の機能や事例などをまとめたサービス資料を配布しています
keyboard_arrow_rightまずは無料で資料請求
keyboard_arrow_rightSTANDS編集部
日々の業務で活用いただける実践的なフレームワークや、 知っておきたいSaaSのトレンドワード・キーワードの解説、 CS業務改善のためのヒントなどをお届けいたします。
ほとんどの業務は入力作業をともないます。そして、入力ミスは必ず発生するものです。とはいえ、入力ミスの発生を放置するわけにはいきません。さらに大きなトラブルにつながる可能性もあるためです。
そのため、入力ミスが発生する原因を明確にした上で、ミスを減らすための対策をとる必要があります。また、ミスが発生したときに素早くことも方法も欠かせません。
この記事では、入力ミスが生まれる原因や、入力ミスによって起こるトラブル、そして入力ミスを減らす方法などについて解説します。ぜひ自社での業務において入力ミスを減らし、業務効率を上げるための参考にしてください。
入力ミスは常に発生する可能性があるものです。まずはその原因を知ることで、対策も検討できるようになります。ここでは、入力ミスの代表的な原因を3種類に分けて説明します。
入力ミスの主な原因はヒューマンエラーです。つまり、担当者の作業にともなうミスです。人が行う業務なのでヒューマンエラーをゼロにすることはできません。しかし、ヒューマンエラーが発生する原因まで深掘りして考えてみることは必要です。
ヒューマンエラーが起こりやすくなるのは、集中力が低下しているときや、時間に追われて確認を怠ってしまったときです。これらについては、さらに業務分担や人員配置の問題へと原因を追求していくこともできます。
また、入力すべき情報を間違えて認識したり、経験不足から誤った内容を入力したりすることもあります。これらの入力ミスについてもヒューマンエラーですが、その原因は教育方法などに掘り下げることが可能です。
作業環境や業務体制が入力ミスの原因になることもあります。入力担当者の人数が少なく、一人当たりの負荷が高かったり、チェック体制が整ってなかったりすると、入力ミスを見逃します。また、マニュアルが整備されておらず、口頭での指導のみで作業を進めていると、勘違いからの入力ミスが増えるのです。
また、作業環境も原因になります。オフィスが騒がしかったり、照明が不十分だったり、集中力を削ぐ環境では入力ミスが多くなります。快適で集中しやすい作業環境を整えることが、入力ミスを減らすために重要です。
複雑な業務プロセスや不明確な作業手順も、入力ミスの原因となります。例えば、紙やExcelファイルなどに情報が点在していて、管理が煩雑になっているような場合は、手作業が増えます。複数のシステムを使用しなければならない業務でも、データの変換ミスなどが発生する可能性が高まります。
入力ミスがあると、誤った情報が残ることになります。それによって、さらにトラブルが大きくなる可能性があるのです。ここでは、代表的な入力ミスから、どのようなトラブルが引き起こされるのかをみてみましょう。
発注の間違いとは具体的には、必要量より多くまたは少なく発注する、誤った商品コードを使用する、配送先情報を間違えるなどの入力ミスです。入力ミスにより発注内容を誤ると、必要な商品が届かない、過剰に届くといった問題が発生します。
その結果、在庫管理やコストに悪影響を及ぼします。例えば、個数や商品種類を間違えて入力すると、返品作業や再発注が必要となり、影響が拡大するのです。また、顧客との信頼関係を損ねるリスクもあります。
受注時の入力ミスには、商品コードや数量の誤入力があります。受注データには金額、希望納期などの重要な項目も多く、入力ミスが発生しやすい業務です。
入力ミスがあると顧客への納品ミスや誤配送を引き起こし、顧客満足度の低下や信頼の喪失を招きます。もし自社の入力ミスから顧客に損害を与えた場合は、賠償や取引停止など重大なトラブルに発展する可能性があります。
請求の間違いの具体例としては、商品やサービスの単価や数量の誤記載、割引の適用忘れなどがあります。特に金額の入力ミスはトラブルが大きくなりやすいので注意が必要です。顧客に払い戻しや追加支払いを求める必要が生じることが多いだけでなく、顧客との信頼を損ないかねません。
