有効です。

システム化・自動化

入力作業を自動化すれば、ミスを大幅に減らすことが可能です。

例えば、自動入力ソフトウェアを導入すれば、入力項目を減らしたり、入力サポート機能を活用したりできます。紙の書類の文字を自動でデータ化できるOCRシステムを導入すれば、入力作業を減らせます。それによって入力ミスが発生する機会自体を減らせるのです。

入力作業も減らせるので、業務にかかる時間を節約し、人的資源をより価値のある作業に集中させることができます。

作業のアウトソース化

マニュアルを作りチェック体制を整えても入力ミスが減らなければ、業務プロセスや作業工程に関するノウハウが足りていないのかもしれません。もしくは、単純に人員不足によって、十分な入力ミス対策ができないこともあるでしょう。

そのような場合には、アウトソーシングサービスの利用も有効です。入力業務を外部に委託することで社内の負担を減らせます。また、社内では改善するためのノウハウがなくても、専門業者を利用することで品質を向上させられます。

まとめ

入力作業は単純で簡単だと思われることが多いものの、集中力と正確さを保つのは大変です。また、入力ミスが発生すると、大きなトラブルを引き起こすこともあります。入力ミスが業務の効率を低下させ、修正のために余計な作業や手間が増えてしまいます。入力ミスを減らすために、対策を強化すべきです。

入力ミスを減らすためには、まずその原因を知ることが必要です。代表的な入力ミスの原因から、自社で頻繁に発生しているものがないか確認しましょう。

原因が把握できれば、対策も講じられます。入力ミスを減らす方法も多岐に渡ります。自社の業務内容や環境で効果がある方法もあれば、あまり大きな効果が得られない方法もあります。自社に適した対策を検討してください。

もし自社内で入力ミス対策をするためのノウハウや人手が不足していれば、システムの導入やアウトソースの活用も有効です。

この記事で説明した入力ミスの原因と対策を理解して、ぜひミスの削減を通して業務効率の向上を目指してください。