操作マニュアルのテンプレートとは

操作マニュアルは、業務システムなどの操作に慣れていない人に、わかりやすく作業手順を伝えるために欠かせないものです。優れた操作マニュアルがあれば、人材育成や引継ぎ業務も円滑に進められます。

しかし、操作マニュアルの作成は大変です。業務の手順を振り返り、記載すべき内容を洗い出し、わかりやすく漏れなく説明する必要があります。どのように操作マニュアルを作れば良いのかわからない方も多いでしょう。

そこで、操作マニュアルを作成する際には、テンプレートの活用がおすすめです。あらかじめ必要な項目が列挙されていて、デザインも整えられたテンプレートがたくさん作られています。上手く利用すれば、操作マニュアルを効率的に作成できます。

この記事では、操作マニュアルのテンプレート活用について解説します。操作マニュアルの基本的な作り方やポイントに加えて、テンプレートを活用することのメリットや、テンプレートを提供しているサイトも紹介します。ぜひテンプレートを活用した操作マニュアルの作成にお役立てください。

操作マニュアルの作り方

まずは基本的な操作マニュアルの作り方を説明します。テンプレートを使う使わないに関わらず、操作マニュアルを作成する際の手順は共通なので確認してください。

マニュアルを作る目的を設定する

操作マニュアル作成時には、まず目的を明確にすることが必要です。どのような業務について、どのシステムや機械などの操作方法を説明するのか。そして、読む人が何をできるようになることがゴールなのか、設定します。

また、誰のための操作マニュアルなのかを定めることも重要です。同じ業務システムに関する操作マニュアルでも、一般的なシステムの操作に慣れている人に向けた書き方と、パソコンの操作自体に慣れていない人に向けた書き方は異なるためです。

操作マニュアルを使う人の理解度や知識によって、用語の解説の範囲や表現方法を変える必要があります。もし対象となる人が複数いるなら、初心者を想定して作成すべきです。

マニュアルに載せる項目と要点を整理する

操作マニュアルの目的と対象が明確になったら、マニュアルに記載する内容と範囲を決めます。目的を達成するために必要な情報量や、説明する範囲を具体的に洗い出しましょう。

そのためには、実際に作業をしている担当者や周囲の人たちへのヒアリングが効果的です。ただ操作方法だけを列挙して説明しても、実際の業務に則した内容になりません。作業手順を確認し、必要な項目と要点を整理します。

マニュアルの全体構成を作成する

次に、操作マニュアル全体の構成を作成します。情報を整理し順序を決める作業です。記載すべき項目を漏れなく盛り込むこと、わかりやすい順序で説明することを心がけて組み立てましょう。

構成を丁寧に考え、説明する方法と順序も想定しておけば、その後の内容の記載がスムーズに進められます。その結果、素早く効率的にマニュアルを作成できます。

また、可能であれば複数の人の意見を聞き、客観的にわかりやすい構成を目指してください。

操作方法を記載する

全体の構成が決まったら、設定した各項目での操作方法を記載します。操作マニュアルでは、短く簡潔な文章で具体的に説明することが重要です。操作の手順に合わせて、理解しやすい短文をつなげることで、読み手も意味をつかみやすくなります。

長い文章になる説明は、補足として追記するのがおすすめです。先に流れをつかんでから、詳細の説明を読んだ方が理解しやすいためです。また、システムの画面に表示される用語や、製品性などは操作マニュアル内でも統一してください。

トラブル時の連絡先を記載する

操作マニュアルには、トラブル時の対処方法を記載することも大切です。詳細な操作マニュアルを作成したとしても、イレギュラーな事態やトラブルは発生するためです。

担当者だけで解決できない場合に備えて、トラブル時に相談できる人の連絡先も記載します。管理者やシステムの開発会社、管理職などが該当します。

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操作マニュアル作成時のポイント

わかりやすく使いやすい操作マニュアルを作成するためにはコツがあります。ここでは、操作マニュアルを作成する際に気を付けるポイントを説明します。

初めて操作する人でもわかる内容にする

操作マニュアルは、初めてその業務を行う人が理解できるように作るべきです。操作マニュアルを使うのは、その業務に慣れていない人だからです。新入社員でもわかる操作マニュアルを目指しましょう。