契約キャンセルや収益損失につながる、重大なトラブルのリスクがあるのです。さらに、支払い遅延や未収金が発生し、企業のキャッシュフローに悪影響を与えることもあります。
入力ミスは可能な限り減らさなければなりません。また、もし発生してしまっても、チェック体制の強化によってトラブルが拡大することを防ぐ必要があります。ここでは、入力ミスを減らすための代表的な対策を紹介します。
入力作業においては、正確性を最優先に考えましょう。入力者には、正確にデータを入力することの重要性を教育し、意識を高めることが必要です。
また、入力ミスを減らすためには、適度な休憩を取り入れることが有効です。連続して長時間作業すると集中力が低下し、入力ミスが発生しやすくなります。例えば、25分作業して5分休憩する「ポモドーロ・テクニック」を活用することで、集中力を回復させることができます。
作業環境の整備も大切です。机の上から関係ない物を片付けるなど、作業に集中できる環境を整えましょう。
入力後のデータを確認するチェック体制を整えましょう。ダブルチェックやランダムチェックを行い、入力ミスを早期に発見し修正する体制を構築するのが有効です。
代表的な対策は、ダブルチェックです。入力担当者同士でペアを組み、自分で確認した後にお互いの入力内容をチェックし合います。また、チェックリストの作成も有効です。入力後に確認すべき項目をまとめたリストを作成し、作業プロセスに組み込むことで、入力ミスを大幅に削減できます。
ただし、これらも人の目によるチェックなので、入力ミスを完全にゼロにはできないことは理解しておきましょう。
業務プロセスを整理し、標準化して作業手順をマニュアル化することも大切です。明確な手順書があれば、誰でも同じ手順で作業できるため、入力ミスの発生を減らせます。
マニュアルを整備すれば、個人ごとの認識の違いや経験不足によるミスを防げます。また、データ入力の正確な手順やよくある間違いとその対処法を明記し、ダブルチェック体制を含めることで、従業員が一貫性と正確性をもって作業を行えるようなるのです。
マニュアル作成には時間がかかりますが、入力ミスの対応に追われる手間を減らせるので、時間を割く価値があります。
入力担当者一人ひとりの作業負荷を軽減することも有効な対策です。担当者一人当たりの入力作業量が多すぎると、当然ながら入力ミスは増えてしまいます。そこで、適切な人数の担当者を配置する必要があります。
業務量を精査して、必要に応じて人員を追加するなどの対策を取りましょう。担当者の人数が足りていれば、入力作業の負担を軽減するために適切な休憩を取ることや、作業環境を改善することが可能になります。
システムを導入し作業を自動化することも、入力ミスを減らすために効果的です。自動入力システムやバーコードスキャナーなどを利用すれば、手作業による入力の機会自体が減ります。すると当然ながら、手作業による入力ミスは発生を大幅に削減できます。
ただし、導入までにコストや準備が必要なことや、導入のために業務プロセスが変化する場合があることには注意が必要です。
入力ミスが発生すると、業務の効率を低下させ、修正のために余計な作業や手間が増えてしまいます。また、入力ミスが、さらに大きなトラブルを引き起こす場合もあります。場合によっては金銭的な損害や、企業としてのイメージダウンをともなうリスクもある、重大な問題です。
入力ミスの多くはヒューマンエラーや不適切な作業環境、複雑な業務プロセスによって生じます。可能な限り少なくするために、正確性の重視、チェック体制の整備、作業手順の整理とマニュアル化、入力者の負担の軽減などが有効です。また、システムを導入して作業を自動化することによって、入力作業自体を減らすことも効果的です。
ぜひこの記事で説明した、入力ミスが生まれる原因と対策を把握して、適切な対策を実施してください。入力ミスを減らすことで、業務の信頼性と効率性を向上させましょう。
【あわせて読みたい関連記事】
・テックタッチ施策とマニュアルの併用がカギ!マニュアルが読まれない理由や改善方法とは
・保存版│引継ぎ資料に記載すべき項目・作成時のポイントや流れとは?
STANDS編集部
日々の業務で活用いただける実践的なフレームワークや、 知っておきたいSaaSのトレンドワード・キーワードの解説、 CS業務改善のためのヒントなどをお届けいたします。
Onboarding 資料請求フォーム