受注業務での入力ミスと対策の大切さ

受注業務は売上や会計に直結する業務です。企業の円滑な運営に欠かせない、重要なプロセスの一つです。しかし、手間のかかる業務でもあります。FAX・電話・メール・LINE・ECカートなど、さまざまなチャネルからの受注を、受注管理システムなどに入力する必要があるためです。

特に繁忙期には受注数が増えることで、入力ミスが発生しやすくなります。入力ミスが起こると、顧客対応の遅延や誤配送につながります。さらにミスが重なると、企業としての信用の低下など、大きな問題につながる可能性もあるのです。

そのため、受注業務で発生する入力ミスを防止し、業務の精度を高めることが欠かせません。そこで、この記事では入力業務で発生しやすいミスと、ミスから起こりやすいトラブルについて解説します。さらに、入力ミスが発生する原因と対策も説明します。ぜひこの記事の内容を参考に、入力ミスを減らす対策を進めてください。

受注業務で起こりやすい入力ミス

まず、代表的な入力ミスについて説明します。発生しやすい入力ミスの種類を把握することで、受注業務にどのような課題があるのか理解できます。

入力を間違えるミス

データを入力する際に、数字や文字を誤って入力してしまうミスです。数量を間違える、商品コードを誤る、異なった配送先を指定してしまう、注文を入力せず飛ばしてしまうなどが典型例です。

特にFAXや紙媒体での注文書から、受注システムに手作業で入力する際にはミスの発生が増えます。繁忙期はさらに、業務負荷が大きくなるため、ヒューマンエラーによる入力ミスが増加する傾向があります。

入力すべき情報を誤って理解するミス

注文内容や顧客からの要望を勘違いして、誤った理解にもとづいた情報を入力してしまうミスです。

例えば電話で注文を受けた際に、複数の配送先を同時に指定された際に聞き間違えてしまったり、正確な商品名を言われなかった場合に理解が食い違ってしまうようなことがあります。

また、手書きの注文書では、文字が読みにくいことも少なくありません。正確に読み取れずに、商品や数量を間違えて理解してしまうと、入力ミスにつながるのです。

情報伝達時に間違えるミス

受注情報を他の部署や担当者に伝える際に、誤った内容を伝えてしまうミスです。電話やメールで受注内容を伝達する際に内容を間違えてしまったり、受けた側が勘違いしたりすることがあります。

また、情報をリアルタイムで共有できないことがミスに発展することもあります。例えば、いったん受注情報を伝達し、入力処理された後に、顧客から注文内容の変更があった場合です。注文の処理が進んでいる時に、変更の情報が担当者に伝わるまでにタイムラグがあると、修正が間に合わず発送されてしまうのです。

受注業務での入力ミスによって起こるトラブル

受注時に自社で入力ミスがあると、さまざまなトラブルに発展する可能性があります。小さな入力ミスでも、深刻な問題が引き起こされる場合があるのです。

例えば、商品コードや数量の入力を間違えると、誤った商品や数量を発送することになります。誤配送は、返送や正しい商品の発送などの手間やコストの増加につながります。

また、顧客側にとっては、必要な商品が必要な数量届くまでの遅延が問題です。顧客の機会損失につながるかもしれません。そして何より、顧客満足度が低下します。自社の信用が低下し、顧客を失う恐れもあります。

受注業務での入力ミスが起こった際にすべきこと

受注業務で入力ミスが発生した際には、迅速な対応が必要です。

まず、ミスが起きたらすぐにすべきなのが、報告・連絡・相談（報連相）です。ミスの発生を上司や関係部門に速やかに報告し、適切な連絡と相談を行います。トラブルが大きくなることを防ぐために、即時性の高い方法で連絡しましょう。メールやチャットでは相手が気づくまでに時間がかかるかもしれません。電話や対面の方が確実です。

そして、取引先や顧客など、入力ミスによって迷惑をかけた相手に対しても、丁寧に謝罪しましょう。真摯に対応しなければなりません。必要であれば直接会いに行って謝罪し、顛末や改善策をまとめて示します。

入力ミスはゼロにはできません。しかし、頻繁に発生したり、起こった際に放置してしまうと、企業として信頼を失います。素早く誠実に対処してください。

受注業務で入力ミスが発生する原因

ここでは、受注業務で入力ミスが発生する主な原因を説明します。原因を把握しなければ、対策を立てることもできません。自社の業務環境や作業プロセスに照らし合わせて、どのような原因が特に問題になるか検討してください。

人員不足・業務過多

担当者の業務負荷が大きいと、集中力が低下したり、作業を早く終わらせるために雑になったりして、入力ミスが発生しやすくなります。特に繁忙期には業務量が増え、ミスが増加する傾向があります。

もし受注業務の作業量に対して常に人手が不足しているなら、単純な人員配置の問題です。担当者を増やして対処する必要があります。

または、一人が担当する業務の範囲が広すぎる場合にも、業務過多に近づきます。一人で多様な業務を処理しなければならないと、手順を確認する手間も増え、マルチタスクになることで混乱も生じるためです。