特に、専門用語や社内特有の言葉使いは、意味合いが伝わりにくくなります。一般的な言葉を使うことを心がけるとともに、専門用語を使う必要がある場合には補足説明を加えましょう。

操作の目的を説明する

操作マニュアルでは、操作方法だけを説明して終わりにするのではなく、その操作の目的も記載すべきです。なぜこの作業が必要なのかを知ることで、業務全体の中に位置づけることや、操作する順序を理解することができます。

作業の仕方だけを説明するマニュアルでは、担当者が作業をこなすだけになってしまう傾向があります。その場合、周辺業務をつなげられず、業務効率を上げる方法も考えることができません。

操作説明を網羅的に記載する

操作方法の説明は、時間の流れと5W1Hを意識して、網羅的に記載するのが有効です。

時間の流れとは、操作前・操作中・操作後という流れです。操作前の内容には、作業開始時の確認事項や準備すべきことが該当します。操作中は、業務システムや機械の操作方法です。そして操作後には、作業終了後の処理や後片付けが含まれます。

5W1Hとは、誰が（Who）、いつ（When）、どこで（Where）、何を（What）、なぜ（Why）、どのように（How）を指します。これらを明確にすることで、操作方法を漏れなく記載することができるのです。

想定される疑問点や注意事項を洗い出す

操作マニュアルには操作方法を記載するだけでなく、作業中に疑問に思うであろうことや、間違えやすいことなどの注意事項も盛り込んでおきます。あらかじめ疑問を解消しやすくしておくことで、使う人の理解が進むためです。

想定される疑問点や注意事項は、業務を整理している際や、担当者にヒアリングしている時、構成を考えている間などに思いつくことが多いでしょう。思い浮かんだ時に書き留めておくのが効率的です。

視覚的にわかりやすくする

操作マニュアルを作成する際は、イラスト、図、写真などを活用することが大切です。文字情報だけでは伝わりにくい内容を、視覚的にわかりやすくするためです。文章だけのマニュアルでは、内容が頭に入ってこなくなると、読み続ける気も失せてしまいます。

また、可能であれば動画も活用しましょう。より細かい部分まで具体的に説明できます。使いやすく理解しやすいマニュアルを目指すことで、業務ミスの削減や品質の均一化に貢献できます。

検索しやすくする

操作マニュアルは作業をしながら使うことが多いので、目的の情報を簡単に見つけ出せるようにしなければなりません。そのために、検索性を高める工夫が必要です。

少なくとも目次は必ず作成してください。大見出しと小見出しには重要なキーワードが含まれているので、目次に列挙しておくことで知りたい情報にアクセスできるようになります。

操作マニュアルの作成にテンプレートを活用するメリット

ここまで、操作マニュアルの基本的な作成方法やポイントを解説してきました。作成手順やポイントを踏まえて操作マニュアルを作成するには、テンプレートの利用が有効です。ここでは。テンプレートを活用することで得られるメリットを説明します。

マニュアルの品質が安定する

テンプレートを利用すれば、マニュアル作成者のデザイン能力に依存する品質のばらつきを解消できます。文章と画像の配置をはじめとしたデザインの一貫性を保つことや、わかりやすい項目の記載順序の設定が可能だからです。

これによって、一定水準以上の品質の、読みやすく汎用性の高いマニュアルを作成できることがメリットです。

効率的に作成できる

操作マニュアルのテンプレートには必要な項目やデザインが予め設定されています。その構成にしたがって内容を埋めていけば、質の高い操作マニュアルを作成することが可能です。