アナログでの作業が多い

手書きの注文書や電話での受注が多いと、それにともなって手作業での入力が多くなります。アナログ入力や紙媒体を使った作業では、必然的に入力ミスが増えてしまうのです。

アナログで業務効率の低い方法での作業が多いと、業務負担も大きくなります。するとさらに多くの人員が必要になるという悪循環が生じます。また、いくら担当者の人数を増やしても、手作業での入力と目視での確認では、入力ミスの発生を減らす限界があります。

業務プロセスの複雑化

複雑な業務プロセスや多段階の承認フローがあると、情報の伝達ミスや入力ミスが発生しやすくなります。特に慣れていない担当者は対応できません。また、業務プロセスが複雑な場合、担当者が慣れてくるとそれぞれ独自の処理方法で負担を減らす傾向があります。そのため、業務が標準化されず、さらに複雑になってしまうのです。

業務フローは簡潔に保ち、標準化を進めましょう。業務の進め方を見直し、整理することが大切です。

受注業務で入力ミスを減らすための対策

ここでは、受注業務での入力ミスを減らすための代表的な対策を解説します。人員を増やすというアナログな方法から、業務全体の見直しやアウトソーシングといった業務プロセスの改善、デジタルツールの導入など、対策はさまざまです。自社に合った方法を検討してください。

人員配置や業務量の見直し

適切な人員配置と業務量の調整を行い、担当者の負担を軽減することで、入力ミスの発生を抑えられます。特に繁忙期の業務量に対応できる体制を整えることが大切です。

もし受注業務の担当者の残業や休日出勤が発生しているなら、人員の増強が必要です。新規採用や部署異動によって配置を適正化しましょう。業務負担に余裕を作り、一人当たりの業務量を減らすことで、疲れや焦りからのヒューマンエラーを減らせます。

マニュアル化や業務プロセスの標準化

受注業務の手順をマニュアル化し、標準化することで、誰が担当しても同じ品質で入力作業が行えるようにします。これにより、手順を守れば入力ミスを防止できる環境を整えます。また、新しい担当者や繁忙期の応援担当者でも、入力業務の品質を保つことが可能です。

そして、マニュアル作成時には、業務内容を見直す必要があることも大切な点です。業務プロセスを見直し、無駄を省いて効率化する機会になります。業務手順を改善するためにも、マニュアルの内容は定期的に見直して更新しましょう。

OCRやFAXのデジタル化による入力業務の負担軽減

OCRとは、光学文字認識技術のことです。紙媒体での受注を手作業で入力している場合に活用できます。OCRが受注内容を判別し、受注システムに入力するまでを自動化できるのです。

手書きの注文書についても、AIの進化により、読み取りの自動化が進んでいます。担当者の目視や確認、修正は必要ですが、事例が蓄積されることで正確性を上げることも可能です。

FAXを受注業務に使っているならば、FAXを電子化して受注システムと連携することも有効です。自動化によって、手作業で入力する量を大幅に減らすことができます。

これらのデジタル技術の導入によって、入力ミスが発生する業務自体を減らせるのです。

アウトソーシング

受注業務に特化したアウトソーシングサービスを利用することも可能です。入力業務を外部に委託することで、社内の負担を減らせます。

特に、受注業務に回せる人員を確保できず、デジタル化するためのノウハウや人材もいない場合には、アウトソーシングの利用が有効です。受注業務の大部分を委託したり、FAXでの受注のみ任せたり、範囲を調整することもできます。当面はアウトソーシングを活用しつつ、新規採用を増やして徐々に内製化を進めることも可能です。

自動化ツールの導入

RPA（Robotic Process Automation）などの業務自動化ツールを導入する方法もあります。定型業務を自動化することで、ヒューマンエラーを削減できます。

RPAを使えば、注文書の確認や受注システムへのデータ入力・在庫確認・発送処理・請求書の発行などの定型業務を自動化できます。入力ミスがなくなるだけでなく、手作業で処理すべき受注業務自体を圧縮できるため、人手不足の解消にもつながります。

まとめ

受注業務における入力ミスをなくすことは簡単ではありません。しかし、入力ミスはリカバリーするための業務を増やすだけでなく、企業の信用や顧客満足度を低下させる深刻な問題です。

受注業務で入力ミスが発生する大きな原因には、人手不足、アナログ作業の多さ、業務プロセスの複雑さなどがあります。それぞれの問題を見直し、人員配置の見直しや業務プロセスの標準化などの適切な対策を講じることで、入力ミスを減らすことができます。

また、受注業務のデジタル化や自動化ツールの導入によって、手作業を減らしヒューマンエラーを削減することも可能です。アウトソーシングの活用も、素早く効果を得られる方法です。複数の対策を検討し、自社の環境や業務プロセスに適した方法で改善してください。