そのため、どのような構成にするか、必要な項目は何か、デザインは、色合いは、などといった迷いやすいことを決める手間が省けます。その結果、操作マニュアル作成時に時間とリソースを節約し、効率的に内容の作成に集中できるのがメリットです。

デザインやフォーマットを統一できる

操作マニュアルのテンプレートはデザイン性が優れています。視覚的にも見やすく統一性がある、品質の高いフォーマットが用意されているのです。

担当者ごとにマニュアルのデザインや品質にばらつきがあると、利用者も混乱します。テンプレートを活用することで品質を保てるだけでなく、使いやすい操作マニュアルになるため、可読性と利用率を高めることにもつながります。

内容の抜け漏れ防止になる

操作マニュアルのテンプレートには、代表的な構成において記載すべき項目が網羅されています。そのため、テンプレートにしたがって内容を作成すれば、抜け漏れを防止できます。

記載項目や構成から自分で作成する場合には、業務を整理して洗い出す工程が重要です。また、もし後から必要な項目が漏れていることがわかった場合、単純にその項目を追加するだけでは流れが悪くなるため、構成から考え直す必要があります。テンプレートを利用することで、そのリスクを軽減できるのです。

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おすすめの操作マニュアルのテンプレートサイト

最後に、代表的な操作マニュアルのテンプレートを配布しているサイトを紹介します。操作マニュアルを作成する際、テンプレート探しの参考にしてください。

Bizroute

bizroute（ビズルート）は、ビジネスで必要となる文書のテンプレートがダウンロードできるサイトです。経理、総務、営業、システム開発など、さまざまなテンプレートが用意されています。

マニュアルのテンプレートも多数用意されています。Word形式で作成されたテンプレートが多いので、使いやすいことも特徴です。

SILAND.JP

SILAND.JPは、サイト運営者自身が作成した操作マニュアルのテンプレートがダウンロードできます。グリーン、ブルー、モノクロを基調とした3色のデザインから選んで使え、シンプルで使いやすいマニュアルが作成できます。

bizocean

bizoceanは非常に豊富な業務用テンプレートが登録されているサイトです。社内文書や報告書、請求書などの一般的な文書テンプレートもありますが、マニュアル作成用のテンプレートも多数用意されています。業種や分野、目的に応じたテンプレートがあるので、使いやすいものを探せます。

プレゼンデザイン

プレゼンデザインは、主にプレゼン資料を作成するためのテンプレートを入手できるサイトです。操作マニュアルのためのテンプレートが多く用意されているわけではありませんが、デザイン性の高いテンプレートが見つかります。操作マニュアルをPowerPointで作成したい方にもおすすめです。

経費削減実行委員会

経費削減実行委員会は、企業の経費削減のためのサービス比較を主なコンテンツとしたサイトです。その中に、企業で頻繁に使われる書式を集めたテンプレート集があります。PowerPoint、Excel、Wordなどの形式のものが用意されています。

Microsoftテンプレート

Microsoftテンプレートは、マイクロソフトの公式テンプレート集です。Office形式のテンプレートが多数公開されています。製品マニュアル、フローチャート、チェックリストなど、操作マニュアルの作成に必要なテンプレートをダウンロードできます。

まとめ

操作マニュアルは業務システムなどの操作をわかりやすく伝えるために重要です。優れた操作マニュアルがあれば、人材育成や引継ぎ業務も円滑に進められます。しかし、操作マニュアルの作成は簡単ではありません。業務の手順を振り返り、記載すべき内容を洗い出し、漏れなく説明する必要があります。

そこで、操作マニュアルを作成する際には、テンプレートの活用が効果的です。あらかじめ必要な項目が設定され、デザインも整えられているため、操作マニュアル作成時に必要な作業が大きく削減できます。

ぜひ操作マニュアルの作成に、テンプレートを活用してください。また、この記事で説明した操作マニュアルの作成手順や作成時のポイントを把握することで、より質の高い操作マニュアルを作成できます。ぜひお役立てください。

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